Actuellement, le CISSS de la Montérégie-Est est à la recherche d’agents administratifs pour des remplacements en soutien aux gestionnaires sur les départements dans la région de Sorel-Tracy principalement pour l’hôpital de l’Hotel-Dieu de Sorel.
Responsabilités de l’agent administratif/adjointe administrative :
o Gestion et traitement de données financières pour le programme Soutien à la famille (« SAF ») – environ 4 jrs/semaine (Excel – Word publipostage – conciliation de facturation)
o Reddition de comptes en lien avec le SAF – Rapports demandés mensuellement par la Direction DI-TSA-DP
o Entrer les informations SAF propres aux usagers qui sont inscrits au calendrier CAR afin d’en faciliter le traitement et l’analyse
o Suivi mensuel des chèques périmés ou non-encaissés en lien avec le SAF
o Tenir l’inventaire du matériel informatique et gestion des requêtes d’ajouts/modifications/résolution de problèmes concernant le matériel informatique/téléphonique pour tous les membres de l’équipe
o Soutien auprès des intervenant(e)s à la résolution de problèmes informatiques
o Prise des minutes aux rencontres hebdomadaires du service
o Gestion et mise à jour des données pour la distribution des équipements de protection individuelle (EPI) aux usagers ayant recours au programme « chèque emploi service » (« CES »)
o Transmission des demandes CES à l’agente administrative responsable et gestion électronique de la documentation
o Créer, rédiger, réviser et mettre en page, sous différents formats, des documents tels que correspondance, rapports d’évaluation, tableau de suivi, contrats, etc
o Entrer les nouvelles demandes de service à la liste d’attente du Guichet DI-TSA-DP (PTAAC) et réception des confirmations de réception des lettres
o Produire et acheminer les lettres aux usagers inscrits au Guichet ainsi que mise à jour du tableau PTAAC
o Recevoir et acheminer les appels ou demandes provenant de différentes instances privées et gouvernementales
o Responsable de la prise des messages de la boite vocale d’urgence du département et retour d’appels pour les demandes touchant l’administration du SAF
o Gestion du courrier postal, des télécopies et des réservations de salle pour les intervenant(e)s et ce dans différents sites
o Tenir à jour les formulaires des programmes mis à la disposition des intervenant(e)s
o Réception et mise à jour des tableaux de suivi pour les demandes de congé/vacances et de formation
o Mise à jour du “Guide du nouvel employé” lors de l’arrivée d’un nouvel employé, d’un changement dans le contenu ou les formulaires ou annuellement
o Tenir l’inventaire et effectuer les commandes de la papeterie
o Entrée de statistiques pour l’appartenance
o Gestion des clés des locaux utilisés par les membres du service
o Support aux intervenant(e)s du service Agir tôt en l’absence de l’agente administrative
o Toutes autres tâches connexes
Les conditions d’emploi d’agent administratif/adjointe administrative – Sorel :
Ref : CAT3Adm
Vous devez obligatoirement être disponible sur 2 quarts de travail parmi jour, soir et nuit ainsi qu’une fin de semaine sur deux.
Agent administratif – Classe 1 et 2: DEP en secrétariat OU DEC en bureautique OU AEC en bureautique OU formation académique jumelée avec expérience pertinente
Tests de présélection
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