Construgep Looking for réceptionniste at Montréal, Quebec Full Time

Répondre au téléphone et diriger les appels aux personnes concernées.
Accueillir les visiteurs et les accompagner à la salle de réunions
Faire les réservations de salle de réunions via Outlook.
S’occuper de la gestion des différentes boîtes courriels Outlook : Réception, Carrière, Facturation
Publier les offres d’emploi sur nos différentes plateformes
Gestion du courrier
Commander la papeterie et faire les achats
Commander des chèques pour toutes les compagnies
Faire les appels de service pour l’entretien du quatrième étage
Faire la Commande de puce pour l’accès au bâtiment
Ouvrir, classer et numériser tous les nouveaux dossiers
Préparer les communications, telles que les notes de service, les courriels, les factures, les rapports et toute autre correspondance.
Classement des factures(comptabilité)
Faire l’archivage et maintenir la liste à jour
Remplir formulaire d’ouverture de compte fournisseur
Maintenir les différentes listes à jour : acheteurs autorisés, Projets en cours, Contacts
Remplir différents formulaires: MAJ auprès APCHQ, CNESST, RQ, RC
Faire la demande de lettre de conformité pour les documents en fin de projets
Imprimer les Rapports d’interventions dans l’espace client CNESST
Faire l’ouverture de compte bancaire
Faire le dépôt à la banque des chèques
Rentrer les dénonciations dans le logiciel Maestro
Maintenir l’entretien et le bon fonctionnement de l’imprimante
Travailler en collaboration avec tous les départements

Qualifications

Bilinguisme (français et anglais) autant à l’écrit qu’à l’oral.
Un minimum de 3 ans d’expérience comme réceptionniste.
Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Internet, etc.)
Bonne capacité à travailler en équipe.
Aimer prendre en charge des responsabilités et des initiatives (autonome et proactif).
Sens de l’organisation et du suivi.
Capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois.
Capacité d’établir et gérer les priorités.
Très grand sens de la rigueur et de la responsabilité.
Capacité à travailler sous pression.
Excellent service à la clientèle