Excel Personnel inc. Looking for Agent(e) relation clientèle-résidence at Anjou, Quebec Full Time

Un de nos clients, une importante organisation municipale, est à la recherche d’un(e) Agent(e) de relation clientèle pour un mandat temporaire à durée indéterminée. Sous la supervision du directeur de résidence, le rôle principal du titulaire consiste à être responsable de la location de logements avec services dédiés à une clientèle de personnes âgées autonomes ou en légère perte d’autonomie. Il assure le support administratif relatif à la comptabilité afin d’optimiser les opérations de la résidence. Il assure également la gestion de la relation client avec les locataires.

Vos tâches détaillées seront les suivantes :

Location

-Assiste le directeur de résidence dans l’élaboration des stratégies de location et procède aux rendez-vous et aux visites de location des logements de la résidence afin d’optimiser les taux d’occupation ;
-Prépare l’ensemble de la documentation et procédures nécessaires à la location des logements (ex. : règlement d’immeuble, cahier d’accueil, entrées SIGLS) et signe les baux ;
-Met à jour les listes d’intérêt et les demandes de changement de logement pour sa résidence ;
-Prépare et fait les avis de renouvellement de baux selon les taux d’augmentation et autres modifications prévues, le tout dans les délais déterminés. Prévoit d’autres modifications, le tout dans les délais déterminés ;
-Coordonne son travail de façon efficace avec le directeur de résidence et le concierge notamment pour les délais de remise en état de logement et minimiser les pertes locatives. Met à jour régulièrement les outils de suivi et de contrôle ;
-Participe individuellement et en équipe, de façon continue, à une optimisation des façons de faire et à la mise à jour des processus qui touchent son travail ;
-Réalise son travail dans le respect des lois, conventions, règlements, politiques, règles, directives s’appliquant à sa fonction.

Perception et administration

-Encaisse les loyers, prépare et fait les dépôts bancaires et les impute au système comptable. Fait le suivi des comptes à recevoir et la perception si nécessaire auprès des locataires ;
-Assiste le directeur de résidence dans la planification et le suivi du budget de la résidence.
-S’assure de la saisie et de la mise à jour des données nécessaires à la gestion efficace des activités de la résidence (contrats de service) ;
-Assure la vérification de la conformité des données inscrites sur les factures, bons de commande, bons de livraison et autres documents. Codifie les factures selon les codes budgétaires, effectue la saisie des factures dans le logiciel comptable approprié ;
-Administre et rend compte d’une petite caisse, fait les ouvertures de comptes chez les fournisseurs, effectue les vérifications nécessaires et met à jour les systèmes de contrôle selon les politiques établies ;
-Fait le suivi mensuel du crédit d’impôt pour les résidents. Accomplit les tâches de classement, de copie, d’ordonnancement, etc. Répond aux demandes des clients en relation avec leur loyer, compte, etc. Prépare les rapports de location et de gestion.

Gestion relation avec la clientèle

-Fait partie du personnel d’urgence exigé par la certification des résidences pour aînés du
-Doit intervenir dans des situations d’urgence (décès, vérification des absences des résidents, etc.) ;
-Gère au premier niveau l’ensemble des plaintes de voisinage et réclamations en lien avec la location des logements en fonction des règlements, normes, procédures et programmes divers (ex. : avis et discussion téléphonique, avis formel, réflexion sur les pistes de solution, etc.) ;
-Représente l’organisation et plaide à la Régie du logement dans les dossiers de fixation de loyer, de résiliation de bail pour non-paiement et les causes de recouvrements de dommages matériels.
-Agit comme mandataire de l’organisation à la Régie du logement dans les dossiers litigieux et agit selon le cas en tant que témoin.
-Autre

Assure, lorsque requis de le faire, l’exécution de toute autre activité connexe qu’il est raisonnablement en mesure d’accomplir

Horaire de jour : du lundi au vendredi (35 heures/semaine)
Contrat à durée indéterminée
Lieu de travail situé dans le secteur Anjou

Compétences recherchées :

-DEC dans une discipline orientée vers le travail de bureau (ex. : bureautique, comptabilité, etc.)
-1-2 années d’expérience à un poste similaire
-Bonne connaissance de la bureautique et des logiciels usuels (Excel, Outlook, Word)
-Excellente connaissance du français parlé
-Capacité à rédiger, dans un français exempt de fautes, des correspondances, des rapports, recommandations, etc.
-Bonne connaissance de l’anglais parlé et écrit
-Maîtriser les mathématiques simples
-Avoir un intérêt à travailler auprès des personnes âgées
-Personne empathique et patiente
-Être axé sur l’atteinte des objectifs et capacité à accomplir un bon volume de travail
-Organisé, calme, propension au travail d’équipe, intègre et discret, patient, qui possède un excellent