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Do you have a love for comedy, the drive to work in the entertainment business, plus a love of organizing and dealing with a variety of different people? Then we’ve got the job for you. The Just for Laughs Comedy Festival is seeking an enthusiastic, organized, and hard-working individual to be our Logistics Manager for the 2022 Montréal Festival.
Managing the Logistics team, the Logistics Manager is responsible for overseeing all talent logistics for 300+ artists as well as Festival staff, industry and guests. You will work closely with the Director of Operations to ensure that all deadlines are met and that everything runs like clockwork. The successful applicant must have strong organizational and communication skills, be able to multi-task and function in time-sensitive and high-pressured situations and excel at managing a team. The applicant should be prepared to work long hours in the lead up to and during Festival time.
Duration: This is a temporary, full-time position from May to mid-August 2022 with the possibility of extending into the Fall for other projects.
Location: Montreal, QC.
Responsibilities include the following:
Oversee all logistics for the Montreal Festival, including flights, accommodation and ground transport;
Manage external relationships with hotels, travel agencies and airlines ensuring that all contractual obligations by both parties are upheld;
Manage a team of coordinators towards the successful delivery of all Festival talent logistics;
Liaise with the Programming team to ensure all artist logistics details are delivered accurately in accordance with their Festival offers;
Work with the Director of Operations to find best practice processes for managing all artist logistics and ensure they are adhered to at all times;
Coordinate the timely arrival of all talent and booking of hotel accommodations for festival performers staff;
Work closely with festival staff to establish clear communication guidelines in regards to artist information and hospitality details;
Oversee the preparation and distribution of welcome kits, as well as the greeting and registration of artists;
Respond to all inquiries and requests from artists before, during, and after the festival;
Create all related logistics POs in a timely manner, and ensure that all documents are available for accounting to process;
Assist the Director of Operations in overseeing all relevant accounting pertaining to Logistics;
Manage hotel contracts and rates, rooming lists and all hotel details;
Successfully deliver all artist logistics for the Montreal Festival including all transportation logistics for the Montreal Festival;
Manage the Logistics office at the host hotel;
Responsible for all post-festival logistics accounting/billing;
All related administrative tasks needed by immediate supervisor, including but not limited to, answering calls, preparing emails, creating purchase orders etc.
Qualifications
The successful candidate will have:
2+ years of experience in theatre and/or arts management, including working in a festival setting;
Bilingual (English, French);
Experience in producing and/or event operations;
Experience hiring, managing and motivating a team;
Demonstrated attention to detail and accuracy;
Outstanding writing, spelling, grammar, punctuation, and proofreading skills;
Ability to work with multiple team members across the organization and complete projects in a timely manner;
Ability to thrive in a fast-paced work environment with multiple projects open at one time;
Excellent time management, organizational and administrative skills;
Ability to take initiative and work both independently and as part of a broader team;
Capacity to work long hours, as needed;
Professionalism, maturity, and sensitivity to confidential information;
Expert level skills in Microsoft Excel, Outlook, and Microsoft Word;
Overall love of comedy!
To apply, please click below and submit a Cover Letter and CV. No phone calls please, only candidates selected for an interview will be contacted.
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Avez-vous un intérêt marqué pour la comédie, la volonté de travailler dans le secteur du divertissement, ainsi qu’une aptitude prononcée pour organiser et traiter avec une variété de personnes différentes ? Alors nous avons le travail pour vous. Le Festival d’humour Juste pour rire est à la recherche d’une personne enthousiaste, organisée et travailleuse pour être notre responsable de la logistique pour le Festival de Montréal 2022.
Le responsable logistique est chargé de superviser toute la logistique des talents pour plus de 300 artistes ainsi que le personnel du Festival, l’industrie et les invités. Vous travaillerez en étroite collaboration avec le directeur des opérations pour vous assurer que tous les délais sont respectés et que tout se déroule comme sur des roulettes. Le candidat retenu doit avoir de solides compétences en organisation et en communication, être capable d’effectuer plusieurs tâches et de fonctionner dans des situations urgentes et sous haute pression et d’exceller dans la gestion d’une équipe. Le candidat doit être prêt à travailler de longues heures avant et pendant le Festival.
Durée : Il s’agit d’un poste temporaire à temps plein à partir de maintenant jusqu’à la mi-août 2022 avec possibilité de prolongation à l’automne pour d’autres projets.
Lieu : Montréal, QC.
Responsabilités :
Superviser toute la logistique du Festival de Montréal, y compris les vols, l’hébergement et le transport terrestre ;
Gérer les relations externes avec les hôtels, les agences de voyage et les compagnies aériennes en veillant à ce que toutes les obligations contractuelles des deux parties soient respectées ;
Gérer une équipe de coordonnateurs en vue de la livraison réussie de toute la logistique des talents du Festival ;
Assurer la liaison avec l’équipe de programmation pour s’assurer que tous les détails logistiques des artistes sont livrés avec précision conformément à leurs offres du Festival ;
Travailler avec le directeur des opérations pour trouver les meilleurs processus de gestion de la logistique des artistes et s’assurer qu’ils sont respectés en tout temps ;
Coordonner l’arrivée en temps opportun de tous les talents et la réservation des chambres d’hôtel pour le personnel des artistes du festival ;
Travailler en étroite collaboration avec le personnel du festival pour établir des directives de communication claires en ce qui concerne les informations sur les artistes et les détails d’accueil ;
Superviser la préparation et la distribution des trousses de bienvenue, ainsi que l’accueil et l’inscription des artistes ;
Répondre à toutes les questions et demandes des artistes avant, pendant et après le festival ;
Créer tous les bons de commande logistiques connexes en temps opportun et s’assurer que tous les documents sont disponibles pour la comptabilité à traiter ;
Assister le directeur des opérations dans la supervision de toute la comptabilité pertinente relative à la logistique ;
Gérer les contrats d’hôtel et les tarifs, les listes de chambres et tous les détails de l’hôtel ;
Livrer avec succès toute la logistique des artistes pour le Festival de Montréal, y compris toute la logistique de transport pour le Festival de Montréal;
Gérer le bureau logistique de l’hôtel d’accueil ;
Responsable de toute la comptabilité/facturation de la logistique post-festival;
Toutes les tâches administratives connexes requises par le superviseur immédiat, y compris, mais sans s’y limiter, répondre aux appels, préparer des courriels, créer des bons de commande, etc.
Qualifications minimales :
2 ans et plus d’expérience en gestion théâtrale et/ou artistique, y compris dans le cadre d’un festival;
Bilinguisme (anglais, français);
Expérience dans la production et/ou les opérations événementielles ;
Expérience de l’embauche, de la gestion et de la motivation d’une équipe ;
Compétences de niveau expert dans Microsoft Excel, Outlook et Microsoft Word ;
Compétences requises :
Souci démontré du détail et de l’exactitude;
Compétences exceptionnelles en rédaction, orthographe, grammaire, ponctuation et relecture (anglais);
Capacité à travailler avec plusieurs membres de l’équipe au sein de l’organisation et à réaliser des projets en temps opportun ;
Capacité à prospérer dans un environnement de travail au rythme rapide avec plusieurs projets ouverts en même temps ;
Excellentes compétences en gestion du temps, en organisation et en administration;
Capacité à prendre des initiatives et à travailler de manière autonome et au sein d’une équipe élargie ;
Capacité à travailler de longues heures, au besoin;
Professionnalisme, maturité et sensibilité aux informations confidentielles ;
Intérêt marqué pour la comédie !
Pour postuler, veuillez cliquer ci-dessous et soumettre votre cv ainsi qu’une lettre de motivation. Seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés.
