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Relevant de la directrice générale, l’adjoint·e à la direction & technicien·ne comptable occupe une fonction-clé au sein de la Fondation. Il·elle travaille en collaboration avec l’équipe de direction et soutient les besoins administratifs de l’organisme afin de garantir un environnement de travail organisé et efficace.
PLUS SPÉCIFIQUEMENT, VOUS SEREZ APPELÉ·E À ASSUMER LES RESPONSABILITÉS SUIVANTES :
Soutien à la direction générale et à l’équipe de direction :
• Apporte du soutien et collabore avec les collègues de travail dans l’accomplissement de tâches administratives diverses;
• Gère le bureau, le fonctionnement et l’approvisionnement du bureau/locaux ainsi que les équipements informatiques;
• Procède à l’entrée de données et contribue à la gestion de la base de données sous le logiciel ProDon;
• Offre du soutien à la production et à l’actualisation de nombreux types de documents;
• Assure la logistique requise pour les réunions du conseil d’administration et des comités du CA tels que : réservation des locaux, envoi des avis, obtention et diffusion des documents, préparation de l’ordre du jour, prise des minutes, rédaction des procès-verbaux;
• Planifie et procède à l’envoi mensuel des lettres de remerciement aux donateur·rice·s;
• Reçoit et gère les appels généraux de la Fondation, le courrier postal et la boîte courriel générale et en assure les suivis/réponses;
• Assure l’archivage des documents papier et informatique.
Responsabilités en comptabilité :
• Comptabilise les dépôts et effectue les suivis des sommes reçues via les diverses plateformes de paiement, les chèques et les dépôts directs;
• Traite, demande les approbations requises et comptabilise les factures reçues des fournisseurs;
• Prépare les déboursés, les envoie pour approbation selon la politique des paiements;
• Effectue la facturation des conventions de dons;
• Supervise les paiements et les reçus de paiement effectués par carte de crédit;
• Traite les comptes de dépenses du personnel;
• Produit les conciliations mensuelles et trimestrielles;
• Procède à la gestion de la paye;
• Effectue la déclaration des salaires (CNESST), produit la déclaration des organismes de bienfaisance – T3010 et dépose la déclaration de la direction;
• Produit les remises gouvernementales;
• Produit des formulaires tels que T4R1, T4A, T4 Sommaire et Sommaire 1;
• Produit la déclaration semestrielle TVQ, TPS;
• Assiste la cheffe comptable et la directrice générale dans la préparation du budget annuel;
• Collabore avec la cheffe comptable pour la préparation des diverses demandes de l’équipe effectuant l’examen d’audit annuel.
