Collège Saint-Alexandre de la Gatineau Looking for Agent/Agente de bureau, classe II (réceptionniste) at Gatineau, Quebec, Canada Full Time

Sous l’autorité du chef de secrétariat, l’agent de bureau classe II est responsable de recevoir les appels téléphoniques et les personnes se présentant au Collège afin de les acheminer au bon endroit et d’apporter une réponse adéquate, correspondant à son niveau de compétence. Il peut également être appelé à assister une ou plusieurs personnes en exécutant diverses tâches cléricales.

Qualifications Minimales Requises

Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles dans une spécialité appropriée à la classe d’emplois ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

Autre exigence : Posséder des notions en bureautique.

ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

• Accueillir les visiteurs, les orienter et les guider vers l’endroit et/ou la personne demandée.
• Voir au bon ordre des lieux servant à l’accueil et à la réception.
• Recevoir et transmettre les appels téléphoniques et fournir les renseignements désirés.
• Établir les communications interurbaines et faire rapport de ces appels aux services financiers.
• Prendre et communiquer tout message par le système de communication en place.
• Compiler et inscrire les absences des élèves au logiciel FGP.
• Communiquer avec les parents pour les absences non motivées.
• Noter les absences des membres du personnel et remettre la fiche d’absence.
• Voir à la distribution aux différents personnels, de documents, de communiqués et de messages.
• Préparer des envois postaux, les affranchir et en contrôler l’utilisation en accord avec les services financiers.
• Voir à l’ordre et à la propreté des salles de réunion du couloir et des salles de bain à l’entrée principale.
• Recevoir toutes livraisons, en assurer le suivi et distribuer le courrier.
• Effectuer des travaux de classement et de transcription de textes à la dactylo.
• Informer le public concernant les services offerts.
• Tenir la petite caisse (timbres, cartes repas, billets de spectacle).
• Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

La rémunération et les conditions de travail sont celles qui sont en vigueur au Collège. Le poste offert est «en remplacement de…», à 7 heures/jour et 8 heures/jour (180j/élèves). L’entrée en fonction est prévue le lundi 14 août 2023.

Sociabilité, Courtoisie, Entregens, Capacité d’adaptation, maîtrise logiciel bureautique