ABBVIE Looking for Coordonnateur, Opérations médicales, Contrat de 12 mois/Coordinator, Medical Operations, 12 Month Contract at Saint-Laurent, QC Full Time

Vous joindre à AbbVie signifie que vous ferez partie d’une équipe de professionnels exceptionnels qui se sont engagés à avoir un impact remarquable sur la vie des patients. Chez AbbVie, nous effectuons des recherches scientifiques révolutionnaires à l’échelle mondiale au quotidien. AbbVie Canada est l’un des Meilleurs lieux de travail au Canada : 92 % de nos employés sont fiers de dire qu’ils travaillent chez AbbVie.

En choisissant votre cheminement de carrière, choisissez d’être remarquable.

AbbVie a pour mission de découvrir et d’offrir des médicaments novateurs pour répondre à des besoins importants en matière de santé aujourd’hui et relever les défis médicaux de demain. AbbVie met tout en œuvre afin d’avoir un impact remarquable sur la vie des gens dans divers secteurs thérapeutiques clés, dont l’immunologie, l’oncologie, les neurosciences, les soins oculaires, la virologie, la santé des femmes et la gastroentérologie, de même que dans le domaine de l’esthétique par le truchement des produits et services d’Allergan Esthétique.

Nous avons une opportunité stimulante pour un Coordonnateur, Opérations médicales, de se joindre à notre équipe des Affaires médicales. Le Coordonnateur, Opérations médicales, participe à toutes les activités du service. En résumé, il est axé sur la coordination de toutes les activités de paiement relatives aux études cliniques locales, en tant que personne faisant le lien avec les collègues des Finances à l’échelle locale et mondiale pour les questions liées aux rapports financiers et aux factures interentreprises, et apporte également son soutien aux conseillers médicaux et aux chefs de projet pour la gamme de produits et les études cliniques reliées. Pour les activités de publication, le Coordonnateur agit comme personne-ressource principale et responsable des demandes liées à la publication à l’échelon de la filiale locale. Il collabore aussi à des publications de haute qualité avec les équipes des Affaires médicales et de l’Économie de la santé et recherche évaluative et avec le Service mondial des publications afin de contribuer à la maximisation et à l’optimisation des données locales.

Principales responsabilités

• Coordonner le traitement, la transmission, le suivi et la réconciliation fiscale des factures et demandes de chèques d’AbbVie relatives aux activités de recherche clinique avec les services financiers pour le paiement; s’assurer que les dépenses sont affectées aux comptes appropriés du grand livre; assurer la liaison avec le groupe local de la comptabilité à propos des cycles de traitement des paiements et du traitement des factures et déterminer les améliorations aux processus nécessaires.
• Aider les membres des Affaires médicales à répondre aux questions ou problèmes ponctuels liés aux budgets des études/projets.
• Coordonner la collecte des feuilles de temps mensuelles de tous les membres du Service de recherche clinique. Soumettre les rapports trimestriels des heures travaillées sur les études locales aux Finances pour les factures interentreprises. Préparer les analyses de la distribution des heures à l’interne pour examen par l’équipe de gestion.
• Revoir le rapport mensuel des demandes de chèques d’AbbVie et le rapport des bons de commande ouverts à des fins de comptabilité d’exercice; tenir à jour le rapport de fermeture des bons de commande et avertir les Finances locales de toute action requise.
• Agir comme principal point de contact et expert en la matière pour les activités de publication de notre filiale, ce qui comprend collaborer avec nos équipes locales des Affaires médicales, et de l’Économie de la santé et recherche évaluative, coordonner l’élaboration des publications et du plan tactique canadiens, ainsi que les activités de publication de la filiale (p. ex., coordination des budgets et des ressources, suivi des activités de publication et du plan de publication).
• Organiser et donner régulièrement des formations au personnel des Affaires médicales et de l’Économie de la santé et recherche évaluative, sur le processus de publication, y compris la formation initiale durant le processus d’intégration du nouveau personnel en Affaires médicales et en Économie de la santé et recherche évaluative.
• Se tenir au courant des Bonnes pratiques de publication et des politiques et procédures d’AbbVie, et agir comme personne-ressource pour les responsables de publications sur ces sujets.
• Coordonner les sous-traitants externes dans l’élaboration des publications de la filiale.

