Conseil des écoles publiques de l’Est de l’Ontario Looking for Adjoint(e) administratif(ve) au service informatique at Ottawa, ON Full Time

Descriptif du poste:
Au CEPEO, la différence c’est l’équipe formidable de professionnels engagés et chaleureux où tous partagent une même vision: celle d’une éducation branchée sur l’avenir et axée sur l’excellence. Le réseau du CEPEO englobe une quarantaine d’écoles élémentaires et secondaires solidement implantées dans l’Est ontarien et dessert plus de 17 000 apprenants. Le CEPEO offre un développement de carrière individualisé et des possibilités d’avancement, un salaire compétitif, une gamme d’avantages sociaux ainsi qu’un régime de retraite, un stationnement gratuit et la possibilité de travail dans un milieu rural et urbain. Tout ça dans un milieu de travail multiculturel francophone dans l’Est ontarien. Joignez-vous à l’équipe dynamique du CEPEO!

Catégorie :
Soutien administratif et conciergerie

Titre du poste:
Adjoint(e) administratif(ve) au service informatique

Région :
Ottawa

Lieu de travail :
Service de l’informatique

Nature du poste :
Poste à terme d’une durée indéterminée avec possibilité de permanence

Non syndiqué, 100 % du temps (35 heures/semaine)

Date d’entrée en fonction :
Le plutôt possible

Sommaire des responsabilités :
Sous la supervision du(de la) directeur(trice) du Service informatique, l’adjoint(e) administratif(ve) du service exerce des fonctions administratives diversifiées.

A-ssurer la préparation de bons de commande, la réception de matériel et d’équipement et effectuer les suivis qui s’imposent;

• Maintenir le contrôle du budget du service;
• Préparer et coordonner les processus d’achats du service;
• Préparer et coordonner les livraisons de matériels informatiques aux écoles;
• Recueillir et compiler des données et produire des rapports à la demande de la direction;
• Gérer l’inventaire des fournitures;
• Contribuer à la gestion et aux suivis de facturation de la flotte de téléphones cellulaires du conseil et lignes téléphoniques des écoles et du siège social;
• Fournir des rapports détaillés au ministère des réclamations de dépenses pour les écoles;
• Assurer la coordination logistique des formations et des rencontres;
• Assurer les suivis aux décisions prises lors de réunions;
• Préparer et colliger les documents pour les réunions;
• Accueillir et orienter les visiteurs en personne au service et au téléphone et répondre aux demandes d’information d’ordre général;
• Gérer et assurer le suivi des courriels, de la correspondance et des appels téléphoniques;
• Rédiger la correspondance routinière;
• Effectuer des travaux de mise en page, de traitement de textes, de compilation et de reproduction de documents;
• Recevoir, dépouiller et acheminer le courrier;
• Commander les fournitures d’équipements informatiques;
• Veiller à l’organisation efficace du bureau;
• Préparer et maintenir les listes de contrôle et des registres;
• Préparer et maintenir le bilan mensuel des employés du service;
• Organiser et tenir à jour un système efficace de classement;
• Organiser l’accueil des nouveaux employés du service;
• Agir en tant que personne liaison avec les autres services et les agences externes;
• Coordonner la location de locaux du service et d’autres services.

Exigences et qualifications du poste :

• Diplôme d’études collégiales de deux (2) ans en administration ou soutien administratif ou tout autre domaine connexe.

Minimum de trois ans d’expérience dans des fonctions reliées au poste

• Compétences informatiques avancées.
• Communication interpersonnelle
• Ouverture d’esprit
• Intégrité
• Savoir travailler en équipe
• Résolution de problèmes
• Être organisé
• Rigueur
• Capacité cognitive
• Contrôle de soi

Exigences particulières :

• Suite à l’adoption de la directive administrative portant sur la vaccination contre la COVID-19, il est attendu que seuls les employés entièrement vaccinés pourront accéder aux lieux du CEPEO à compter du 30 septembre 2022. Tout nouvel employé devra présenter une preuve de vaccination dès son entrée en poste. La conformité à la présente directive est une condition d’embauche pour tous les postes au CEPEO. La directive administrative est disponible sur le site web du CEPEO, sous l’onglet À propos – Politiques – Personnel;
• Un relevé d’antécédents criminels, datant de six mois ou moins, avec mention du secteur vulnérable.