Aston Carter Looking for Administrative Assistant at Valcourt, Quebec, Canada Full Time

Principales responsabilités:

L’assistant(e) administratif(ve) sera chargé(e) d’assister le responsable des opérations de conseil en ingénierie. Sous la supervision du Manager de l’équipe Product Development Expertise Center Services, les agents sont chargés de fournir un support de première ligne aux concepteurs et ingénieurs des équipes de développement de produits en termes de processus de développement de produits, de logiciels et de systèmes.

Tâches:

• Cet administrateur sera chargé de l’intégration de tous les nouveaux employés
• Il s’assurera de fournir aux nouveaux employés leur date d’entrée en fonction et les détails de leur premier jour.
• Il s’assure de la mise en place de tous les outils informatiques.
• Il sera responsable de la commande de l’ordinateur portable et des autres éléments nécessaires à la prise de fonction.
• Si l’employé est sous contrat, il coordonnera avec l’équipe de recrutement son taux de rémunération et de facturation et s’occupera d’une demande de facture.
• Il organise l’évaluation des performances avec le directeur et l’employé.
• Si le contrat de l’employé est prolongé, s’il démissionne ou s’il est licencié, il devra mettre à jour le dossier de l’employé et supprimer les accès.
• Il lui sera demandé d’effectuer des tâches administratives (impression, numérisation de documents).
• Ils travailleront dans Jira ServiceDesk qui est un système ERP interne. Il s’agit d’un système de billetterie pour une demande interne.
• Ils communiqueront principalement avec les employés et les agences par courrier électronique.

Indispensable:

• 3 ans d’expérience en administration
• Bilingue à l’oral et à l’écrit (peut être français d’abord)
• Connaissance de Microsoft Office et de Google Suite Outlook ou Google

Atout:

• Expérience de travail avec le département des ressources humaine
• Expérience dans l’automobile
• Connaissance de Jira ServiceDesk, un atout

Environnement de bureau:

• Lundi à vendredi : 8h-16h30, peut être flexible
• Hybride

N’hésitez pas à me contacter directement pour toute demande de renseignements à fmerai @astoncarter.com

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Excellent Opportunity for an Administrative Assistant looking to grow their career in one of the leading Manufacturing companies in Valcourt!

Job Description:

This admin assistant will be supporting Head of engineering consulting operations. Under the supervision of the Manager of the Product Development Expertise Center Services team, agents are responsible for providing 1st line support to designers and engineers on product development teams in terms of product development processes, software and systems.

Tasks:

• This admin will be onboarding all new employees
• They will make sure that they provide new employees with their start date and first day details
• They will make sure to get all their IT set up.
• They will be responsible for ordering the laptop equipment and additional items needed for them to start
• If employee is on contract, they will coordinate with the recruitment team their pay and bill rate as well as deal with an invoice inquiry.
• They will set up performance review with the manager and employee
• If employee contract gets extended or quit or get terminated, they will need to update employee file and remove accesses
• They will be asked to some clerical tasks (can be printing, scanning documents)
• They will be working in Jira ServiceDesk which is an internal ERP system. This is a ticketing system for an internal inquiry.
• They will be mainly communicating with employees and agencies by emails.

Must haves:

• 3 yeas of admin experience
• Bilingual verbal and written (can be French first)
• Knowledge of Microsoft Office and Google Suite Outlook or google

Asset:

• Has experience working with HR department
• Automotive experience
• Knowledge of Jira ServiceDesk, an asset

Work Hours:

• Monday to Friday: 8am-4:30pm, can be flexible
• Hybrid

Feel free to contact me directly with any inquiries at fmerai @astoncarter.com

À propos d’Aston Carter:

Aston Carter fournit des solutions de talent de classe mondiale à des milliers de clients à travers le monde. Spécialisés dans la comptabilité, la finance, les ressources humaines, l’acquisition de talents, la chaîne d’approvisionnement et certaines professions administratives, nous étendons les capacités des entreprises à la pointe de l’industrie. Nous nous appuyons sur notre profonde expertise en matière de recrutement et sur notre réseau expansif pour répondre aux besoins évolutifs de nos clients et de notre communauté de talents avec agilité et excellence. Avec des bureaux aux États-Unis, au Canada, en Asie-Pacifique et en Europe, Aston Carter est au service d’un grand nombre d’entreprises du Fortune 500. Nous sommes fiers d’avoir remporté le double diamant ClearlyRated Best of Staffing® pour notre service aux clients et aux talents.

La diversité, l’équité et l’inclusion

Chez Aston Carter, la diversité et l’inclusion constituent le pont vers l’équité et la réussite de notre personnel. La diversité, l’équité et l’inclusion (DE&I) sont ancrées dans notre culture par :

• L’embauche des talents diversifiés ;
• Le maintien d’un environnement inclusif par une autoréflexion permanente ;
• La mise en place d’une culture de soin, d’engagement, et de reconnaissance par des résultats concrets ;
• L’assurance des opportunités de croissance pour nos gens.

Aston Carter est un employeur souscrivant au principe de l’égalité des chances et accepte toutes les candidatures sans tenir compte de la race, du sexe, de l’âge, de la couleur, de la religion, des origines nationales, du statut d’ancien combattant, d’un handicap, de l’orientation sexuelle, de l’identité sexuelle, des renseignements génétiques ou de toute autre caractéristique protégée par la loi.

Si vous souhaitez faire une demande d’accommodement raisonnable, tel que la modification ou l’ajustement du processus de demande d’emploi ou d’entrevue à cause d’un handicap, veuillez envoyer un courriel à astoncarteraccommodation@astoncarter.com pour connaître d’autres options d’accommodement.

Numéro du permis d’agence de placement de personnel : AP-2000486 (Canada – Québec)

Numéro du permis d’agence de recrutement de travailleurs étrangers temporaires : AR-2000485 (Canada – Québec)

About Aston Carter:

Aston Carter provides world-class corporate talent solutions to thousands of clients across the globe. Specialized in accounting, finance, human resources, talent acquisition, procurement, supply chain and select administrative professions, we extend the capabilities of industry-leading companies. We draw on our deep recruiting expertise and expansive network to meet the evolving needs of our clients and talent community with agility and excellence. With offices across the U.S., Canada, Asia Pacific and Europe, Aston Carter serves many of the Fortune 500. We are proud to be a ClearlyRated Best of Staffing® double diamond winner for both client and talent service.

Diversity, Equity & Inclusion

At Aston Carter, diversity and inclusion are a bridge towards the equity and success of our people. DE&I are embedded into our culture through:

• Hiring diverse talent
• Maintaining an inclusive environment through persistent self-reflection
• Building a culture of care, engagement, and recognition with clear outcomes
• Ensuring growth opportunities for our people

The company is an equal opportunity employer and will consider all applications without regard to race, sex, age, color, religion, national origin, veteran status, disability, sexual orientation, gender identity, genetic information or any characteristic protected by law.

If you would like to request a reasonable accommodation, such as the modification or adjustment of the job application process or interviewing process due to a disability, please email astoncarteraccommodation@astoncarter.com for other accommodation options.

Personnel Placement Agency Permit Number: AP-2000486 (Canada – Quebec)

Temporary Foreign Worker Recruitment Agency Permit Number: AR-2000485 (Canada – Quebec)