DESCRIPTION SOMMAIRE
Le commis de service a comme principale responsabilité de recueillir de différentes sources toutes les demandes écrites venant du public qui doivent être traitées par le Bureau du syndic. Il doit, dès réception, créer un dossier électronique et physique et, ensuite, produire un accusé de réception. Il exécute aussi diverses tâches liées à la bonne marche des activités du Bureau du syndic.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
• Tri, numérise et distribue tout le courrier adressé de façon générale au Bureau du syndic du Barreau et procède également à la photocopie de différents documents;
• Est responsable de la transmission et de la réception des documents par télécopieur et transmet au Bureau du syndic de Québec les demandes qui doivent y être traitées;
• Ferme les dossiers de l’agent d’information au public;
• Met à jour le registre des demandes reçues pour traitement au Bureau du syndic;
• Reçoit toutes les demandes écrites pour traitement au Bureau du syndic, soit envoyées par télécopieur, courriel, poste ou remise en mains propres à la réception, selon les règles établies :
• Ouvre un dossier dans BQAPP :
o Établit s’il s’agit d’une demande d’enquête, de conciliation, d’information ou autre;
o Crée un dossier électronique et ouvre un dossier physique avec les identifications nécessaires qu’il a extraites à la lecture de la demande;
o Vérifie et complète les coordonnées du demandeur en communiquant avec lui si nécessaire;
o Identifie le cabinet pour lequel travaille l’avocat visé par la demande;
o Remet le dossier de demande d’information à l’agent d’information au public;
• Remet les autres dossiers (enquête, conciliation) pour assignation à un avocat responsable de l’assignation;
• Reprend le dossier pour mettre à jour l’information électronique à partir des instructions de l’avocat;
• Produit et envoi un accusé de réception au demandeur;
• Vérifie les factures à payer et l’information confidentielle des parties, afin de les relier à un dossier au Bureau du syndic;
• Assure l’envoi, le suivi et la vérification de la facturation des documents envoyés pour traduction;
• Tient l’inventaire des fournitures de bureau à son niveau opérationnel, produit les commandes, reçoit les livraisons et vérifie la facture à payer;
• Voit à l’approvisionnement en boîtes par le Service de la gestion de l’information pour les dossiers fermés;
• Lorsque requis, réponds aux appels de la ligne Info-Déonto;
• Effectue toute autre tâche demandée par le supérieur immédiat.
QUALIFICATIONS REQUISES
Formation :
• Diplôme d’études secondaires et une année de spécialisation ou l’équivalent.
Expérience :
• Une année d’expérience dans un emploi similaire dans l’organisation actuelle ou dans un secteur d’activités similaires.
Habiletés :
• Faire preuve de rigueur
• Organisation et gestion des priorités
• Être orienté vers le client
• Entretenir de bonnes relations avec ses collègues
• Maîtrise fonctionnelle de la langue anglaise pour comprendre et répondre aux demandes du public qui peut être anglophone
Horaire de travail :
• 33,45 heures/semaine
Lieu de travail :
Maison du Barreau – Vieux-Montréal
Date d’entrée en poste :
• Le plus tôt possible