Four Seasons Looking for Concierge résidentiel / Residential Concierge at Montréal, QC Full Time

Concierge résidentiel

Division : Résidences

Département : Résidences

Relève de : Directeur des résidences

Sommaire du poste

Depuis le lobby des résidences, le concierge résidentiel répond aux diverses demandes des propriétaires en évaluant avec précision quels sont les besoins et demandes des résidents ; il offre des recommandations et des touches personnelles pour créer la satisfaction maximale chez les résidents, en se conformant aux politiques de Four Seasons.

Responsabilités principales

• Traiter toutes les interactions avec les résidents avec le plus grand degré d’hospitalité et de professionnalisme en accommodant les demandes spéciales lorsque possible ; résoudre les plaintes des résidents ; aider les résidents par rapport aux services de la résidence/de l’hôtel, des heures de fonctionnement, du personnel clé de la résidence ou de l’hôtel, des événements internes, des directions, etc. Répondre à toutes les demandes des résidents avec exactitude et rapidité, en donnant des recommandations reposant sur la connaissance locale et les pratiques de la résidence.
• Traiter les colis, les télécopies, les messages et les courriels (entrants et sortants) de manière précise et ponctuelle ; conserver et récupérer les colis des résidents, leurs épiceries, leurs bagages, leurs vêtements du nettoyage à sec et les fleurs.
• Gérer et donner l’accès aux édifices et unités à tous les fournisseurs/sous-traitants/fournisseurs de services/visiteurs des propriétaires après en avoir reçu l’autorisation, participer à l’élaboration de l’horaire des fournisseurs/sous-traitants, vérifier l’identité et donner l’accès qui convient aux fournisseurs/sous-traitants/fournisseurs de services du propriétaire. Contrôler l’accès aux portes d’entrée et aux ascenseurs.
• Veiller à la sécurité et empêcher les personnes non autorisées d’avoir accès pendant la nuit, effectuer 1-2 rondes des aires publiques résidentielles pendant le quart de travail.
• Vérifier que la documentation et l’information présentées sur les restaurants, musées, attractions, plans et autres points d’intérêt locaux sont actuelles et mises à jour. Connaître les activités offertes en ville (théâtre, sport, concerts, spectacles, expositions spéciales, visites touristiques) et établir des liens étroits avec les fournisseurs de ces secteurs afin d’offrir de l’information, des billets et des réservations aux résidents.
• Actualiser les profils des propriétaires en saisissant toute information pertinente.
• Utiliser divers logiciels pour saisir les modalités spéciales avec exactitude (comme les demandes techniques et d’entretien ménager) prises par les résidents, et vérifier que la facturation est adéquate.
• Surveiller le panneau d’alerte incendie ; réagir à toute situation d’urgence, par exemple en donnant accès aux lieux au personnel des services d’urgence (pompiers, ambulanciers, etc.).
• Coordonner la réservation des ascenseurs lors des déménagements (entrants ou sortants) après la première période d’occupation.
• Se conformer aux lignes directrices, politiques et procédures Four Seasons.
• Travailler harmonieusement et professionnellement avec les collègues et les superviseurs.

• Aider les préposés de services aux résidents à s’acquitter de leurs tâches et responsabilités en leur absence, ou durant les périodes de grand achalandage.
• Travailler étroitement avec l’hôtel pour que les livraisons, réservations et demandes spéciales des résidents soient traitées sans encombre.
• Travaille étroitement avec le personnel de nuit de l’hôtel pour veiller à la sécurité générale de l’édifice.
• Veiller en tout temps à l’état optimal du lobby des résidences en matière de propreté et de soin.
• Effectuer d’autres tâches et projets, sur demande du directeur des résidences.

APTITUDES ET COMPÉTENCES

• 2 ans d’études post-secondaires est privilégiée.
• 1 à 3 ans d’expérience en conciergerie dans un milieu luxueux.
• Une expérience comme concierge Four Seasons est privilégiée.
• Excellentes aptitudes de communication.
• Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit ; langue supplémentaire un atout.
• Aptitude à utiliser plusieurs logiciels divers.
• Un horaire flexible et la possibilité de travailler lors de tous les quarts de travail : jours, nuits, fins de semaine et jours fériés.

