Investment Planning Counsel Looking for Advisor Services Associate (Contract) at Mississauga, Ontario, Canada Full Time

Our Operations MFDA team is currently growing! We’re seeking an Advisor Services Associate – someone who is responsible for providing a very high level of service to internal and external clients. Any advisor/branch inquiries/processing inquiries will be handled to ensure that accurate, efficient service is provided to everyone in a professional manner. The primary function of this role is to provide back office processing support for IPC Advisors.

WE WANT YOU TO JOIN OUR TEAM OF WINNERS!

At Investment Planning Counsel we’ve designed every aspect of the Advisor Services Associate role with you in mind.

What is the role of the Advisor Services Associate?

• Processing all documentation related to accounts: RSP’s, RRIF’s, LIRA’s, LIF’s, Trusts, informal and formal, estate accounts and corporate accounts.
• Enters trade requests (i.e. Buys, Sells, Switches) into the appropriate database.
• Processing transfers in and out, verify setup of new accounts, entering systematic instructions, processing withdrawals and de-registrations.
• Processing of preauthorized payments, automatic withdrawals, purchases, redemptions, transfers, switches and ensuring accurateness of transactions.
• Monitoring of monthly reports in preparation for maturities and interest payments.
• Process all transaction related paperwork such as letters of Indemnities, commission rebates, cheque requisitions – as it pertains to specific branch offices/advisors in a timely, efficient and accurate manner.
• Reviews and prepares monthly Nominee Reconciliation.
• Create and review non-financial updates sent to fund companies via Fund SERV.
• Provide assistance for back office software application testing as required.
• Ad-hoc duties as required.

What traits and competencies should an Advisor Services Associate possess?

• Must be able to effectively communicate to various audiences and all levels of staff.
• Ability to quickly review/edit staff’s work and make corrections/amendments if necessary.
• Excellent verbal and written communication.
• Strong time management and organizational skills.
• Ability to oversee/manage multiple projects effectively and a capacity for dealing with tight deadlines.
• Service oriented attitude and desire for future growth.

What are the preferred qualifications for an Advisor Services Associate?

• Post-secondary education in business required.
• 2-5 years of experience within the Mutual Fund Industry and specifically Registered products in a Nominee environment.
• Completion of CSC/IFIC.
• Bilingual in English and French is required.
• Proficient at using the Microsoft Office suite of products, mainly MS Word and Excel
• 12 Month Contract

What is # lifeatIPC?

• Awesome support in providing industry-leading training to help you succeed in your role
• Awesome community involvement opportunities through IPC Cares
• Awesome perks: benefits that fit your needs, pension, share purchase plan, corporate discount plans, social events, summer hours, and fun
• Awesome recognition: kudos, all-star program, rising star, and the circle of excellence
• Awesome Leadership teams that know your name

If someone you know sounds like a great fit for this role, send them this job posting and encourage them to apply!

If you continue in the selection process, please notify us of any particular accommodation you might require. Any information you send us will be treated with complete confidence.

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Investment Planning Counsel (IPC) est l’une des entreprises indépendantes de gestion de patrimoine qui connaît la croissance la plus rapide au Canada. Nous sommes des gens provenant de divers horizons, mais qui travaillent tous à un même objectif : aider des conseillers et des conseillères à bâtir leur entreprise grâce à une expérience client exceptionnelle.

Notre équipe chargée des opérations ACFM prend de l’expansion! Nous cherchons à pourvoir un poste de responsable, Services aux conseillers – une personne chargée de fournir un niveau de service de haute qualité à nos clients/clientes tant internes qu’externes. La personne choisie sera appelée à répondre à toutes les demandes de renseignements provenant des conseillers/conseillères et des succursales afin d’assurer l’exactitude et l’efficacité du service pour tout le monde d’une manière professionnelle. La principale responsabilité de ce poste consiste à offrir du soutien administratif aux conseillers/conseillères d’IPC.

NOTRE ÉQUIPE GAGNANTE VOUS ATTEND!

À IPC, chaque aspect de ce poste a été pensé en fonction de vous.

Fonctions du ou de la responsable, Services aux conseillers

• Traiter tous les documents liés aux : RER, FEER, CRI, FRV, fiducies (légalement constituées et implicites), comptes de succession et comptes de société.
• Entrer les demandes d’opération (achats, ventes, échanges) dans les bases de données appropriées.
• Traiter les transferts entrants et sortants, vérifier l’établissement des nouveaux comptes, saisir les directives pour les opérations automatiques, traiter les retraits et les désenregistrements.
• Traiter les paiements préautorisés, les retraits automatiques, les achats, les rachats, les transferts et les échanges ainsi que s’assurer de l’exactitude des opérations.
• Faire le suivi des rapports mensuels afin de prévoir les échéances et les versements d’intérêts.
• Traiter rapidement, efficacement et avec précision tous les documents liés aux opérations tels que les lettres d’intention, remises de commission, demandes de chèques, et ce, pour les succursales et les conseillers/conseillères.
• Examiner et préparer mensuellement les rapprochements des comptes d’intermédiaire.
• Créer et examiner les mises à jour de nature non financière envoyées aux sociétés de fonds par Fundserv.
• Aider à la réalisation des tests d’applications administratives, selon les besoins.
• S’occuper de tâches ponctuelles, selon les besoins.

Traits de personnalité et compétences recherchés

• Capacité de communiquer avec divers publics et du personnel de tous les niveaux.
• Capacité de réviser et de modifier rapidement le travail des collègues et d’apporter des corrections/modifications, s’il y a lieu.
• Excellente communication orale et écrite.
• Bonnes aptitudes en organisation et en gestion du temps.
• Capacité de superviser/gérer de multiples projets avec efficacité et de respecter des échéances serrées.
• Souci du service et aspirations professionnelles.

Aptitudes requises pour le poste

• Études postsecondaires en administration des affaires.
• De 2 à 5 ans d’expérience dans le secteur des fonds de placement, plus particulièrement, dans les produits enregistrés des comptes d’intermédiaire.
• Réussite du CCVM ou du cours de l’IFIC.
• Bilinguisme (français et anglais), requis.
• Très bonne connaissance des applications de la suite Microsoft Office, principalement Word et Excel.
• Contrat de 12 mois

Ce qui vous attend à IPC (# lifeatIPC)

• Un soutien de premier ordre en matière de formation pour vous aider à réussir dans le rôle qui vous sera confié
• Des belles occasions de contribuer au bien-être de votre collectivité grâce à IPC Cares
• De formidables atouts : des avantages sociaux répondant à vos besoins, un régime de retraite, un régime d’achat d’actions, des rabais d’entreprise, des événements sociaux, un horaire de travail estival et de la convivialité
• De fabuleux programmes pour souligner votre réussite
• Des équipes de direction accessibles, qui prendront le temps de bien vous connaître

Si vous connaissez une personne à qui ce rôle conviendrait, faites-lui parvenir cet avis de poste à pourvoir et encouragez-la à postuler!

Si vous poursuivez le processus de sélection, veuillez nous aviser de toute adaptation particulière dont vous pourriez avoir besoin. Tous les renseignements que vous nous fournirez demeureront absolument confidentiels.