AY Talent Looking for Project Coordinator- Commercial Construction at Greater Montreal Metropolitan Area Full Time

Position Primary Responsibilities:

• Responsible for successfully obtaining the information of what is required for opening and closing each project according to the client’s and landlord’s requirements.
• Responsible for making sure the documents are provided at the right time to allow the start of construction according to schedule and to close the project and recuperate any deposits that were given.
• Responsible for opening projects and organizing information for the estimation department to be able to proceed with the bid process.
• Responsible for preparing and sending all documents (Permits/Health and Safety) that need to be on the construction site.
• Responsible for preparing CCDC contracts and Statutory Declarations.
• Responsible for submitting complete building permit applications, mall deposits, and occupancy permit applications as required.
• Responsible for closing and archiving projects at completion.

Position Specific Tasks:

• Open projects in various software using all information provided.
• Download drawings and other bid documents provided by the client to prepare binders, FTPs, and print drawings for the estimator.
• Once a project is awarded contact the LL, city, and professionals to request information on documents required prior to construction and at the end of the project. Review the client’s requirements as well.
• Apply for any required permits, business licenses, or deposits.
• Request insurance certificates according to LL’s requirements, as well as any letters of good standing, including WSIB/CSST/WCB-AB/WCB-BC accordingly including Notice of Project (NOP) to various Provincial entities.
• Prepare a package to send to the Site Supervisor which includes drawings, a yellow project folder, a copy of LL’s requested documents, the organization’s Coordinates, a Business License (if required), a Prevention Program (including directions to the nearest hospital), security posters, emergency envelope, including all necessary Health and Safety Requirements.
• Request and follow up with sub-trades to obtain all close-out documents in coordination with the accounting team.
• Assist Project Managers in preparing Purchase Orders, Change Orders, and project invoicing to share with the accounting team for action.
• Prepares and requests documents required at the end of construction such as Statutory Declaration, Sworn Statement, Affidavit, Warranty, CCQ, and CSST letters, etc.
• Assist the Director of Finance and Administration along with the Accounting Team as required.
• Update all city, and business licenses, permits, and costs in the appropriate files to keep our database current.

Position Key Qualifications:

• Minimum 2 years of office administrative experience in the Construction, Repair, and Maintenance or Renovation Industry necessary.
• Basic accounting knowledge includes preparing POs and invoices from various budget lines with correct provincial taxes and balancing the budget for end-of-project reconciliation.
• Organizational skills and priority management with the ability to successfully manage multiple Project Manager requests at once.
• Able to work under pressure, within deadlines, and meet construction schedule timelines.
• Excellent interpersonal and communication skills in both English and French – written and verbal.

Teamwork – working together in cooperative and coordinated effort within a group of persons acting together as a team with interests of a common cause.

Communication – Speaks clearly and persuasively in positive or negative situations; Listens, gets, and gives clarification; Responds well to questions.

Planning/Organizing – Prioritizes and plans work activities; Uses time effectively; Plans for additional resources; Sets goals and objectives; Organizes or schedules their tasks.

Adaptability – Adapts to changes in the work environment; Able to deal with frequent change, delays, or unexpected events.

Customer service – Manages difficult or emotional client/Subcontractor situations; Responds promptly to client and colleague needs.

Quality Management – Looks for ways to improve and promote quality; Demonstrates accuracy and thoroughness.

Coordinateur de Projets – date de début janvier 2023

Poste Principales responsabilités :

• Il est responsable de l’obtention des informations nécessaires à l’ouverture et à la clôture de chaque projet conformément aux exigences du client et du propriétaire.
• Il doit s’assurer que les documents sont fournis au bon moment pour permettre le démarrage de la construction conformément au calendrier, et pour clôturer le projet et récupérer tous les dépôts qui ont été versés.
• Responsable de l’ouverture des projets et de l’organisation des informations pour le département des estimations afin de pouvoir procéder à la procédure d’appel d’offres.
• Il est responsable de la préparation et de l’envoi de tous les documents (permis, santé et sécurité) qui doivent se trouver sur le site de construction.
• Préparer les contrats CCDC et les déclarations statutaires.
• Soumettre les demandes de permis de construire complètes, les dépôts de garantie et les demandes de permis d’occupation, le cas échéant.
• Responsable de la clôture et de l’archivage des projets à l’achèvement.

