Barreau du Québec Looking for Adjoint administratif au syndic et au superviseur at Montréal, Quebec Full Time

Contrat 1 an
Le Barreau du Québec cherche à pourvoir un poste temporaire syndiqué (période évaluée à un an) d’adjoint au syndic et au superviseur du personnel administratif.

DESCRIPTION SOMMAIRE

L’adjoint effectue les tâches administratives et de secrétariat pour le syndic et le superviseur du personnel administratif. Il effectue également les tâches administratives et de secrétariat des avocats de soutien du Bureau du syndic, y compris le suivi des dossiers qui leur sont attribués.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
– Assure différentes tâches administratives et de secrétariat pour les avocats de soutien, no-tamment :
• Fixe les rendez-vous avec les intervenants internes et externes;
• Traite les appels téléphoniques au besoin;
• Effectue la transcription électronique de divers documents et/ou procède à leur correction et à la mise en page;
• Effectue la transmission ainsi que la réception des documents et procède à leur numérisation;
• Effectue la transmission et réception de divers courriels et documents;
• Participe à l’organisation du traitement des documents en prévision des auditions devant la Commis-sion d’accès à la l’information;
• Procède à l’ouverture, au classement, aux suivis et à la fermeture de tout type de dossiers;
– Assure différentes tâches administratives et de secrétariat pour le syndic et le superviseur du personnel administratif, notamment :
• Prépare les rencontres d’équipe du bureau du syndic et produit l’ordre du jour;
• Assure la production des calendriers de remplacement reliés aux lignes téléphoniques ainsi que dif-férents calendriers internes (vacances des employés pendant la période estivale, garde sur rotation des syndics adjoint, garde pendant les congés fériés, etc.);
• Collabore au traitement du courrier en cas de besoin;
• Participe à la mise à jour des dossiers physiques des différentes équipes et procède à leur destruc-tion;
• Effectue diverses commandes matérielles pour le personnel;

– Collabore à la production des statistiques (mensuelles, trimestrielles, annuelles, etc.) et collige la pro-duction de divers tableaux de données qui y sont reliés;
– Effectue les procédures nécessaires reliées aux transferts des dossiers, s’assure de leur conformité et collige les données;
– Effectue les procédures nécessaires en prévision de nominations diverses;
– Assure le suivi administratif des dossiers confiés aux syndics « ad hoc »;
– Collabore à la rédaction de différents procéduriers;
– Effectue le suivi des dépenses du syndic ainsi que de la réception, vérification et codification des factures destinées au syndic;
– Collige les données nécessaires reliés à l’octroi des mandats externes et tient le tableau à jour;
– Collabore au suivi des multiples demandes de vérifications des membres du Tableau de l’Ordre. Effec-tue les recherches nécessaires selon les différents postes convoités et collige les données;
– Répond au besoin à diverses questions provenant des autres départements. Collige des informations et échange avec les différents départements en soutien à la gestionnaire selon les projets en cours;
– Effectue les inscriptions des avocats à diverses formations. Assure le suivi et collige les données néces-saires destinées aux Ressources humaines relativement au budget annuel alloué aux formations;
– Participe à l’organisation logistique des formations et/ou d’événements dont le Syndic est responsable;
– Effectue de façon occasionnelle des déplacements au Palais de justice de Montréal et à la cour munici-pale de Montréal afin de commander et de recueillir des documents demandés par les avocats;
– Effectue toute autre tâche demandée par les supérieurs immédiats.

QUALIFICATIONS REQUISES
Formation :
Diplôme d’études collégiales ou l’équivalent
Expérience :
Quatre (4) années d’expérience pertinente
Connaissances et habiletés :
• Faire preuve de discrétion
• Organisation et gestion des priorités
• Faire preuve d’autonomie
• Être doué pour la communication interpersonnelle
• Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite
• Maîtrise fonctionnelle de la langue anglaise parlée et écrite afin de répondre à une clientèle anglo-phone
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office
• Atout : Excellente maîtrise de Microsoft Excel

Horaire de travail : 33h45/semaine

Lieu de travail : Vieux-Montréal

Date d’entrée en poste : Le plus tôt possible