Institut de tourisme et d’hôtellerie du Québec Looking for Agent de bureau au registrariat at Montréal, Quebec Full Time

Travailler à l’ITHQ, y avez-vous pensé ?
À titre d’agent de bureau, vous détenez un rôle crucial au sein de la Direction principale des études professionnelles, techniques et des affaires étudiantes, particulièrement au sein de l’équipe de la Direction du registrariat, du recrutement et de l’organisation scolaire. Vous assumez un rôle essentiel au bon fonctionnement des opérations.
Au quotidien, vous travaillez étroitement avec le personnel administratif, technique et de coordination. De plus, vous êtes appelé à collaborer avec d’autres services et directions, notamment avec la Direction des opérations financières et des directions responsables dans le cadre des formations continues. Vous pouvez être sollicité pour participer à des comités comme celui lié à la numérisation ou à la gestion documentaire numérique. Votre fonction vous amène à travailler concrètement au développement de l’organisation.

Vos principaux mandats
Volet administration des dossiers étudiants de l’admission à la sanction des études
Préparer le dossier étudiant lors de l’admission, de la sélection, de l’inscription ou autres notamment par la vérification et la numérisation de son contenu
Archiver de manière méthodique et selon le plan de classification établi toute la documentation utile en utilisant les outils et les processus en place
Collaborer à la planification des reprises ou des séances d’examen de tout ordre d’enseignement
Préparer, produire et transmettre les verdicts, les lettres de sanction, les bulletins ou les attestations d’études
Soutenir le personnel technique et de coordination lors des opérations courantes
Participer à l’administration et aux opérations administratives pour la formation continue (rassemblement de l’information, mise en forme de la programmation après validation, etc.)
Volet financier
Procéder aux opérations financières courantes du service (factures, paiements et autres)
Assurer le suivi des opérations financières et des frais administratifs
Procéder aux différents remboursements ou paiements
Effectuer la conciliation des transactions journalières du registrariat
Préparer des demandes de biens et de services et les contrats de location ou de service
Collaborer aux opérations comptables, aux audits, à la planification et à la révision budgétaire, si nécessaire
Volet opérations courantes diverses
Assurer le service à la clientèle directement au comptoir du registrariat
Répondre et diriger les appels entrants et assurer les suivis requis (téléphonique, courriel ou autres)
Assurer le traitement de tout envoi ou réception de documents officiels et assurer les suivis inhérents (documents, attestations, diplômes, certificats, etc.)
Assurer la prise de rendez-vous sur différents calendriers Outlook
Concevoir ou mettre en forme des documents et formulaires interactifs
Assurer la numériser la documentation du registrariat
Veiller à la mise à jour et à la conformité de l’information diffusée sur la page Web de l’ITHQ concernant les services offerts au registrariat
Participer, avec sa direction et ses collègues, à l’élaboration des orientations et des objectifs du service

Vos forces
Faire preuve d’empathie
Démontrer de l’aisance avec la clientèle
Posséder de l’entregent
Avoir le souci du détail
Être organisé et méthodique
Posséder une bonne maîtrise des environnements technologiques, collaboratifs et des logiciels de la suite Office

Vous détenez
Diplôme d’études secondaires (DES) avec spécialisation dans le domaine du secrétariat ou de la bureautique ou une attestation d’études pertinente
Une expérience minimale de trois années dans des postes similaires
Une connaissance des langues française et anglaise, parlées et écrites
La citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail en règle

Atouts
Une expérience en milieu scolaire
Une connaissance de COBA collégial ou autres systèmes de gestion pédagogique
Une connaissance de Librex

À l’ITHQ, nous vous offrons
Un poste syndiqué à temps plein (35 h/semaine) à horaire variable
Un salaire annuel de 38 151 $ à 47 045 $ selon l’expérience et la scolarité
Un lieu de travail facilement accessible en transport collectif (station de métro Sherbrooke)
Un poste en présentiel uniquement avec une possibilité d’aménagement de temps de travail selon les modalités en vigueur
Une possibilité de l’horaire de 4 jours/semaine en saison estivale
Des possibilités de perfectionnement au sein de la direction
Avantages :
4 semaines de vacances après un an de service
13 jours fériés, chômés et payés
Jusqu’à 10 jours de congés maladie
Programme d’assurance collective et régime de retraite avec la contribution de l’employeur
Programme de soutien aux études
Programme d’aide aux employés et la famille
Stationnement disponible pour auto et vélo ($)
Service de cafétéria ($), café étudiant ($), accès à la salle d’entraînement
Rabais dans nos restaurants et chez des partenaires

Information générale