Tâches spécifiques au poste :

• Ouvrir des projets dans divers logiciels en utilisant toutes les informations fournies.
• Télécharger les plans et autres documents d’appel d’offres fournis par le client afin de préparer les classeurs, les fiches et les plans d’impression pour l’estimateur.
• Une fois le projet attribué, contacter le LL, la ville et les professionnels pour demander des informations sur les documents requis avant la construction et à la fin du projet. Examinez également les exigences du client.
• Demander tous les permis, licences d’exploitation ou dépôts nécessaires.
• Demander les certificats d’assurance conformément aux exigences de LL, ainsi que toutes les lettres de bonne réputation, y compris WSIB/CSST/WCB-AB/WCB-BC en conséquence, y compris l’avis de projet (NOP) à diverses entités provinciales.
• Préparer le dossier à envoyer au superviseur du site, qui comprend les dessins, le dossier jaune du projet, une copie des documents demandés par LL, les coordonnées de l’organization, la licence d’exploitation (si nécessaire), le programme de prévention (y compris les indications pour se rendre à l’hôpital le plus proche), les affiches de sécurité, l’enveloppe d’urgence, ainsi que toutes les exigences nécessaires en matière de santé et de sécurité.
• Demander et suivre les sous-traitants pour obtenir tous les documents de clôture en coordination avec l’équipe comptable.
• Aider les chefs de projet à préparer les bons de commande, les ordres de modification et la facturation du projet pour les transmettre à l’équipe comptable afin qu’elle prenne les mesures qui s’imposent.
• Préparer et demander les documents requis à la fin de la construction, tels que la déclaration statutaire, la déclaration sous serment, l’affidavit, la garantie, les lettres de la CCQ et de la CSST, etc.
• Assister le directeur des finances et de l’administration ainsi que l’équipe comptable en cas de besoin.
• Mettre à jour toutes les licences municipales et commerciales, tous les permis et tous les coûts dans les dossiers appropriés afin de maintenir notre base de données à jour.

Qualifications du poste :

• Minimum 2 ans d’expérience en administration de bureau dans le secteur de la construction, de la réparation et de l’entretien ou de la rénovation.
• Les connaissances de base en comptabilité comprennent la préparation de Pos et de factures à partir de diverses lignes budgétaires avec les taxes provinciales correctes, l’équilibre du budget pour la réconciliation de fin de projet.
• Sens de l’organisation et gestion des priorités, avec la capacité de gérer avec succès plusieurs demandes simultanées du chef de projet.
• Capacité à travailler sous pression, dans le respect des délais et du calendrier de construction.
• Excellentes compétences interpersonnelles et de communication en anglais et en français – à l’écrit et à l’oral.

Travail d’équipe – travailler ensemble dans un effort coopératif et coordonné au sein d’un groupe de personnes agissant ensemble comme une équipe dans l’intérêt d’une cause commune.

Communication – S’exprimer clairement et de manière convaincante dans des situations positives ou négatives ; écouter, obtenir et donner des éclaircissements ; bien répondre aux questions.

Planification/organisation – Établit des priorités et planifie les activités professionnelles ; utilise efficacement son temps ; planifie des ressources supplémentaires ; fixe des buts et des objectifs ; organise ou planifie ses tâches.

Adaptabilité – S’adapte aux changements dans l’environnement de travail ; est capable de faire face à des changements fréquents, à des retards ou à des événements inattendus.

Service à la clientèle – Gère les situations difficiles ou émotionnelles des clients/sous-traitants ; répond rapidement aux besoins des clients et des collègues.

Gestion de la qualité – Recherche des moyens d’améliorer et de promouvoir la qualité ; fait preuve d’exactitude et de rigueur.