Mindsession Psychotherapy Looking for Administrator/Secretary at Montréal, QC Full Time

—————– English Version Below —————-

FRENCH

Secrétaire Administrative (virtuel)

Description de l’emploi

Mindsession Psychology Services est à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) entièrement bilingue (anglais/français), dévoué, diligent et empathique basé à Montréal, avec une expérience en relation avec la clientèle.

Vous serez responsable de toutes les tâches administratives et des tâches liées à la gestion des patients, à la facturation et à la planification. Vous pouvez occasionnellement être appelé à assister le directeur dans des tâches administratives, organisationnelles, opérationnelles ou personnelles.

Il s’agit d’un travail à domicile, les horaires sont flexibles, vous travaillerez environ 12-18 heures/semaine total. Chez Mindsession, nous aimons offrir à nos employés un équilibre travail-vie personnelle avec la possibilité de gérer leurs propres heures et flux de travail et le potentiel de croissance future au sein de l’entreprise.

Les tâches administratives peuvent inclure, mais sans s’y limiter :

• répondre aux appels téléphoniques et aux e-mails, prendre des mémos ou répondre aux demandes et questions entrantes.
• agir en tant que premier point de contact, traitant toute la correspondance et les appels téléphoniques.
• maintenir les dossiers des patients et l’état de la facturation.
• gestion des bases de données et des systèmes de classement
• mettre en place et maintenir des procédures/systèmes administratifs
• assurer la liaison avec le personnel, les fournisseurs et les clients
• gérer les horaires des psychologues et suivre la facturation des clients et les soldes impayés.
• gérer les relations avec les partenaires et construire un réseau de référence.

Les tâches de l’assistant personnel peuvent inclure, mais sans s’y limiter :

• réservation et organisation des voyages, des transports et de l’hébergement
• création d’itinéraires et de guides de voyage
• rassembler et classer les dépenses, les demandes de licence, remplir des formulaires ou des demandes ou d’autres documents personnels
• aider à l’achat et à la comparaison des prix/produits

Conditions:

Doit avoir une excellente approche axée sur le service à la clientèle
Doit disposer d’un ordinateur, d’un téléphone et d’une connexion Internet en état de marche
Doit avoir un espace calme privé pour travailler et gérer les appels

Doit être en mesure de répondre en temps opportun aux demandes d’information ou d’assistance

Qualifications:

• Parle couramment l’anglais et le français (bilingue)
• Expérience antérieure en administration de bureau ou dans un rôle connexe (2 ans minimum)
• Baccalauréat (ou minimum 8 ans d’expérience en administration requis)
• Expérience dans un rôle lié à la psychologie ou de conseil (un atout)
• Compétences interpersonnelles avancées et grande empathie
• Excellentes compétences en service à la clientèle et en confidentialité des clients
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale (anglais/français)
• Solides compétences organisationnelles, efficacité et souci du détail
• Microsoft Suite et Google Drive/Workspace, expérience CRM (de préférence)
• Vivre à Montréal, Québec (travail à distance de la maison)

Salaire:

$16 par heure

ENGLISH

Administrative Secretary (virtual)

Job description

Mindsession Psychology Services is seeking a fully bilingual (English/French), dedicated, diligent, and empathetic Administrative Assistant based in Montreal,with customer relations experience.

You will be responsible for all administrative tasks and duties involved with patient management, billing, and scheduling. You may occasionally be called to assist the director with administrative, organizational, operational, or personal tasks.

Administrative duties may include but are not limited to:

• answering phones call and e-mails, taking memos, or responding to incoming requests and questions.
• acting as the first point of contact, dealing with all correspondence and phone calls.
• maintaining patient files and billing status.
• managing databases and filing systems
• implementing and maintaining procedures/administrative systems
• liaising with staff, suppliers, and clients
• managing psychologist’s schedules and tracking customer billing and outstanding balances.
• managing relationships with partners and building a referral network.

Personal Assistant tasks may include but are not limited to:

• booking and arranging travel, transport, and accommodation
• creating travel itineraries and guides
• collating and filing expenses, licensing applications, completing forms or applications, or other personal paperwork
• assist in shopping and price/product comparison

This is a work from home position, hours are flexible, you will work for approximately 12-18 hours/week total. At Mindsession, we like to offer our people work-life balance with the opportunity to manage their own hours and workflow and the potential for future growth within the company.

Requirements:

Must have excellent customer service-oriented approach
Must have a working computer, phone, and internet connection
Must have a private quiet space to work and manage calls
Must be able to respond in a timely manner to requests for information or assistance

Qualifications:

• Fluent in english and french (Bilingual)
• Previous experience in office administration or a related role (2 years minimum)
• Bachelor’s degree (or minimum 8 years administrative experience required)
• Experience in a psychology-related or counseling role (preferred)
• Advanced interpersonal skills and highly empathetic
• Excellent in customer service skills and client confidentiality
• Excellent written and verbal communication skills (English/French)
• Strong organizational skills, efficiency, and attention to detail
• Microsoft Suite and Google Drive/Workspace, CRM experience (preferred)
• Living in Montreal, Quebec (remote work from home)

Salary:
$16/hour

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Job Type: Part-time

Salary: $16.00-$18.00 per hour

Benefits:

• Flexible schedule
• Work from home

Schedule:

COVID-19 considerations:
Work from home

Education:

• Bachelor’s Degree (preferred)

Experience:

• Administrative Assistants & Receptionists: 1 year (preferred)
• Customer service: 1 year (preferred)
• Receptionist: 1 year (preferred)
• Customer relationship management: 1 year (preferred)
• Customer Support & Client Services Managers: 1 year (preferred)

Language:

• English (required)
• French (required)