Joining AbbVie means, you will be part of a team of outstanding professionals dedicated to making a remarkable impact on patients’ lives. At AbbVie, we conduct ground-breaking science on a global scale every day. AbbVie Canada is one of the Best Workplaces in Canada whereby 92% of our employees are proud to say they work for AbbVie.

When choosing your career path, choose to be remarkable.

AbbVie’s mission is to discover and deliver innovative medicines that solve serious health issues today and address the medical challenges of tomorrow. We strive to have a remarkable impact on people’s lives across several key therapeutic areas: immunology, oncology, neuroscience, eye care, virology, women’s health, in addition to products and services across its Allergan Aesthetics portfolio.

We have an exciting opportunity for a Medical Operations Coordinator to join our Medical Affair team. The Medical Operations Coordinator is involved in all departmental activities. In summary, this role focuses on the coordination of all payment activities for local clinical studies, as a liaison with local and global Finance colleagues on matters related to financial reporting and Inter-Company Billings, as well as assisting the medical advisors and project managers at the portfolio/study level. For publication activities, the coordinator will be acting as the primary contact and responsible for publication-related inquiries at the local affiliate level. Also included are the collaboration with local Medical and Health Economics Outcomes Research (HEOR) teams and Global Publications on high quality publications to contribute to the maximization and optimization of local data.

Key responsibilities:

• Coordinate the proper processing, forwarding, tracking and reconciliation of all invoices and ACRs (Abbvie Cheque Request) for clinical research activities to finance for payment; ensure expenses are allocated to proper GL (General Ledger) accounts. Liaise with local accounting group regarding payment runs and invoice processing and identify necessary process improvements.
• Assist Medical team members in answering any ad hoc requests or issues related to studies/projects budgets.
• Coordinate the collection of monthly timesheets from all Clinical Research department members. Submit quarterly reporting of hours worked on local studies to Finance for ICB (Inter Company Billing) purposes. Prepares analyses of internal hours distribution for management review.
• Review and act on the monthly ACRs report, the open POs (Purchase Order) report for accrual purposes; maintain PO closure report and advise local Finance on any action required. Serve as primary point of contact and subject matter expert for our Affiliate’s publication activities, which include collaborate with our local Medical Affairs and Health Economics Outcomes Research (HEOR) teams, coordinate the development of the Canadian publications and tactical plan, as well as the Affiliate’s publication activities (e.g. budget and resource coordination, tracking of publication activities and publication plan).
• Organize and perform regular medical and HEOR staff trainings on publication process, including initial training during on-boarding of new medical and HEOR staff.
• Maintain current awareness of and serve as a resource to publication leads on good publication practices and AbbVie procedures and policies.
• Coordinate external contractors for Affiliate’s publication development

Formation ou expérience requises

• Diplômes d’études collégiales, un atout.
• Formation en finances ou expérience pertinente obligatoire, expérience en recherche clinique, un atout.
• Expérience pertinente jumelée à une solide connaissance de l’industrie biotechnologique/pharmaceutique.
• Publications, affaires médicales ou communications médicales dans des sociétés pharmaceutiques ou des agences de communications médicales.
• Expérience en gestion de projets, en commerce, en administration ou en coordination.
• Travail dans un environnement multitâche et expérience dans une organisation virtuelle et matricielle.
• Connaissances des Bonnes pratiques de publication, des lignes directrices de l’International Committee of Medical Journal Editors (ICMJE) et des autres lignes directrices applicables de l’industrie.
• Expérience de travail dans un milieu hautement réglementé.

