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Job Description:
Nom du poste : Coordonnateur administratif régional/Coordonnatrice administrative régionale – Poste de remplacement pour congé de maternité
Nom du poste : Coordonnateur administratif régional/Coordonnatrice administrative régionale – Poste de remplacement pour congé de maternité
Titre du poste : Contrat
Heures : Du lundi au vendredi, 40 heures par semaine
Portée du poste
Le rôle du coordonnateur administratif consiste à promouvoir et à améliorer la productivité de l’équipe de direction du site. Le ou la titulaire du poste atteint cet objectif en aidant à l’élaboration, au classement et au contrôle des documents et de la correspondance, en organisant diverses réunions et en communiquant les résultats de ces rencontres, ainsi qu’en coordonnant des activités relatives aux ressources humaines. La communication de messages pertinents, clairs et opportuns est essentielle à ce poste, tant à l’interne qu’à l’externe.
Principales responsabilités
Accomplir diverses tâches administratives et de bureau pour les établissements assignés et fournir un soutien administratif au chef d’usine et aux autres chefs de service, selon les besoins.
Assurer la liaison avec les employés, répondre aux questions de base relatives à l’interprétation des avantages et des politiques de Chemtrade et des Ressources humaines, et diriger les employés vers la ressource appropriée pour une assistance supplémentaire au besoin.
Créer et tenir à jour des dossiers pour divers services du site, notamment ceux de la qualité/fabrication, de la santé-sécurité et environnement et des ressources humaines.
Traiter les feuilles de temps et gérer les rapports et les activités liés à la paie pour le site. Cela comprend le suivi des heures de travail, des heures supplémentaires, des congés payés, des congés de maladie, des absences autorisées et des congés pour raisons familiales ou médicales de chaque employé. Aider le service de la paie en répondant aux demandes de renseignements et en résolvant les divergences.
Coordonner la formation des recrues, préparer les trousses destinées aux recrues, répondre aux questions des employés concernant les avantages sociaux et les aider à remplir les documents requis, traiter les vérifications I-9 et actualiser le système Ultipro en inscrivant les mises à jour sur la situation des employés.
Aider le service des RH avec l’inscription ouverte, les programmes et politiques de RH, et avec le déploiement des programmes et initiatives de bien-être des employés.
Soutenir la fonction de recrutement en aidant les RH à l’intégration, à la planification des entretiens et à d’autres tâches administratives.
Ce qu’il vous faut pour réussir
Au moins deux ans d’expérience en RH.
Excellente connaissance des logiciels de Microsoft Office.
Maîtrise de la lecture, de l’écriture et de l’expression orale en anglais.
Capacité démontrée à diriger une équipe et à travailler en tant que membre d’une équipe.
Capacité avérée à communiquer et à établir des relations avec une main-d’œuvre, une clientèle ou une communauté diversifiée sur le plan culturel et éducatif.
Expérience du contrôle des stocks, de la planification du transport et des relations avec la clientèle : un atout.
Aptitude à gérer son temps, à s’adapter à des priorités de travail changeantes et à gérer efficacement des responsabilités multiples.
Aptitude à modifier l’horaire de travail afin de s’acquitter de responsabilités professionnelles particulières, par exemple commencer plus tôt ou plus tard, selon les besoins, afin de communiquer efficacement et de participer aux activités de l’usine.
Supérieur hiérarchique : Directeur de l’usine
CHEMTRADE est une société cotée en bourse (TSX : CHE.UN) dont le siège social est situé à Toronto, au Canada, et qui compte plus de 65 sites répartis en Amérique du Nord et au Brésil. Elle fournit des services et des produits chimiques industriels à ses clients dans trois principaux secteurs d’activité : le soufre et les produits chimiques de performance, les solutions aqueuses et l’électrochimie. Chemtrade est un partenaire industriel fiable pour les secteurs du gaz et du pétrole, des pâtes et papiers, du traitement de l’eau, des aliments et des boissons et de la pharmacie, et s’engage à respecter les codes et l’éthique de la norme 14001 (Gestion responsable).
Nous tenons à remercier tous les candidats pour l’intérêt qu’ils ont manifesté et les efforts qu’ils ont déployés pour postuler à cette fonction; toutefois, seuls les candidats retenus pour un entretien seront contactés.
Pour en savoir plus sur Chemtrade, rendez-vous sur www.chemtradelogistics.com ou suivez-nous sur Facebook!
Position : Regional Admin Coordinator – Maternity Leave replacement position.
Position Type: Contract
Hours: Monday to Friday – 40 hours per week
Scope Of The Position
The role of Administrative Coordinator exists to support and enhance the productivity of the site leadership team. This is accomplished by assisting in the development, organization, and control of documents and correspondence, by facilitating and communicating the results of various meetings and by coordinating human resource related activities. Strong, clear, and timely communications, both internal and external to the site, are essential to this position
Key Responsibilities
Perform various administrative and clerical duties for assigned site locations and provide administrative support to plant manager and other department managers as needed
Acts as a liaison to employees, answering basic questions pertaining to interpretation of Chemtrade and Human Resources benefits and policies, and direct employees to appropriate resource for additional assistance if needed.
Create and maintain files for various departments at site including but not limited to; Quality/Manufacturing, EH&S and Human Resources
Process timesheets and manage payroll reporting and activities for site locations. This includes tracking of hours worked, overtime, vacation / sick time and Leave of absence/ FMLA for each employee. Assist payroll with inquiries and help resolve discrepancies
Coordinate new hire training, prepare new hire packets, assist employees with benefit questions and paperwork, process I-9 verifications and update Ultipro system with employee status updates.
Assist HR department with Open enrollment, HR programs and policies, and with the rollout of employee wellness programs and initiatives
Support recruitment function by assisting HR with on boarding, interview scheduling and other administrative duties
What You Need To Be Successful
Minimum two years of experience in HR.
Working knowledge of Microsoft Office software.
Proficient in reading, writing, and speaking English.
Demonstrated ability to lead a team and work as a team member.
Demonstrated ability to communicate and relate to a culturally and educationally diverse workforce / customer base / community.
Experience in inventory control, transportation planning, and customer relations a plus.
Adept at managing time, adapting to changing work priorities, and efficiently managing multiple responsibilities.
Willing to change work schedule to meet specific job responsibilities, e.g. start earlier or later as required for efficient communication / participation in plant activities.
Reports to: Plant Manager
CHEMTRADE is a publically traded (TSX: CHE.UN) chemical manufacturing and handling company headquartered in Toronto, Canada with 65+ locations across North America and Brazil. Chemtrade provides industrial chemicals and services to our customers in three main business segments; Sulphur & Performance Chemicals, Water Solutions and Electrochemicals. Chemtrade is a reliable industry partner to the Oil & Gas, Pulp & Paper, Water Treatment, Food & Beverage and Pharmaceutical industries and is committed to the codes and ethics of Responsible Care 14001.
We wish to thank all applicants for their interest and effort in applying for the position; however, only candidates selected for interviews will be contacted.
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