Depuis plus de 50 ans, l’Institut de tourisme et d’hôtellerie du Québec (ITHQ) est la référence au Canada en matière de formation spécialisée dans les domaines du tourisme, de l’hôtellerie et de la restauration. Répondant aux plus hauts standards de l’industrie, il est la seule école au pays à offrir des programmes dans les trois ordres d’enseignement (professionnel, technique et universitaire). Doté d’installations uniques, dont un hôtel-école, deux restaurants d’application pédagogique et un bar, il compte deux unités de recherche (GastronomiQc Lab et ExperiSens) et un centre d’expertise. En plus de ses formations diplômantes, l’ITHQ propose aussi des formations aux professionnels, des services aux entreprises et aux institutions ainsi que des ateliers au grand public (Ateliers SAQ par ITHQ).
Votre rôle
À titre d’adjoint administratif à la direction principale des études, vous agissez comme proche collaborateur du directeur principal (DP) en l’assistant dans différents dossiers administratifs et dans le bon fonctionnement de la direction. Vous serez aussi responsable de certains suivis de dossiers.
Vos responsabilités
Soutien technique au directeur principal
• Organiser l’agenda du DP selon les urgences et les priorités, prendre en charge la gestion du courrier et en assurer le suivi
• Analyser, coordonner et collaborer à la réalisation des mandats confiés à la direction en assumant les travaux techniques et en concevant les outils de travail favorisant le fonctionnement et l’efficacité de la direction principale
• Participer aux réunions de la direction principale et en rédiger les comptes rendus
• Agir comme personne-ressource auprès des gestionnaires de la direction et de leur adjointe, en assurant un soutien technique, en répondant à leurs questions et en leur transmettant des renseignements relatifs aux différents mandats donnés par le DP
• Assurer au DP le soutien technique nécessaire en vue de répondre aux diverses demandes qui lui sont formulées par la direction générale ou d’autres directions
• Coordonner et organiser des activités du DP avec les partenaires externes
• Analyser et synthétiser divers documents à l’intention du DP en attirant son attention sur les éléments prioritaires ou urgents
Soutien administratif
• Concevoir des présentations PowerPoint, effectuer de la recherche documentaire et mettre des documents en page selon les normes institutionnelles
• Collaborer à la préparation des renouvellements de postes, demandes de personnel de la direction principale ainsi que l’engagement financier s’y rattachant
• Collaborer à l’accueil des nouveaux employés de la direction principale
• Coordonner et assurer le soutien pour certains événements et activités internes
• Recevoir et gérer des appels téléphoniques externes et les courriels
• Rédiger et/ou transcrire les courriels, textes, notes de service et tableaux
• Effectuer le classement des dossiers et tenir à jour un système efficace à partir du logiciel de gestion virtuelle de classement
• Au besoin, proposer des projets de réponse à la direction générale et au DP pour diverses demandes (partenariats, commandites, lettres de remerciements, lettres de félicitations, invitations) et faire les suivis, le cas échéant, auprès de traducteurs et rédacteurs externes
Vos forces
• Démontrer de grandes habiletés relationnelles et de l’entregent
• Respecter la confidentialité
• Avoir un bon jugement et la capacité à anticiper et de l’autonomie
• Démonter rigueur et minutie
• Avoir la capacité de fonctionner dans un environnement où la charge de travail est très variable selon les périodes de l’année scolaire
• Être à l’aise de travailler dans un environnement éducatif où chaque employé agit comme modèle pour la population étudiante et véhicule les valeurs institutionnelles
Vous détenez
• Un diplôme d’études collégiales avec spécialisation dans le domaine de l’administration ou de la bureautique
• Une expérience pertinente minimale de cinq années dans des postes similaires
• Une excellente maîtrise de la langue française, parlée et écrite
• Une très bonne maîtrise de la langue anglaise, parlée et écrite
• Une excellente connaissance des environnements technologiques, collaboratifs et des logiciels d’usage courant
• La citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail en règle
Atout
• Une expérience en lien avec le domaine de l’éducation ou de l’industrie du tourisme, de l’hôtellerie ou de la restauration
Nous offrons
• Un poste syndiqué à temps plein (35 h/semaine)
• Un salaire annuel entre 41 457 $ à 58 222 $, selon l’expérience et la scolarité
• Un lieu de travail facilement accessible en transport collectif (station de métro Sherbrooke)
Avantages :
+ Programme d’aménagement et de réduction du temps de travail et régime de l’horaire variable (certaines conditions s’appliquent)
+ 4 semaines de vacances après un an de service
+
Information générale
Mme Mayane Truchot, conseillère en dotation : 514 282-5111, poste 4000
Pour vous joindre à l’équipe
Vous n’avez qu’à nous transmettre votre curriculum vitæ détaillé par courriel à l’adresse suivante :
[email protected], au plus tard le 12 novembre 2023.
Le générique masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte.
L’ITHQ souscrit aux programmes d’accès à l’égalité et d’équité en emploi.
Nous remercions à l’avance toutes les personnes de leur intérêt pour ce poste.
Seules les personnes retenues seront contactées.
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