Compétences et capacités essentielles

• Connaissance avancée du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, PowerPoint, Word, Excel, etc.).
• À l’aise avec la technologie (l’utilisation des différents outils/systèmes pour effectuer ses tâches quotidiennes).
• Technologies numériques, incluant sans s’y limiter, expérience des tactiques déployées sur les plateformes telles que le Web, les applis, le courriel et les plateformes cellulaires.

Compétences en leadership clés

• Capacité de planifier stratégiquement et d’adopter une attitude ouverte.
• Esprit d’équipe et de collaboration, capacité de bâtir des relations dans toute l’entreprise.
• Grand sens de l’organisation et capacité de gréer de multiples projets et des priorités concurrentes.
• Capacité de transformer des stratégies en actions réalisables et réalistes.
• Capacité de travailler efficacement dans un environnement matriciel.
• Capacité de travailler de manière autonome, avec des conseils et une supervision limités.
• Solide engagement envers la conformité et la qualité et l’intégrité.

AbbVie offre des chances égales d’emploi à tous et à toutes, et encourage les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles à poser leur candidature.

Modifications des exigences sur la vaccination contre la COVID pour les nouveaux employés :

Être pleinement vacciné contre la COVID-19 est une condition d’embauche pour ce poste. Des arrangements pour des exemptions validées peuvent être pris, tout en respectant les limites de la législation applicable. Les employés d’AbbVie doivent également se conformer aux exigences externes se rapportant à la COVID-19, y compris aux obligations de passage de tests applicables à leurs activités professionnelles à l’extérieur des locaux d’AbbVie (p. ex., voyager et visiter des parties prenantes et des clients).

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Education / Experience required:

• Collegial level degree an asset
• Financial background or relevant experience mandatory, experience in clinical research an asset
• Relevant experience with solid knowledge of the biotech/pharmaceutical industry.
• Publications, Medical Affairs, or Medical Communications at pharmaceutical companies or medical communication agencies
• Project management or business or administration or coordination role experience.
• Contributing in a multitask environment as well as in a virtual and matrix organization experience.
• Familiarity with Good Publication Practice, ICMJE guidelines and other applicable industry guidelines.
• Experience working in a highly regulated environment

Essential skills and abilities:

• Advanced French and English language proficiency (oral and written).
• Proficient with Microsoft Office Suite (Outlook, PowerPoint, Excel, Word, etc.)
• Must be at ease with technology (the use of various tools/systems to perform day-to-day tasks).
• Digital technologies, including but not limited to web, app, email, and mobile tactics experience

Key leadership competencies:

• Ability to plan strategically and to adopt an open-minded approach.
• Collaborative, team-oriented approach, able to develop relationships across an organization.
• Demonstrate strong organizational skills and ability to manage multiple projects and competing priorities.
• Ability to transform strategies into feasible and realistic actions
• Ability to work efficiently in a matrix.
• Work independently: limited guidance/oversight.
• Strong commitment to compliance and to quality and integrity.

AbbVie is an equal opportunity employer and encourages women, Aboriginal people, persons with disabilities and members of visible minorities to apply.

Covid vaccination new hires amendments:

Full vaccination against COVID-19 is a condition of employment for this position, with possible accommodation for validated exemptions, within the limits of applicable legislation. AbbVie employees are also required to comply with any COVID-19 related external requirements, including any testing requirements, applicable to their work activities outside AbbVie premises (for example, travelling and visiting stakeholders and customers).

At AbbVie, we value bringing together individuals from diverse backgrounds to develop new and innovative solutions for patients. As an equal opportunity and affirmative action employer, we do not discriminate on the basis of race, color, religion, national origin, age, sex (including pregnancy), physical or mental disability, medical condition, genetic information, gender identity or expression, sexual orientation, marital status, protected veteran status, or any other legally protected characteristic. If you would like to view a copy of the company’s affirmative action plan or policy statement, please email [email protected]