CareerBeacon Looking for Commis de bureau et adjoint administratif bilingue [Ernst & Young] at Dieppe, New Brunswick, Canada Full Time

Chez EY, vous aurez l’occasion de bâtir une carrière aussi unique que vous l’êtes. Et grâce au volet mondial, au soutien, à la culture inclusive et à la technologie, vous pourrez devenir la meilleure version de vous-mêmes. Nous comptons sur votre voix et votre point de vue uniques pour aider EY à devenir encore meilleure également. Joignez-vous à nous et créez une expérience exceptionnelle pour vous-mêmes et un monde meilleur pour tous.

La possibilité

Vous vous joindrez à notre équipe Services de soutien à l’entreprise (SSE) et contribuerez à soutenir les fonctions importantes de facilitation des affaires qui assurent le bon fonctionnement de notre organisation. Vous collaborerez avec d’autres équipes en vue de mettre à profit les connaissances, les ressources et les outils nécessaires à EY pour offrir un service à la clientèle exceptionnel, réussir sur le marché et optimiser sa croissance et sa rentabilité.

Dans le cadre de ce rôle hybride de commis de bureau et d’adjoint administratif, vous aurez à offrir du soutien administratif, y compris sur le plan des installations, et à agir à titre de premier point de contact de la Société, en plus d’être un conseiller de confiance auprès de nos chefs d’équipe et chefs d’équipe seniors du service à la clientèle qui ont recours au Groupe de services à l’entreprise (GSE). Vous êtes un professionnel administratif motivé et axé sur les solutions. Il s’agit d’un poste sur place. Vous êtes un professionnel des services des installations déterminé qui aime travailler en tandem avec ses collègues et qui cherche à comprendre et à anticiper les besoins des clients afin de surpasser les attentes.

Vos principales responsabilités

À titre de commis de bureau et d’adjoint administratif, vous êtes le premier point de contact de la Société et un membre actif du GSE responsable de répondre aux demandes dans la liste d’attente nationale, tout en collaborant avec vos collègues afin de comprendre et d’anticiper les besoins des clients en vue de dépasser les attentes.

Parmi Vos Principales Responsabilités, Mentionnons Les Suivantes

• entretenir les installations : coordonner les activités d’entretien du bureau ou de réparation du mobilier;
• effectuer des tâches de réception en tant que principal point de contact pour notre système de réception virtuel;
• répondre aux demandes de renseignements, acheminer les appels et surveiller la boîte aux lettres partagée;
• gérer les cartes d’accès : assurer le suivi des cartes d’accès remises aux visiteurs ainsi que des cartes d’accès temporaires de l’immeuble ou du bureau;
• préparer les réunions : préparation de la salle, y compris le service de traiteur et le nettoyage;
• s’occuper du courrier : classement et distribution de documents et de colis, ainsi que préparation de documents et de colis pour livraison;
• gérer l’équipement : comprendre et faire fonctionner l’équipement de bureau, effectuer des appels de service si nécessaire;
• approvisionner et contrôler les stocks : commander, tenir et distribuer les fournitures de bureau;
• s’intégrer au groupe santé et sécurité au travail : devenir membre du comité sur la santé et la sécurité au travail et de l’équipe d’intervention en cas de crise;
• faire des taches de ménage légères : vider le lave-vaisselle, etc.;
• effectuer les numérisations, les photocopies et les reliures;
• effectuer des heures supplémentaires, au besoin.
• Soutien à la clientèle :
• Soutien aux mandats : connaissances approfondies pour soutenir le processus de gestion d’un mandat client, y compris le suivi et la présentation de l’information des rapports de temps et de dépenses, au besoin
• Soutien à la gestion financière : rôle central auprès des équipes de mandat afin de produire des rapports et de gérer le processus de facturation
• Gestion des relations avec les clients (CRM) : soutien de l’outil de gestion des relations avec les clients d’EY
• Préparation et gestion de documents : création et formatage de documents et de présentations à partir des normes d’EY sur la marque
• Préparatifs de voyage : recherche d’options de déplacement, réservation de voyages par transport aérien et terrestre au moyen de notre outil de réservation en ligne et gestion des aspects logistiques liés aux déplacements
• Réunions et événements : coordonner les réservations de salles de réunion, y compris les services technologiques et de traiteur, le cas échéant

