PLUS SPÉCIFIQUEMENT, VOUS SEREZ APPELÉ·E À ASSUMER LES RESPONSABILITÉS SUIVANTES :
Soutien à la direction générale et à l’équipe de direction :
• Apporte du soutien et collabore avec les collègues de travail dans l’accomplissement de tâches administratives diverses;
• Gère le bureau, le fonctionnement et l’approvisionnement du bureau/locaux ainsi que les équipements informatiques;
• Procède à l’entrée de données et contribue à la gestion de la base de données sous le logiciel ProDon;
• Offre du soutien à la production et à l’actualisation de nombreux types de documents;
• Assure la logistique requise pour les réunions du conseil d’administration et des comités du CA tels que : réservation des locaux, envoi des avis, obtention et diffusion des documents, préparation de l’ordre du jour, prise des minutes, rédaction des procès-verbaux;
• Planifie et procède à l’envoi mensuel des lettres de remerciement aux donateur·rice·s;
• Reçoit et gère les appels généraux de la Fondation, le courrier postal et la boîte courriel générale et en assure les suivis/réponses;
• Assure l’archivage des documents papier et informatique.
Responsabilités en comptabilité :
• Comptabilise les dépôts et effectue les suivis des sommes reçues via les diverses plateformes de paiement, les chèques et les dépôts directs;
• Traite, demande les approbations requises et comptabilise les factures reçues des fournisseurs;
• Prépare les déboursés, les envoie pour approbation selon la politique des paiements;
• Effectue la facturation des conventions de dons;
• Supervise les paiements et les reçus de paiement effectués par carte de crédit;
• Traite les comptes de dépenses du personnel;
• Produit les conciliations mensuelles et trimestrielles;
• Procède à la gestion de la paye;
• Effectue la déclaration des salaires (CNESST), produit la déclaration des organismes de bienfaisance – T3010 et dépose la déclaration de la direction;
• Produit les remises gouvernementales;
• Produit des formulaires tels que T4R1, T4A, T4 Sommaire et Sommaire 1;
• Produit la déclaration semestrielle TVQ, TPS;
• Assiste la cheffe comptable et la directrice générale dans la préparation du budget annuel;
• Collabore avec la cheffe comptable pour la préparation des diverses demandes de l’équipe effectuant l’examen d’audit annuel.
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