Great Lakes Pilotage Authority Looking for Operations Clerk at Cornwall, ON Full Time

OPERATIONS CLERK

The Great Lakes Pilotage Authority (GLPA) is a federal Crown corporation established, pursuant to the Pilotage Act, in order to provide safe, efficient, reliable and comprehensive marine pilotage and related services in its region of responsibility. The role and objectives of the GLPA are to establish, operate, maintain and administer, in the interest of safety, efficient comprehensive marine pilotage and related services within its geographical boundaries, pursuant to the Pilotage Act.

Position Summary:

Reporting to the Chief Operating Officer, the Operations Clerk supports the operations department in performing clerical duties, produce statistics, and maintain various records within the network drive and database systems.

Posting number: GLPA2022-02

Conditions of Employment:

$31.64/hr

Scheduled for 37.5 hours per week

Group benefits paid for by the employer

Public Service Pension Plan

Full-time, permanent position

Work location the GLPA Head Office in Cornwall Ontario

Primary Responsibilities:

• Maintain and update electronic records of pilotage certificate holders and licensed pilots.
• Analyze and interpret data for inputting results into the Great Lakes Pilotage Management System (certificate and transit records).
• Perform data verifications and initiate follow-ups with Canadian shipping companies and pilots as required.
• Daily assessment of vessels that could be subject to compulsory pilotage. Keep fully aware of all vessel’s companies operating on the Great Lakes.
• Format Word and Excel documents for mail merges and communication.
• Maintain and update records related to the Great Lakes Marine Pilotage Certificate Training Programs.
• Maintain an updated inventory of the safety equipment and personal protection equipment distributed to pilots.
• Interpret and input statistical information for producing various reports.
• Analyze and interpret pilot roster schedules.
• Maintain the expertise records for all pilots including simulation training.
• Provide support to the Chief Operating Officer with regards to the Apprentice pilot training program manual, tools and exams files.
• Maintain and coordinate the Portable Pilotage Units hardware inventory and set-up the pilots iPads.
• Coordinate incoming and outgoing mail.
• Provide support for the operations personnel as required

Qualifications:

To qualify, candidates must:

• Possess a secondary school diploma.
• Have experience in a clerical role.
• Ability to organize, multitask, prioritize, and work independently.
• Ability to work under pressure.
• Proficient in the use of MS Office application programs: MS Word, Excel, Outlook, Teams and Power Point.
• Knowledge and experience in using database system(s).
• Excellent verbal and written communications skills in both official languages.

Preferred:

• A post-secondary diploma in Business Administration, Accounting, Human Resources or a related field.

The GLPA is committed to building a skilled and diverse workplace reflective of Canadian society. We treat all employees and job applicants fairly and with dignity and respect. The GLPA uses an individual’s qualifications, skills and achievements as the basis for employment-related decisions, including hiring, promotions, compensation, benefits and conditions of employment. We promote employment equity and encourage you to complete the Self-declaration Form if you belong to one of the designated groups when you apply (Aboriginal peoples, members of visible minorities, persons with disabilities, women).

The self-declaration form is available on our website at: http://www.glpa-apgl.com/about/careers/

All interested applicants should forward their resumes in confidence, to:

Great Lakes Pilotage Authority

202 Pitt Street, 2ndFloor

P.O. Box 95

Cornwall, Ontario

K6H 5R9

Attention: Human Resources

(Only candidates selected for an interview will be contacted.)

COMMIS AUX OPÉRATIONS

L’Administration de pilotage des Grands Lacs (APGL) est une société d’État fédérale créée, en vertu de la Loi sur le pilotage, afin d’offrir des services de pilotage maritime sûrs, efficaces, fiables et complets et les services connexes dans la région dont elle est responsable. Le rôle et les objectifs de l’APGL sont d’établir, d’exploiter, de maintenir et d’administrer, dans l’intérêt de la sécurité, des services de pilotage maritime complets et efficaces, ainsi que les services connexes, à l’intérieur de ses limites géographiques, conformément à la Loi sur le pilotage.

Résumé du poste

Relevant du Directeur des opérations, le commis aux opérations aide le service des opérations à effectuer des tâches de bureau, à produire des statistiques et à tenir divers dossiers dans les systèmes de lecteur réseau et de base de données.

