Réseau MAclinique Looking for Adjointe administrative – ressources humaines – télétravail at Laval, QC Full Time

Sommaire des responsabilités :

Sous l’autorité directe de la directrice des ressources humaines, l’adjointe effectue diverses tâches administratives en lien avec le recrutement, la dotation, l’accueil et l’intégration du personnel, pour le RÉSEAU MAclinique (RMC) et ses entités administratives, notamment pour NOTREmaison.

Dans le contexte d’un futur projet, les démarches de recrutement et de dotation du gestionnaire et des membres de son équipe sont amorcées quelques mois avant le début des opérations par la directrice, l’adjointe administrative et les gestionnaires concernés. Dès l’entrée en fonction du futur gestionnaire, les responsabilités de recrutement et de dotation lui seront transférées avec le soutien de la direction des ressources humaines afin qu’ils deviennent autonomes au niveau du recrutement et des embauches.

Responsabilités:

• A la demande de la directrice, publie les différentes offres d’emploi de la future entité administrative sur les différents sites d’emploi préconisés selon la situation;

• Accuse réception de chaque candidature reçue via INDEED fait les démarches nécessaires avec chaque candidat dans le processus de sélection;

• Travaille en étroite collaboration avec la directrice de la comptabilité et de son adjointe en ce qui concerne la paie ou la tenue de dossiers d’employés;

• Assure le soutien logistique et administratif lié aux activités de dotation, d’accueil et d’intégration professionnelle, de fin d’emploi et de formation continue selon les besoins;

• Collabore à l’amélioration et à la mise à jour de divers documents tels que programmes, politiques, procédures ou outils relatifs aux ressources humaines;

• Collabore à mettre à jour les données telles que les informations aux dossiers des employés, les indicateurs de performance RH, etc. Par exemple, comptabilise les statistiques de recrutement à la fin de chaque moi (Indeed, Fb, LK, Web ou candidatures spontanées);

• Assure les suivis administratifs relatifs aux différents programmes de ressources humaines, de subvention, de comités et de projets touchant les RH;

• Collabore, avec la directrice, au suivi lié à l’application des politiques internes et de la conformité légale en lien avec la CNESST;

• En collaboration avec la directrice des ressources humaines, réalise des enquêtes salariales pour des postes de niveau technique;

• En collaboration avec la directrice des ressources humaines et l’adjointe en comptabilité, réalise en partie les exercices d’équité salariale requis;

• Effectue toute autre tâche connexe.

Tâches relatives à la dotation et à l’embauche pour NOTREmaison :

· Rédige les descriptions de poste (de niveau technique) en collaboration avec la directrice des ressources humaines et le gestionnaire concerné;

· Rédige les offres d’emploi, dans le respect des échelles salariales, les fait approuver par le gestionnaire avant de les publier (sans frais) sur Indeed;

· Dès réception, examine chaque candidature reçue sur Indeed. Vérifie notamment les permis de travail des candidats, examine le curriculum vitae et autres documents des candidats, contacte ceux qui semblent correspondre davantage au profil recherché et les invite à une entrevue téléphonique (questionnaire d’entrevue téléphonique) afin de vérifier certains points techniques;

· Consigne ces informations dans le tableau EXCEL DOTATION & EMBAUCHES;

· Si les résultats de l’entrevue sont positifs, invite le candidat à une entrevue avec le comité de sélection (gestionnaire, DRH ou adjointe RH);

· Lors de l’entrevue note les réponses des candidats aux différentes questions, enregistre ce document dans le dossier de l’employé. Note aussi la décision du comité et les motifs de cette décision;

· Si le comité retient la candidature de la personne, avise la personne que le comité a retenu sa candidature, vérifie ses disponibilités pour le début d’emploi ou période de formation;

· Créé un dossier pour le futur employé dans le DRIVE ou FOLKS;

· Demande aux candidats de nous fournir les documents nécessaires à l’ouverture de leur dossier d’employé : diplôme d’études et heures de formation, relevé de notes, attestations d’emploi, PDSB, RCR, Loi 90, carte RAMQ, permis de conduire, NAS, chèque spécimen et les déposent dans le dossier de l’employé. Note toutes ces informations au tableau EXCEL;

· Avise le candidat que nous vérifierons ses antécédents criminels;

· Fais une demande par courriel à l’Équipe Accès Identité afin qu’on puisse vérifier les antécédents criminels de chaque candidat en lui fournissant son nom, son téléphone et son courriel. Indique le courriel du candidat en c.c. afin qu’elle soit avisée de la demande;

· A la réception de la vérification des antécédents criminels, dépose le document dans le dossier de l’employé. Si le résultat est positif, communique avec la directrice des ressources humaines. Note ces informations dans le tableau EXCEL;

· Prépare les documents pour l’embauche tels que la fiche d’employé, la description du poste, le contrat d’embauche, le code de conduite, l’engagement de confidentialité et de loyauté et les fait parvenir à la gestionnaire pour qu’elle fasse signer le nouvel employé;

· Le gestionnaire conservera les originaux mais enverra quelques documents à l’adjointe administrative pour la paie tels que la fiche d’employé, son salaire, NAS et chèque spécimen;

· Toutes autres tâches connexes à la demande de son supérieur.

Profil de compétences requises:

Connaissances requises (savoir)

• Diplôme d’études (AEC – agent support en gestion des ressources humaines, DEP en secrétariat, Technique en ressources humaines, etc). Toute autre formation ou expérience pertinente sera considérée;

• Connaissance d’Indeed ou autre outil de recrutement – un atout;

• Maîtrise intermédiaire de la suite Office et des logiciels usuels de bureau;

• Excellent français et anglais intermédiaire.

Habiletés (savoir-faire)

• Expérience comme adjointe-administrative en ressources humaines est souhaitable ainsi qu’en contexte multiculturel;

• Fortes compétences organisationnelles dans la priorisation des tâches multiples;

• Discipline pour travailler en télétravail.

Attitudes (savoir-être)

• Professionnalisme, discrétion et diplomatie;

• Sens du service à la clientèle;

• Aisance pour le travail d’équipe;

• Attitude positive.

Conditions de travail

• Salaire : 25$ à 30$ l’heure selon l’expérience;

• Poste permanent à temps plein (35 heures par semaine) en télétravail;

• Du lundi au vendredi de jour. Disponibilité occasionnelle en soirée.

Type d’emploi : Temps plein, Permanent

Salaire : 25,00$ à 30,00$ par heure

Horaires de travail :

• Du Lundi au Vendredi
• Quart de jour

Formation:

• DEP/ AEC ou Certificat (Obligatoire)

Expérience:

• Ressources humaines: 3 ans (Souhaité)

Lieu du poste : Un seul lieu de travail