Compétences Et Qualités Pour Réussir

• Engagement à favoriser une culture d’équipe forte afin d’assurer le succès
• Capacité à répondre efficacement aux besoins des clients, en assumant la responsabilité de la satisfaction des clients
• Capacité à maintenir son efficacité et son professionnalisme lorsque s’opère un changement de tâches ou dans le milieu de travail
• Capacité à travailler dans un environnement collaboratif où les choses évoluent rapidement et sous la pression des échéances
• Solides compétences en communications verbales et écrites et en écoute active
• Aptitudes à gérer et à organiser son temps efficacement
• Établissement et entretien de relations afin d’exploiter efficacement nos compétences.
• Bon jugement en ce qui a trait aux questions confidentielles et délicates
• Capacité éprouvée de respecter des échéances multiples ou imprévues dans un milieu exigeant
• Ouverture au changement et compétences en refonte des processus
• Motivation et envie de constamment s’améliorer en acquérant de nouvelles compétences

Pour Être Admissible à Ce Poste, Vous Devez Avoir

• Ce rôle comporte des interactions avec des clients à l’échelle nationale et mondiale. Par conséquent, la maîtrise du français et de l’anglais est exigée pour exercer ce role.;
• un diplôme d’études postsecondaires ou de l’expérience professionnelle connexe;
• une expérience en matière de service à la clientèle exceptionnel;
• une excellente connaissance de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint) et une capacité démontrée pour l’apprentissage de logiciels et d’outils personnalisés.

Idéalement, Vous Avez Aussi

• de l’expérience au sein d’un établissement de services professionnels;
• une compréhension générale des principes financiers ayant trait à la facturation d’heures recouvrables.

Les avantages de travailler chez EY

Chez EY, Notre Programme De Rémunération Globale Appuie Notre Engagement à Instaurer Une Culture De Premier Plan Axée Sur Les Gens – Qui S’articule Autour D’équipes Hautement Performantes – Où Tous Peuvent Réaliser Leur Potentiel Et Contribuer à Bâtir Un Monde Meilleur Pour Nos Gens, Nos Clients Et Nos Collectivités. De Plus, Notre Programme De Rémunération Globale Vous Permet De Déterminer Les Avantages Qui Vous Conviennent Et Ceux Qui Vous Aideront à Mettre En Place Des Assises Solides Pour Votre Avenir. Notre Programme De Rémunération Globale Comprend Une Couverture Complète De Soins Médicaux, De Médicaments D’ordonnance Et De Soins Dentaires, Un Régime De Retraite à Cotisations Définies, Une Directive En Matière De Vacances Formidable, Qui Comprend Des Journées Payées Par La Société Afin Que Vous Profitiez De Fins De Semaine Allongées Réparties Dans L’année, Les Jours Fériés Et Des Congés Personnels Payés (en Fonction De La Province De Résidence), Ainsi Qu’un Éventail De Programmes Et D’avantages Intéressants Conçus Pour Votre Bien-être Physique, Financier Et Social. Vous Bénéficierez Également

• du soutien et de l’encadrement de certains des collègues les plus inspirants du secteur;
• des possibilités d’apprentissage vous permettant d’acquérir de nouvelles compétences et de propulser votre carrière;
• de la liberté et de la souplesse dont vous avez besoin pour jouer votre rôle de la manière qui vous convient.

La diversité et l’inclusivité chez EY

La diversité et l’inclusivité sont au cœur de qui nous sommes et de la façon dont nous travaillons. Nous avons pris l’engagement de favoriser un environnement au sein duquel les différences sont appréciées, les directives et les pratiques sont équitables, et où nos gens éprouvent un sentiment d’appartenance. Nous saluons la diversité et nous nous engageons à combattre le racisme systémique, à appuyer les membres de la communauté 2SLGBT+, à promouvoir notre Centre d’excellence en neurodiversité et nos initiatives en matière d’accessibilité, et nous sommes déterminés à donner la parole aux Autochtones (Premières Nations, Inuits et Métis) à l’échelle nationale dans la poursuite de nos efforts de réconciliation. La diversité des expériences, des habiletés, des parcours et des perspectives de nos gens les rend uniques et nous aide à évoluer. Parce que nous croyons que c’est en ayant la liberté d’être fidèles à eux-mêmes au travail que nos gens donneront le meilleur d’eux-mêmes et contribueront à bâtir un monde meilleur.

EY | Travailler ensemble pour un monde meilleur La raison d’être d’EY est de bâtir un monde meilleur, de créer de la valeur à long terme pour les clients, les gens et la société et de renforcer la confiance à l’égard des marchés financiers. S’appuyant sur les données et la technologie, les équipes diversifiées d’EY présentes dans plus de 150 pays instaurent la confiance au moyen de la certification, et aident les clients à prospérer, à se transformer et à exercer leurs activités. Que ce soit dans les services de certification, de consultation, de stratégie, de fiscalité ou de transactions, ou encore, au sein des services juridiques, les équipes d’EY posent de meilleures questions pour trouver de nouvelles réponses aux enjeux complexes du monde d’aujourd’hui.