Excel Personnel inc. Looking for Agent(e) Administratif(tive)/Logements Sociaux at Montréal, Quebec Full Time

Un de nos clients, une importante organisation municipale, est à la recherche d’un(e) Préposé(e) à l’administration pour le Service d’accueil des demandes de logement et de référence. L’objectif principal de la fonction est d’assurer le soutien administratif nécessaire à la planification, au suivi, au contrôle et à la répartition de tout travail relatif aux activités de l’unité administrative.

Vos tâches seront les suivantes :
Assure la préparation, le suivi, le contrôle ou la coordination de certains dossiers relatifs aux logements, enregistrements de travaux, à la fumigation, aux contrats d’entretien des ascenseurs, aux sinistres ou autres dossiers du genre.
Effectue la saisie d’information relative au suivi des demandes de travaux d’entretien et effectue la conciliation administrative des enregistrements de travaux.
Vérifie la conformité des données inscrites sur les factures, bons de commande, bons de livraison et autres documents du genre.
Prépare et effectue les réquisitions.
Effectue le suivi et la mise à jour des listes de travaux d’entretien.
Complète, prépare et assure le suivi des relevés d’assiduité, des déplacements et autres rapports connexes.
Assure la mise à jour des divers fichiers informatiques de l’unité administrative.
Effectue le classement et la photocopie de divers documents administratifs.
Assure la transmission des documents devant être remis à des entrepreneurs ou intervenants extérieurs.
Prépare les rapports relatifs au suivi des bons de commande.
Assure au besoin la répartition des travaux d’entretien.
Procède ou participe à la fermeture des demandes de travaux lorsque requis.
Effectue l’approbation, la saisie et la relance de la facturation des entrepreneurs.
Procède à l’ouverture et au suivi informatique des dossiers sinistres.
Procède au traitement des factures dans le système financier.
Assure, lorsque requis de le faire, l’exécution de toute activité connexe qu’il est raisonnablement en mesure d’accomplir.

Compétences recherchées
Secondaire V général (DES) ou professionnel (DEP) dans une discipline orientée vers le travail de bureau.

Trois (3) années d’expérience pertinente.

Bonne connaissance du français et de l’anglais parlé, des mathématiques, du fonctionnement des outils bureautiques, des règles comptables.

Bonne connaissance de la problématique de l’entretien d’un immeuble résidentiel.