FONCTIONS :
Administration / gestion :
– Réaliser le plan stratégique élaboré par la direction et le conseil d’administration.
– Préparer et soumettre à la directrice les budgets en lien avec la gestion des immeubles.
– Assurer le suivi de la facturation des fournisseurs afin de garantir les meilleurs prix possible.
– Gérer les contrats d’entretien intérieur et extérieur ainsi que les projets d’amélioration.
– Renégocier les contrats des fournisseurs de services des immeubles au besoin et faire des recommandations à la directrice (déneigement, paysagement, gouttières, système de sécurité et incendie, ventilation, plomberie, etc.).
– Procéder au simulation de feu en collaboration avec l’équipe.
– Assurer la collecte des loyers et transmettre le tout à l’adjointe administrative.
– Assurer l’achat de matériel et des fournitures de remplacement ainsi que les services d’entretien.
– Superviser la concierge et la house manager
– Travailler en étroite collaboration avec toute l’équipe du Refuge.
Immeuble et logement :
– Coordonner l’entretien et les réparations des immeubles (SE, 1ere et 2e étape) en étroite collaboration avec le personnel d’entretien (house manager, concierge, direction, travailleuses, etc.)
– Évaluer, bi annuellement, le bâtiment pour s’assurer des bonnes conditions physiques du bâtiment. Le tout conformément à la liste d’éléments a inspecté.
– Assurer le suivi des travaux à effectuer suite au bilan de santé réalisé.
– Assurer la gestion efficace de l’immeuble.
– S’assurer que tous les logements sont nettoyer, peinturer, réparer au besoin après le départ d’une locataire en vu d’en assurer la disponibilité pour la relocation dans les délais prescrits.
– Préparer les informations à transmettre pour la facturation de la locataire sortante si nécessaire.
– S’assurer que le logement est conforme aux normes de l’organisme suite aux déménagements des locataires.
– Préparer les demandes de subvention pour l’obtention du supplément au loyer et compléter les dossiers selon les critères établis à l’OMH et la SHQ.
– Informer et éduquer les locataires sur les mesures d’urgence à suivre et s’assurer que ces procédures sont respectées et comprises par chacune.
– Coordonner les processus d’évictions (avec la collaboration de l’équipe et la direction).
– Effectuer les inspections pour l’ensemble des logements en collaboration avec la concierge(avant l’arriver des femmes, mensuellement et lors de son départ).
Dons matériels :
– Coordonner et comptabiliser les donateurs matériels et assurer la logistique en lien avec les remerciements (fiches, lettres et envoie).
– Gérer l’ensemble des dons matériels, en assurer la saine gestion et rotation des stock (ce qui entre vs ce qui sort vs ce dont le Refuge a besoin)
– Coordonner la collecte, l’entreposage et la distribution des dons matériels (pour les hébergements, kits d’arrivée et de départ, déménagement des femmes, etc), en collaboration avec la direction, la concierge et la house manager.
– Assurer le lien avec les donateurs matériels du Refuge
Développement :
– Développer divers partenariats, selon les besoins.
Divers :
– Effectuer toutes autres tâches connexes demandées par la direction.
– Organiser, collaborer, participer aux actions sociopolitiques du Refuge sur demande.
– Participer aux rencontres mensuelles d’équipe.
– Participer aux activités de levée de fonds au besoin.
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