Numéro d’enregistrement : GLPA2022-02

Conditions d’emploi

31,64 $/heure

Prévu pour 37.5 heures par semaine

Régime de retraite de la fonction publique

Poste permanent à temps plein

Le lieu de travail est le siège social de l’APGL à Cornwall Ontario.

Principales responsabilités :

• Tenir et mettre à jour les dossiers électroniques des titulaires de certificats de pilotage et des pilotes brevetés.
• Analyser et interpréter les données pour la saisie des résultats dans le Système de gestion du pilotage des Grands Lacs (certificats et dossiers de transit).
• Effectuer des vérifications des données et entreprendre des suivis auprès des compagnies maritimes et des pilotes canadiens, au besoin.
• Tenir à jour et coordonner l’information relative au mouvement des navires et des pilotes;
• Évaluation quotidienne des navires qui pourraient être soumis à un pilotage obligatoire. Tenez-vous au courant de toutes les compagnies de navires qui opèrent sur les Grands Lacs.
• Préparer des documents Word et Excel pour le publipostage et la transmission.
• Tenir et mettre à jour les dossiers relatifs au programme de formation au certificat de pilotage maritime des Grands Lacs.
• Tenir à jour un inventaire des équipements de sécurité et de protection individuelle distribués aux pilotes.
• Interpréter et saisir des informations statistiques pour la production de divers rapports.
• Analyser et interpréter les horaires des pilotes.
• Tenir à jour les dossiers d’expertise de tous les pilotes, y compris la formation sur simulateur.
• Fournir un soutien au Directeur des opérations en ce qui concerne le manuel, les outils et les dossiers d’examens du programme de formation des apprentis pilotes.
• Maintenir et coordonner l’inventaire matériel des unités de pilotage portables et configurer les iPads des pilotes.
• Coordonner le courrier entrant et sortant.
• Fournir un soutien au personnel à l’exploitation au besoin

Qualifications requises

Pour être admissibles, les candidats doivent :

• Posséder un diplôme d’études secondaires.
• Avoir de l’expérience dans un rôle de bureau.
• Capacité d’organiser, de multitâche, de hiérarchiser et de travailler de manière indépendante.
• Capacité à travailler sous pression.
• Maîtrise de l’utilisation des programmes d’application MS Office: MS Word, Excel, Outlook, Teams et Power Point.
• Connaissances et expérience dans l’utilisation de systèmes de base de données.
• Excellentes compétences en communication verbale et écrite dans les deux langues officielles.

Préférence

• Un diplôme d’études postsecondaires en administration des affaires, en comptabilité, en ressources humaines ou dans un domaine connexe.

L’APGL s’est engagée à bâtir un milieu de travail compétent et diversifié qui reflète la société canadienne. Nous traitons tous les employés et les candidats à un emploi de façon équitable, avec dignité et respect. L’APGL utilise les qualifications, les compétences et les réalisations d’une personne comme base des décisions liées à l’emploi, y compris l’embauche, les promotions, la rémunération, les avantages sociaux et les conditions d’emploi. Nous faisons la promotion de l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à remplir le formulaire d’autodéclaration si vous faites partie de l’un des groupes désignés (Autochtones, membres d’une minorité visible, personnes handicapées, femmes) lorsque vous présentez une demande.

Le formulaire d’autodéclaration est disponible sur notre site Web à l’adresse suivante – Emplois | Administration de pilotage des Grands Lacs (glpa-apgl.com)

Les candidats intéressés doivent faire parvenir leur curriculum vitae à titre confidentiel à l’intention de :

Administration de pilotage des Grands Lacs

202, rue Pitt, 2eétage

C.P. 95

Cornwall (Ontario)

K6H 5R9

À l’attention des ressources humaines

(Seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés.)

Job Types: Full-time, Permanent

Salary: $31.64 per hour

Benefits:

• Dental care
• Extended health care
• Paid time off
• Vision care

Schedule:

Ability to commute/relocate:

• Cornwall, ON: reliably commute or plan to relocate before starting work (required)

Education:

• Secondary School (preferred)

Language:

• English (required)
• French (required)

Application deadline: 2022-04-22