Institut de tourisme et d’hôtellerie du Québec Looking for Agent de bureau – Centre d’expertise at Montréal, Quebec Full Time

Un environnement de travail stimulant aux secteurs d’activités variés

Depuis plus de 50 ans, l’Institut de tourisme et d’hôtellerie du Québec est la référence au Canada en matière de formation spécialisée dans les domaines du tourisme, de l’hôtellerie, de la gastronomie et de la sommellerie. Répondant aux plus hauts standards de l’industrie, il est la seule école au pays à offrir des programmes dans les trois ordres d’enseignement (professionnel, technique et universitaire). Doté d’installations uniques, dont un hôtel école 4 étoiles et deux restaurants d’application pédagogique, il compte deux unités de recherche (GastronomiQc Lab et ExperiSens) et un centre d’expertise. En plus de ses formations diplômantes, l’ITHQ propose aussi du perfectionnement aux professionnels, des services-conseils aux entreprises et aux institutions, ainsi que des ateliers au grand public.

Travailler à l’ITHQ, y avez-vous pensé ?

À titre d’agente de bureau, vous effectuez le travail de soutien administratif nécessaire à la coordination des activités du Centre d’expertise (CE). Vous vous assurez de la qualité des documents et concevez des outils de travail favorisant le fonctionnement et l’efficacité du Centre d’expertise (CE).

Vos principaux mandats

Rédiger, réviser et corriger divers projets de documents, lettres, contrats de service, offres de service ou notes; collaborer à la rédaction des rapports ou autres documents administratifs; effectuer la mise en page et les demandes de reprographie
Assurer un contrôle de la qualité et une coordination des différents documents de suivi des projets, des contrats, de la facturation
Développer et améliorer les outils communs pour le CE : gabarits, modèles, procédures, communications
Effectuer le suivi de l’assiduité de la facturation des consultants et des heures travaillées par des professeurs; s’assurer que les feuilles de temps sont conformes et sans erreurs et apporter les modifications nécessaires
Apporter son soutien aux utilisateurs des plateformes SOFE et Virtuo
Assumer la responsabilité liée à la préparation et au suivi budgétaire, à la facturation et à la préparation de commandes, des mandats confiés aux membres de l’équipe, obtenir l’information manquante ou les compléter au besoin et fournir le soutien technique
Saisir les demandes de biens et de services ainsi que les commandes dans le logiciel Virtuo
Collaborer avec les ressources financières et d’approvisionnement afin d’assurer la bonne marche des opérations courantes
Coordonner les activités de l’agenda et des communications du directeur
Participer à l’élaboration du bilan annuel des activités du CE, recueillir l’information nécessaire, procéder à une analyse préliminaire et une synthèse des données quantitatives et qualitatives compilées
Collaborer à la préparation des fiches techniques pour les études de crédits
Gérer et coordonner divers mandats et assurer le suivi auprès des clients : liaison entre les différentes équipes internes de l’Institut
Évaluer les besoins et les problématiques, proposer les ajustements nécessaires, concevoir, améliorer et implanter des outils et des procédures pour améliorer les processus, le suivi et la gestion des opérations et du budget du CE (tableaux de bord, indicateurs, tableaux d’inventaire et création de banques de données)
Être responsable de tenir à jour le système de classement du CE, assurer le lien avec la responsable de la gestion documentaire à l’ITHQ et agir comme personne‐ressource auprès de l’équipe.

Vos forces

Avoir une excellente maitrise du français et une bonne maitrise de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit
Avoir un très bon sens de l’organisation et une bonne capacité à établir les priorités
Démontrer un souci du détail, de la minutie et de la rigueur
Posséder des habiletés relationnelles et des aptitudes pour le service à la clientèle
Posséder un solide esprit d’équipe
Être flexible, autonome et proactif

Vous détenez

Un diplôme d’études professionnelles en administration ou un équivalent jugé pertinent
Une expérience pertinente minimale de deux années
Une bonne connaissance des environnements technologiques, collaboratifs et des logiciels d’usage courant
La citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail en règle

À l’ITHQ, nous vous offrons

Un poste syndiqué à temps plein (35 h/semaine)
Un salaire annuel de 38 535$ à 47 520$ selon l’expérience et la scolarité
Un lieu de travail facilement accessible en transport collectif (station de métro Sherbrooke)

Avantages :
+ 4 semaines de vacances après un an de service
+ 13 jours fériés, payés et chômés
+ Jusqu’à 10 jours de congés maladie
+ Programme d’assurance collective et régime de retraite avec la contribution de l’employeur
+ Programme de soutien aux études
+ Programme d’aide aux employés et à leur famille
+ Stationnement disponible pour auto