Le rôle principal et habituel de la personne salariée consiste à effectuer diverses tâches de comptabilité et tâches administratives tout en appliquant les politiques, programmes et procédures en vigueur selon les normes de l’entreprise.
RESPONSABILITÉS/TÂCHES
Comptes fournisseurs
Recevoir, classer et datée informatiquement :
– Faire la saisie des données dans Sage 300 ;
– Joindre les bons de livraison et/ou de travail avec les factures ;
– Faire la vérification des factures avec nos bons de commande interne ;
– Faire la vérification des factures avec les factures clients ;
– Procéder à l’assemblage des pièces jointes (si nécessaire).
Ouvrir des comptes fournisseurs :
– Valider numéros de taxe ;
– Obtenir le spécimen chèque
– Ouvrir un dossier administratif pour recevoir les factures dans Sage 300.
Assurer un suivi auprès des fournisseurs pour solutionner les problèmes de facturation.
Faire les suivis des paiements effectués via dépôt direct, des comptes de taxes municipales et
scolaires, des cartes de crédit, des paiements de l’OPC mensuel.
Répondre aux appels des fournisseurs pour le de suivi des paiements.
Émission des chèques
Soumettre au supérieur immédiat le rapport des factures à payer pour approbation ;
Faire l’impression des chèques (fournisseurs et clients) et joindre les factures comme pièces
justificatives ;
Faire le suivi auprès des signataires ;
– Expédier les chèques
– Procéder au classement des copie informatique des chèques payés imprimés
Soutien administratif
Répondre aux appels téléphoniques (au besoin) selon les normes de la compagnie ;
Recevoir et distribuer le courrier interne et externe ;
Assurer un soutien au département de la facturation.
Tâches connexes
Tenir à jour divers systèmes de classement et assurer la confidentialité des documents ;
Faire la gestion de la petite caisse ;
Faire les dépôts des chèques des clients ;
Effectuer des analyses spécifiques demandées par son supérieur ;
Toutes autres tâches connexes demandées par son supérieur.
CONNAISSANCES
Excellente maîtrise des logiciels de la suite Ms Office (Word, Excel, Outlook)
Connaissance des activités comptables entourant la facturation de la clientèle
Connaissances approfondies en matière des taxes sur les produits et services au Québec (TPS TVQ)
Aptitudes envers le service à la clientèle interne
EXIGENCES
Diplôme d’études professionnelles (DEP) en comptabilité jumelé à un minimum de 3 ans d’expérience pratique dans un poste similaire
Excellente maîtrise du français oral et écrit
Anglais oral fonctionnel
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