Commission scolaire Riverside / Riverside School Board Looking for Asssitant(e) administrative (ve) at St-Bruno-de-Montarville, Quebec, Canada Full Time

Sous la supervision de la directrice de scrutin, le ou la titulaire du poste offre un soutien dans la réalisation des tâches administratives et matérielles liées à la préparation et la tenue de l’élection. Vous assurez le suivi des appels téléphoniques et répondez aux questions. En collaboration avec les Assistants(tes) aux Opérations Électorales vous vous assurez du suivi de l’embauche du personnel électoral, vous préparez les assignations, les assermentations et la mise en place des formations. Vous faites la réception, le classement, la préparation et la distribution du matériel électoral destiné aux lieux et bureaux de vote.

Vos principales responsabilités

• Gérer les appels téléphoniques ou diriger les appels vers la bonne personne.
• Examiner le répertoire des candidats souhaitant agir comme personnel électoral et communiquer avec les Assistants aux opérations pour le recrutement des candidats potentiels pour déterminer si un poste peut leur être assigné selon leurs compétences.
• Obtenir les informations nécessaires à l’attribution de poste et les enregistrer dans le système approprié.
• Assister à l’assignation des postes, les lieux de travail et les formations en fonction des besoins et des disponibilités.
• Préparer le matériel nécessaire aux formations, à l’évaluation du personnel et aux assermentations.
• Récupérer et classer les assermentations.
• En collaboration avec les Assistants aux Opérations électorales recevoir le matériel électoral ainsi que les fournitures de bureau. Vérifier les quantités et l’exactitude de la marchandise reçue. Au besoin, commander le matériel insuffisant au coordonnateur du matériel, équipement et transport.
• Entreposer et classer le matériel reçu de manière efficace.
• Préparer le matériel qui servira au personnel électoral tant pour les votes anticipés que pour le vote ordinaire. A titre d’exemple, le matériel sera les urnes, enveloppes, étiquettes, formulaires, registres, relevés, fournitures de bureau, boîtes pour les PRIMO, pochettes pour la table de vérification de l’identité de l’électeur, affiches, équipement de protection individuelle.
• Collaborer au regroupement de l’ensemble du matériel remis à chaque PRIMO afin d’assurer une distribution rapide et efficace le matin du vote.
• Aider à la réception et à l’inventaire du matériel électoral à la fin des journées de vote et à son entreposage sécuritaire.
• Demeurer disponible à effectuer toute autre tâche connexe.
• Participer au développement des formations et de la documentation des équipes.
• Proposer et créer des outils de pointe servant au recueil et au traitement d’informations.
• Contribuer à la rédaction d’aide-mémoire à l’intention des assistants(tes) et de la Directrice de scrutin.
• Développer des outils de suivi pour différents dossiers, d’embauche, formation, rémunération, signature de baux, etc.
• Participer à la production du rapport du déroulement de l’élection à la fin du processus.
• Demeurer disponible à effectuer toute autre tâche connexe.

Vos compétences et habiletés

• Expérience dans le domaine électoral, un atout.
• Facilité à communiquer avec le public.
• Sens de l’organisation et bon jugement.
• Tact et courtoisie.
• Capacité à travailler efficacement en équipe.
• Produire un travail de qualité.
• Bonne capacité d’adaptation et de réagir rapidement aux imprévus.
• Capacités à utiliser une suite bureautique (telle Suite Google, Microsoft ou l’équivalent).
• Capacité à s’exprimer dans la langue seconde.

Les exigences particulières

• Lieu de travail partagé entre le point de services de la commission et le télétravail selon les besoins et les activités. Un accès à une connexion internet à domicile est requis.
• Vous devrez être disponible à compter de la mi-juin 2024 pour plus ou moins 15h/semaine pour une période d’environ 5 semaines. Durant la période électorale soit du 20 septembre au 8 novembre 2024 vous travaillerez selon les besoins aucune garantie de nombre d’heures minimale. Semaine variante entre 2h ou 25h. Vous devez cependant avoir une bonne disponibilité durant cette période.

Vos honoraires

29.63$ de l’heure

sans temps supplémentaire – heure travaillée heure payée

LES CANDIDATURES DOIVENT ÊTRE SOUMISES AU PLUS TARD LE 7 JUIN, 2024 À 16H PAR COURRIEL À: [email protected]