Responsabilités :
• Offrir un soutien administratif en gérant l’agenda de la vice-présidente, Technologie de l’information, et en organisant ses réunions et ses déplacements; assurer le suivi des questions, des tâches et des projets; regrouper et préparer des documents, y compris le matériel de présentation, et trier les communications courantes entrantes, les demandes et les appels téléphoniques, et y répondre.
• Organiser et gérer les réunions virtuelles (Webex), réaliser des sondages au besoin, assurer le suivi des mesures à prendre et maintenir à jour le site SharePoint de l’équipe des TI.
• Soutenir le fonctionnement de l’équipe des TI et la coordination des réunions du conseil d’administration et des comités directeurs en participant à la préparation et à la distribution de documents, de même qu’à l’organisation des réunions.
• Gérer les documents de nature sensible, stratégique et confidentielle.
• Passer en revue et approuver les dépenses standard du service, tenir à jour les registres comptables et produire des rapports de dépenses.
• Aider à la planification et à l’organisation de réunions d’affaires régulières à l’extérieur du bureau et d’événements pour la clientèle, y compris les arrangements avec les installations hors site.
Exigences :
• Diplôme d’études collégiales en secrétariat ou l’équivalent.
• Un minimum de trois à cinq années d’expérience pertinente dans un rôle administratif de haut niveau (une expérience professionnelle dans le domaine de la finance et des TI est considérée comme un atout).
• En raison de nos obligations contractuelles, le ou la titulaire du poste doit détenir sa citoyenneté canadienne et obtenir une cote de fiabilité approfondie.
• Connaissance approfondie des produits de la suite Microsoft Office (dont Word, Excel, PowerPoint, Webex Teams, Webex et SharePoint).
• Intérêt marqué pour l’informatique et capacité à maîtriser rapidement de nouvelles solutions en ligne en ce qui a trait au suivi du temps, aux projets et à la prise de mesures.
• Capacité de communiquer clairement et avec assurance, de vive voix et par écrit, avec divers publics, et de personnaliser l’information et la façon de la communiquer pour l’adapter à la nature du matériel, du public et de la situation.
• Aimer travailler fort, aborder les défis avec dynamisme en s’orientant vers l’action, s’affairer à répondre aux attentes et aux exigences des clients internes et externes, et entretenir de bons rapports avec tout type de personnes.
• Savoir organiser judicieusement le travail et l’information pour réaliser des tâches et des étapes précises en vue de respecter les délais; repérer rapidement les obstacles à la réalisation d’un objectif et déterminer les mesures à prendre tout en définissant la ligne à suivre.
• Démontrer un souci d’excellence, aimer relever des défis et être orienté(e) vers les résultats.
• Faire preuve de motivation et d’une grande capacité d’initiative.
• La maîtrise de l’anglais est requise, la maîtrise du français constitue un atout.
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