Réceptionniste jobs at Montreal, Quebec, Canada Full Time

Sous la supervision de la directrice de la clinique, la réceptionniste a comme principales tâches d’accueillir la clientèle et de procéder à la facturation des soins et produits vendus. Elle assure également un suivi de la correspondance principalement par téléphone et par courriels. D’autres tâches administratives peuvent aussi lui être confiées au besoin, en soutien à l’équipe.

Responsabilités :

• Service à la clientèle
• Accueillir chaleureusement les clients dès leur arrivée en clinique ;
• Créer un dossier pour chaque nouveau client et/ou mettre à jour le dossier existant;
• Préparer les dossiers des clients pour les soins des jours à venir;
• Remettre aux clients les formulaires et consentements nécessaires aux soins à recevoir;
• Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels de la clientèle;
• Assurer le rappel des clients qui n’ont pas confirmé leur présence à leur rendez-vous;
• Assurer la bonne gestion et l’optimisation de l’agenda des rendez-vous.
• Facturation
• Produire les factures des clients et assurer la vérification des factures quotidiennement.
• Gestion de la réception
• Se charger des procédures d’ouverture et de fermeture de la clinique;
• Traiter la correspondance et les envois par messageries diverses;
• Comptabiliser les traitements de la journée en collaboration avec la consultante;
• Maintenir à l’ordre la réception, le coin boutique et la salle d’attente;
• Gérer les commandes de matériel bureautique et autres;
• Effectuer la fermeture de lot, balancer les rapports quotidiens et transmettre l’encaisse à la comptabilité;
• Veiller à la disponibilité de la monnaie dans la petite caisse.

Qualifications :

• Diplôme d’études secondaires requis, formation en bureautique un atout important.
• Au moins deux (2) années d’expérience dans un poste similaire.
• Langues parlées et écrites : bonne maîtrise du français, l’anglais est un atout.
• Maîtrise des logiciels de la suite bureautique Microsoft Office.
• Avoir à cœur le bien-être du client
• Communiquer de manière efficace
• Démontrer un esprit d’équipe et de collaboration
• Être intègre et digne de confiance
• Faire preuve d’initiative et d’autonomie
• Savoir planifier et coordonner ses activités
• Faire preuve de rigueur, de fiabilité et de flexibilité