HICO Canada Inc. Looking for Assistant(e) Administratif(ve) / Administrative Assistant at Montréal, QC Full Time

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PRÊT À RELEVER LE PROCHAIN DÉFI ?

Vous êtes à la recherche d’une occasion qui vous permet d’associer vos compétences en matière d’administration, de communication et de résolution de problèmes? HICO Canada est un employeur attrayant. Dans le cadre de l’expansion de nos activités en Amérique du Nord, notre équipe jeune et performante, située au coeur de Montréal, est à la recherche de nouveaux membres.

ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) D’ENTREPRISE

• Titre du poste: Assistant(e) Administratif(ve) d’Entreprise
• Durée: Poste permanent à temps plein
• Emplacement: Poste sur place dans nos bureaux du centre-ville du Vieux-Montréal (près de la station de métro Square Victoria-OACI)

FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS

• Traitement des courriers et appels téléphoniques
• Maintenir et administrer le système d’archivage du département
• Traiter la facturation, la génération de factures, le traitement des paiements anticipés et aider le service des ventes à résoudre les problèmes de recouvrement
• Traiter les documents relatifs aux ressources humaines
• Coordonner l’organisation détaillée des voyages, des réunions et des événements
• Interagir avec les clients externes, les partenaires commerciaux et les avocats
• Préparer les rapports demandés par la direction
• Participer à des projets spéciaux lorsque requis

EXIGENCES ET QUALIFICATIONS

• 2 ans d’expérience ou plus en tant qu’assistant commercial ou administratif
• Connaissance des logiciels de bureautique classiques (par exemple MS Office) et des systèmes ERP
• Connaissance exceptionnelle de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit (bilinguisme anglais/français ou allemand un atout)
• Diplôme d’études collégiales (DEC) ou équivalent Baccalauréat dans le domaine des affaires, des finances, de la comptabilité ou de l’administration ou expérience de travail correspondante
• Compréhension technique de base jumelée à une grande volonté d’apprendre
• Citoyenneté canadienne ou résidence permanente
• Capacité à travailler avec des contraintes de temps strictes ou des priorités conflictuelles
• Motivation et capacité à travailler de manière indépendante, engagement envers les objectifs et fiabilité

AVANTAGES ET BÉNÉFICES

Travailler pour nous vous offre plus qu’un emploi où vous pouvez avoir un impact

• Un salaire compétitif
• Horaires de travail flexibles
• Situé au Centre-Ville de Montréal et très accessible en transport en commun
• 15 jours de vacances
• Bureaux modernes avec une petite équipe internationale sympathique de passionnés d’aérospatiale et d’ingénierie
• Environnement de travail décontracté tout au long de la semaine
• Possibilité d’une formation d’intégration au siège du groupe HICO dans les belles villes de Vienne ou d’Eisenstadt, en Autriche

À PROPOS DE NOUS

Depuis 1997, HICO est un fournisseur complet de solutions logicielles et de services efficaces et durables pour le “support produit intégré (IPS)” et la “gestion du cycle de vie des services (SLM)”. La solution à guichet unique de HICO se concentre sur la documentation technique, la gestion du matériel, l’assistance à la maintenance, la formation et l’assistance technique. L’entreprise fournit des solutions sur mesure par l’intégration des processus et des systèmes de différentes sources d’information sur les produits.

Les solutions logicielles et les services de HICO sont proposés dans les secteurs de l’aviation, de la construction navale, de la sécurité et de la défense, ainsi que dans l’industrie d’approvisionnement de ces secteurs. Dans le contexte international, HICO coopère avec des partenaires tels que Rheinmetall, Lockheed Martin Canada et ThyssenKrupp Marine System et met en oeuvre des projets dans le monde entier.

DIVERSITÉ, ÉQUITÉ ET INCLUSION

Nous accordons une grande importance à la diversité et à l’égalité des chances et encourageons les femmes, les autochtones, les personnes handicapées, les membres des minorités visibles, les membres de la communauté LGBTQ et les anciens combattants à poser leur candidature.

CONFIDENTIALITÉ

En posant votre candidature, vous acceptez que les données transmises (données personnelles, candidature, certificats, etc.) soient traitées et conservées pour le traitement de votre candidature par HICO Canada Inc. Vos données seront conservées pendant un minimum de 3 ans et un maximum de 7 ans. Si vous souhaitez que vos données soient supprimées, veuillez envoyer un courriel à: HICOCanada(a)gmail.com.

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READY FOR THE NEXT CHALLENGE?

Are you looking for an opportunity that allows you to pair administration, communication, and problem-solving skills? You will find HICO Canada to be an attractive employer. For the expansion of our operations in North America, our young and successful team at HICO Canada, located in the heart of Montréal, is looking for additional members, to join immediately.

BUSINESS ADMINISTRATIVE ASSISTANT

• Job Title: Business Administrative Assistant
• Job Type: Full-time and permanent position
• Location: On-site position in our downtown old Montréal office (next to Square Victoria-OACI metro station)

FUNCTIONS AND RESPONSIBILITIES

• Monitor email and phone calls
• Maintain and administer department-wide filing system
• Process billing, invoice generation, cash in advance processing, and assist sales with collection issues
• Process human resource paperwork
• Coordinate detailed travel arrangements, meetings and event planning
• Interact with external customers, business associates, and counsel
• Prepare reports requested by management
• Participate in special projects as required

REQUIREMENTS AND QUALIFICATIONS

• 2+ years of experience as a business or administrative assistant
• Knowledge of typical office software (e.g. MS Office) and ERP systems
• Exceptional knowledge of English, both written and spoken (Bilingualism English/French or German an asset)
• College (DEC) diploma or equivalent Bachelor’s degree in a business, finance, accounting, or administrative field of study or corresponding work experience
• Basic technical understanding paired with a high willingness to learn
• Canadian citizenship or permanent residency
• Must be able to work under strict time constraints, or conflicting priorities
• Self-motivated and able to work independently, committed to objectives, and reliability

BENEFITS AND ADVANTAGES

Working for us gets you more than a job where you can make an impact

• Competitive salary
• Flexible working hours
• Located in downtown Montreal and very accessible by public transportation
• 15 days of vacation
• Modern offices with a small friendly international team of aerospace/engineering enthusiast
• Casual work environment the whole week long
• Possibility of onboarding training at HICO Group headquarters in the beautiful cities of Vienna or Eisenstadt, Austria

ABOUT US

Since 1997, HICO has been the Full-Line Supplier of efficient, sustainable software solutions and services for “Integrated Product Support (IPS)” and „Service Lifecycle Management (SLM)”. HICO´s One-Stop-Solution focuses on technical documentation, material management, maintenance support, training, and engineering support. The company provides custom-tailored solutions by process- and system integration of different product information sources.

HICOs software and service solutions are offered in the market sectors of aviation, the shipbuilding industry, security and defense, and the supplying industry for these sectors. In the international context, HICO cooperates with partners like Rheinmetall, Lockheed Martin Canada, and ThyssenKrupp Marine System and implements projects worldwide.

DIVERSITY, EQUITY, AND INCLUSION

We highly value diversity and equal opportunity and encourage women, aboriginal people, persons with disabilities, members of visible minorities, members of the LGBTQ community, and veterans to apply.

CONFIDENTIALITY

With your application, you agree to process your transmitted data (personal data, application, certificates, etc.) and their storage for processing your application by HICO Canada Inc. Your data will be stored for a minimum of 3 years and a maximum of 7 years. If you wish your data to be deleted, please email HICOCanada(a)gmail.com.

Job Types: Full-time, Permanent

Schedule:

• Monday to Friday

Work Location: In person