La liste des tâches indiquées ci-dessus n’est pas complète, le poste demande de savoir constamment s’adapter à des situations de grande activité et de gérer spécifiquement des relations avec la clientèle.

* Notre organisation adhère aux principes d’égalité d’accès à l’emploi et s’engage à embaucher une main-d’œuvre diversifiée et à maintenir une culture inclusive. Nous n’effectuons aucune discrimination reposant sur le sexe, l’ethnie, la religion, l’orientation sexuelle, l’âge, l’invalidité ni tout autre facteur protégé par les lois provinciales et fédérales.

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Residential Concierge

Division: Residences

Department: Residences

Reports to: Director of Residences

Job Summary

Operating from the Residential Lobby, the Residential Concierge responds to a wide variety of homeowner requests by accurately assessing the resident’s needs and inquiries; offering personal recommendations and personalized touches to achieve maximum resident satisfaction while complying with all Four Seasons’ policies.

Core responsibilities

• Handles all resident interactions with the highest level of hospitality and professionalism – accommodating special requests whenever possible; resolves resident complaints; assists residents in all inquiries in connection with residence/hotel services, hours of operations, key residence/hotel personnel, in-house events, directions, etc. Responds to all resident requests in an accurate and timely manner making recommendations based on local knowledge and residence practices;
• Processes packages, faxes, messages, and mail which may be either outgoing or incoming in an accurate and timely manner; stores and retrieves resident packages, groceries, luggage, dry cleaning and flowers. Coordinates with Valet parking staff the retrieval of resident’s vehicles;
• Manages and provides access to the building(s) and units with all vendor/contractor/homeowners’ service providers and visitors, after previous authorisation received, assists with vendor/contractor scheduling, verifies identity and provides appropriate residence access for vendor/contractors and homeowners’ service providers. Controls entry doors and elevator/lift access;
• Maintains security and restricts access to non-authorised individuals during overnight hours, does 1-2 rounds of the residence’s public areas per shift;
• Ensures that collateral and information for vendors, restaurants, museums, attractions, maps, and other local attractions are updated and current. Is knowledgeable about what activities are available in the local vicinity (theatre, sports, concerts, shows, special exhibits, sightseeing) and establishes close relationships with vendors in these areas in order to provide information, transportation, ticketing, and reservations for residents;
• Updates homeowner profiles with any relevant information;
• Utilizes a variety of software programs to accurately input special arrangements (i.e. Engineering and Housekeeping requests) the resident has made and ensures accurate billing;
• Monitors the fire alarm panel; responds to any emergency situation, such as providing access to emergency personnel – fire department, ambulance, etc.;
• Coordinates the booking of the elevators/lifts for move-in or move-out after the 1st occupancy period is over;
• Complies with all Four Seasons’ guidelines, policies and procedures;
• Works harmoniously and professionally with co-workers and supervisors;

• Assists Resident Service Attendants with responsibilities and duties in their absence or due to heavy volume periods;
• Works closely with hotel to ensure smooth handling of resident’s deliveries, reservations and special requests;
• Works closely with hotel/resort night shift to ensure the general security of the building;
• Ensures that the Residential Lobby is in optimal condition of cleanliness and tidiness at all times;
• Perform other tasks or projects as assigned by the Director of Residences;

SKILLS AND COMPENTENCIES

• At least two years of post-secondary education is preferred;
• One to three years of concierge experience in a luxury environment;
• Previous Four Seasons concierge experience is preferred;
• Excellent communication skills;
• Fluent in French and English, written and verbal; an additional language an asset;
• Ability to use variety of software;
• A flexible schedule with the ability to work all shifts: days, nights, weekends and holidays;

The list of tasks specified above is not exhaustive, the function will require a constant adaptation to situations of high activity and specific management of customer relations.

• Our organization is an equal opportunity employer committed to hiring a diverse workforce and sustaining an inclusive culture. We do not discriminate on the basis of gender, ethnicity, religion, sexual orientation, age, disability or any other basis protected under provincial or federal laws.