Barreau du Québec Looking for Réceptionniste et adjoint de soutien aux services administratifs at Montréal, Quebec Full Time

Le Barreau du Québec cherche à pourvoir un poste permanent non syndiqué à temps plein de réceptionniste et adjoint de soutien aux services administratifs.

DESCRIPTION SOMMAIRE
Le réceptionniste et adjoint aux Services administratifs accueille les visiteurs du Barreau. Il assure diverses tâches administratives en soutien au Service des finances, des Technologies de l’Information et des Ressources Humaines et Matérielles.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Réception et accueil des visiteurs
• Reçoit les visiteurs, répond à leurs demandes et les dirige vers les bonnes ressources, y compris vers les différents services hors du Barreau qui pourraient leur être utile;
• Participe au maintien de la sécurité de la Maison du Barreau en contrôlant l’accès aux lieux via la réception (journal de bord du moniteur, émission de badges visiteurs, etc.) et en assurant l’application des procédures de sécurité en place;
• Reçoit et achemine aux destinataires les documents et lettres qui sont livrés, tout en inscrivant les informations dans le recueil approprié;
• Identifie les problématiques reliées au service à la clientèle et suggère, dans le but d’assurer une vigie, des pistes d’amélioration et de solution en ce qui concerne le service et l’information à la clientèle;
• Soumet à son supérieur immédiat un compte-rendu sur la nature des visites afin de permettre une analyse des besoins de la clientèle;
• S’assure de l’inventaire des formulaires et autres documents utiles à l’accueil des visiteurs;
• Informe les différents intervenants des diverses modifications et agit comme agent de liaison interne afin d’assurer une cohérence institutionnelle, notamment par le biais de la mise à jour régulière du procédurier de la réception;
• Assure l’entraînement du nouveau personnel et du personnel chargé de la relève à la réception;

Tâches de soutien administratif
• Assure le secrétariat du directeur des services des finances, des technologies de l’information et des ressources humaines et matérielles, notamment :
o En collaboration et sous la supervision du directeur du Service des finances, assure le secrétariat et la logistique des comités financiers;
o En collaboration et sous la supervision du directeur des technologies de l’information, assure le soutien et la logistique de divers projets technologiques;
o Assure un soutien administratif au Service des ressources humaines et matérielles quant aux suivis ainsi qu’à la production de divers documents tels que correspondances, rapports et statistiques;
• Tient l’agenda et fixe les rendez-vous ainsi que les dates de réunions, y compris les rencontres de service;
• Reçoit les factures des services, les impute et assure le suivi avec le Service des finances;
• Lorsque requis, procède à l’ouverture, au classement, au suivi et à la fermeture des divers dossiers sous sa responsabilité;

Autres tâches
• Effectue certaines tâches administratives, notamment la mise à jour de la liste des employés et des départements du Barreau, l’inventaire et l’achat de certaines fournitures de bureau;
• Au besoin, collabore aux tâches liées à la gestion et l’entretien de l’immeuble;
• Effectue toutes autres tâches demandées par ses supérieurs.

QUALIFICATIONS REQUISES

Formation :

Diplôme d’études secondaires ou l’équivalent

Expérience :

Trois (3) années d’expérience pertinente.

Connaissances et habiletés :

• Être orienté vers le client;
• Être doué pour la communication interpersonnelle;
• Avoir la maîtrise de soi;

• Organisation et gestion des priorités;
• Rigueur;
• Discrétion;
• Entretenir de bonnes relations avec ses collègues;
• Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite;
• Bonne maîtrise de la langue anglaise parlée et écrite pour répondre aux demandes du public anglophone;
• Posséder les aptitudes techniques (maîtrise intermédiaire de la suite Microsoft Office, logiciel de téléphonie, etc.).

Horaire de travail : 35 h/semaine

Lieu de travail : Vieux-Montréal

Date d’entrée en poste : À déterminer

Le genre masculin est utilisé par souci d’allègement du texte. On doit l’interpréter dans son sens générique, à moins d’indication contraire.

Dans le cadre de sa mission de protection du public, le Barreau du Québec assure le respect et la promotion du droit à l’égalité, de l’équité, de la diversité et de l’inclusion au sein de la profession, à toutes les instances de son organisation et à ses employés.

Reconnaissant la richesse de la diversité, le Barreau accueille et encourage les candidatures des personnes de tous les groupes afin de tendre à refléter la diversité de genre et d’identité, la diversité ethnoculturelle et les autres formes de diversité qu’on retrouve au sein de la profession et de la population.

Pour en savoir plus sur notre engagement envers l’équité et la diversité, consultez notre Politique intégrée sur l’équité et la diversité.