Au centre de l’activité et en transversalisé avec l’équipe de direction, vous seconderez le président dans la poursuite du plan de croissance de l‘entreprise.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS:
· Planification et organisation des rendez-vous, des réunions, des conférences téléphoniques et des déplacements professionnels.
· Préparation de la correspondance et des documents: rédaction de courriels, de lettres, de présentations et de rapports pour le président.
· Coordination des activités de l’équipe, planification des réunions, organisation des tâches et suivi de la performance.
· Planification, suivi et mise en œuvre de projets clés pour le président et l’entreprise.
· Assistance en matière de marketing: recherche de nouvelles opportunités de marketing, préparation de propositions et de présentations pour les clients potentiels, matériel promotionnel, etc…
· Gestion de la relation client: réponse aux demandes des clients, résolution de problèmes et suivi de la satisfaction client.
· Gestion de la confidentialité et de la sécurité: protection des informations confidentielles et sensibles de l’entreprise.
· Participation à des réunions et des événements en tant que représentant du président lorsque nécessaire.
· Ressources humaines : aider le département RH dans la gestion des processus de recrutement, définition des besoins en ressources, suivi de l’utilisation des ressources, identification des opportunités d’optimisation et de développement.
TÂCHES EN LIEN AVEC GESTION IMMOBILIÈRE:
Comme il s’agit d’une entreprise en croissance, des acquisitions sont à venir. La personne doit avoir des connaissances ou une aisance afin de parler à des avocats concernant des baux ou des demandes de permis à la ville ou faire des recherches de pair avec des agents immobiliers.
· Gestion de la correspondance : répondre aux courriels et aux appels téléphoniques des locataires et des prestataires de services au besoin
· Planification des visites immobilières : organiser les rendez-vous pour les visites des propriétaires et des locataires.
· Gestion des contrats de location : élaborer les contrats de location conjointement avec nos aviseurs légaux, les renouveler et les mettre à jour.
· Suivi de la maintenance : coordonner les réparations et les rénovations avec les prestataires de services appropriés.
· Comptabilité immobilière : gérer les paiements des loyers et les dépenses liées à l’entretien des propriétés, conjointement avec notre département des finances
· Tâches administratives quotidiennes : gérer les agendas, organiser les réunions, préparer les présentations et les rapports, etc.
· Communication avec les parties prenantes : travailler en étroite collaboration avec les propriétaires, les locataires et les prestataires de services pour résoudre les problèmes et maintenir une bonne relation.
TÂCHES EN LIEN AVEC LA GESTION DES AFFAIRES:
· Participation à la prise de décision stratégique, analyse de l’impact des décisions sur les différentes activités de l’entreprise et préparation de recommandations pour le président.
· Représentation de l’entreprise lors d’événements, négociation avec les partenaires et les fournisseurs, etc.
· Planification et suivi du développement des affaires : participation à la planification du développement des affaires, veille concurrentielle, suivi des indicateurs de performance, etc.
· Résolution de problèmes : analyse de problèmes complexes, élaboration de solutions et présentation de recommandations pour le président.
CONDITIONS DE TRAVAIL:
· Permanent à temps plein 40 heures/semaine en présentiel au siège social de Saint-Hubert, de jour;
· Salaire plus que compétitif dans le marché et sera évalué selon l’expérience combinée du candidat;
· Ambiance de travail dynamique et collaborative dans des bureaux neufs et modernes;
· Déplacements occasionnels pour des évènements avec le président et/ou vice-président.
PROFIL DU CANDIDAT:
· Habileté à communiquer et bonnes compétences en relations interpersonnelles;
· Faire preuve d’autonomie et d’organisation afin de travailler de manière indépendante;
· Habileté à planifier, prioriser et s’adapter aux changements;
· Aptitudes pour la rédaction de textes, de présentation et de traduction;
· Discrétion, esprit d’équipe et dédié à la tâche;
· Excellente maîtrise de la communication en français et en anglais (parlé et écrit);
· Au minimum 6 ans d’expérience dans un poste similaire ou toute forme d’expérience variée dans le domaine administratif;
· DEP, AEC ou DEC dans un domaine connexe avec l’emploi;
· BAA ou MBA considéré comme un atout puisque l’on cherche un candidat avec une formation en gestion des affaires;
· Très bonne maitrise de la suite office et aisance avec les su
· Assurances payées à 50% par l’employeur;
· 2 semaines à Noël et 2 semaines de la construction en vacances;
· Salle d’équipe et cafétéria optimisées pour la synergie (Table Pool, Ping-Pong, Fléchette, etc.) ainsi qu’un gym sur place et vestiaires complets;
· REER avec participation de l’employeur après une période déterminée;
· Stationnement sur place;
· Nombreuses activités collectives et initiatives bien-être pour les employés.
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