IQVIA Looking for Project Coordinator 2 at Quebec Full Time

Coordonnateur de projet 2

Résumé de la description de poste

Fournir un soutien et une assistance aux chefs de projet et aux équipes de projet en lien avec le ou les projets assignés. Soutenir toutes les activités liées aux projets assignés conformément aux POS, politiques et pratiques.

Fonctions essentielles

• Aider à l’établissement de nouvelles procédures et proposer des suggestions d’amélioration des processus pour les procédures existantes.

• Mettre en place et maintenir tous les fichiers et dossiers de documentation des projets.

• Aider à la création et coordonner toutes les informations et communications pour les projets assignés.

• Mettre à jour et maintenir les bases de données internes, les systèmes de suivi et les plans de projet avec des informations spécifiques aux projets.

• Préparer, analyser et distribuer des rapports d’état, de suivi et de financement des projets.

• Préparer le matériel de présentation pour les réunions et les données récapitulatives des projets.

• Coordonner les réunions de l’équipe de projet avec les clients, en identifiant et en planifiant le support approprié (Web, téléconférence, en personne) et en veillant à ce que les arrangements soient traités de manière appropriée. Déterminer et planifier toutes les exigences des réunions à l’avance, selon les directives du chef de projet.

• Dresser et enregistrer des procès-verbaux, prendre des notes et des actions lors des réunions assignées, les distribuer et assurer le suivi en conséquence.

• Coordonner avec les autres membres du personnel de soutien du projet au sein et à travers l’organisation pour identifier et consolider les processus de soutien.

• Servira de contact de secours pour l’équipe de projet interne telle que désignée par le chef de projet.

• Entreprendra des activités de gestion de projet selon les directives du chef de projet.

Qualification :

• Diplôme d’études secondaires ou équivalent requis

• 5 ans d’expérience professionnelle connexe requis ou

• Combinaison équivalente d’études, de formation et d’expérience

• Bonnes compétences en communication et en relations interpersonnelles

• Bonnes compétences en résolution de problèmes

• Solides compétences organisationnelles

• Approche axée sur les résultats et les détails en matière d’exécution et de production du travail

• Capacité à travailler sous une direction rapprochée

• Solides compétences en logiciels et en informatique, y compris les applications MS Office

• Capacité à établir des priorités, à rechercher activement des commentaires et à résoudre des problèmes

• Capacité à travailler de manière autonome et à gérer efficacement son temps

• Capacité à établir et à entretenir des relations de travail efficaces avec les collègues, les gestionnaires et les clients

Vous devrez soutenir, assurer la liaison avec et/ou travailler avec des [clients et/ou fournisseurs] d’IQVIA partout au Canada et à travers le monde, par conséquent, une connaissance fonctionnelle de l’anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral, est nécessaire à l’exercice des fonctions de ce poste.

Comme nos équipes de recrutement sont mondiales, veuillez soumettre votre CV en anglais et en français.

Essential Functions:

• Assist with the establishment of new procedures and offer suggestions for process improvements for existing procedures.

• Set up and maintain all project documentation files and records.

• Assist with the creation and coordinate all information and communications for assigned projects.

• Update and maintain internal databases, tracking systems and project plans with project specific information.

• Prepare, analyze and distribute status, tracking and project finance reports.

• Prepare presentation materials for meetings and project summary data.

• Coordinate project team and customer meetings, identifying and planning appropriate medium (Web, telecon, face to face) and ensuring arrangements are handled appropriately. Determine and plan all meeting requirements in advance, as directed by the Project Manager.

• Take and record minutes, notes and actions at assigned meetings, distribute and follow up accordingly.

• Coordinate with other project support staff within and across the organization to identify and consolidate support processes.

• Will serve as backup contact for internal project team as designated by project manager.

• Will undertake project management activities as directed by project manager.

Qualifications:

• High School Diploma or equivalent Req

• 5 years of related work experience Req Or

• Equivalent combination of education, training and experience Req

• Good communication and interpersonal skills

• Good problem solving skills

• Strong organizational skills

• Results and detail-oriented approach to work delivery and output

• Ability to work under close direction

• Strong software and computer skills, including MS Office applications

• Ability to prioritize, actively seek input and problem solve

• Ability to work independently and manage time efficiently

• Ability to establish and maintain effective working relationships with coworkers, managers and clients

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