Ricoh Canada Inc. Looking for Receptionist at Montreal, Quebec, Canada Full Time

We want you to join our customer centric team whose passion it is to Empower Digital workplaces!

At Ricoh, we aren’t satisfied with keeping pace with today’s complex work environments, we are setting the pace. We are reimagining the workplace.

Our high-performance workplace is powered by a team that thrives. We offer a friendly culture with a focus on wellbeing and work life balance. Flexible work options, a time off purchase program, great physical and mental health benefits, employee discount and recognition programs are only some of the advantages of working at Ricoh.

We are a family that promotes positive manager relationships and on-going learning & development that nurtures professional growth and career advancement.

Discover what you are capable of in an environment where your growth is supported, and your success is celebrated.

Responsibilities

• Will manage front office, telephone, client meetings, greet clients and visitors.
• Will look up unidentified mail in (client database).
• Will cross train in the mail/print center and rotate in as necessary.
• Will manage in-house client events
• Escort guests to meeting rooms. Take coats/luggage and store. Offer coffee/water.
• Works closely with department Admins.
• Oversee services mailbox – for administration of client meeting room reservations and catering requests. Triage catering requests and coordination of managed client meeting rooms.
• Oversee fax mailbox – recorded voice messages and electronic fax.
• Back up oversight to facilities mailbox
• Submit service request to landlord for building issues.
• Document front desk processes and maintain update on sharepoint site.
• Back up to support requests for records retrieval during transition of electronic records to the business.
• Security access card administration.
• Participate in Health & Safety Fire warden.

Education & Experience

• High School Diploma or equivalent experience
• Minimum 1-2 years of experience working in a reception position

Skills

• Excellent interpersonal skills with the ability to quickly develop business relationships
• Strong self-motivation to drive results
• Excellent communication skills both verbal and written
• Effective use of Microsoft Office
• Ability to regularly lift and push objects up to 30-50 lbs

Ricoh is an information management and digital services company connecting technology, processes, and people in progressive business around the world. Ricoh is a recognized leader in document workflow, process automation, digital transformation, and security. Every day our 90,000+ global employees work with big and small companies’ optimizing their end-to-end business solutions.

Réceptionniste

Nous souhaitons que vous vous joigniez à notre équipe axée sur ses clients, pour laquelle la dynamisation des lieux de travail est une passion!

Chez Ricoh, nous ne nous contentons pas de suivre le rythme des environnements de travail complexes d’aujourd’hui; nous le donnons. Nous réinventons le milieu de travail.

Derrière notre milieu de travail hautement performant se trouve une équipe prospère. Nous offrons une culture conviviale tournée vers le bien-être et l’équilibre entre le travail et la vie privée. De plus, travailler chez Ricoh procure de nombreux avantages, dont des options de travail flexible, un programme d’achat de congés, d’excellents avantages sociaux pour la santé tant physique que mentale, des rabais pour les employés et des programmes de reconnaissance, pour n’en nommer que quelques-uns.

Nous formons une famille faisant la promotion de bonnes relations avec les gestionnaires de même que d’un apprentissage et d’un perfectionnement continu qui encourage l’épanouissement professionnel et le cheminement de carrière.

Découvrez ce dont vous êtes capable dans un environnement où l’on appuie votre épanouissement et célèbre votre réussite.

Ricoh est actuellement à la recherche d’une personne axée sur sa carrière responsable d’une vaste gamme de tâches de bureau, y compris accueillir les visiteurs, répondre et transférer les appels ainsi que fixer des rendez-vous.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

• S’occuper de la réception, du téléphone, des réunions des clients et s’occuper d’accueillir les clients et les visiteurs
• Chercher le courrier non identifié dans (base de données du client)
• Suivre une formation polyvalente dans le centre de courrier et d’impression et prendre le relai au besoin
• S’occuper des événements de clients internes
• Escorter les invités jusqu’aux salles de réunion. Prendre et ranger les manteaux et les bagages. Offrir du café et de l’eau.
• Travailler en étroite collaboration avec les administrateurs du service
• Surveiller la boîte aux lettres pour les services – pour gérer les réservations de salles de réunion faites par des clients et les demandes de traiteur. Trier les demandes de traiteur et coordonner les salles de réunion gérées de clients.
• Surveiller la boîte aux lettres pour les télécopies – messages vocaux enregistrés et télécopies électroniques
• Aider à gérer la boîte aux lettres pour les installations
• Soumettre des demandes de service au propriétaire relatives à des problèmes concernant le bâtiment
• Documenter les procédures de la réception ainsi que les maintenir et les mettre à jour sur le site SharePoint.
• Offrir son soutien pour les demandes de récupération de dossiers pendant la transition des dossiers électroniques à l’entreprise
• Gérer les cartes d’accès
• Participer à la surveillance incendie organisée par l’équipe de santé et de sécurité

Qualifications

ÉDUCATION & EXPÉRIENCE :

• Diplôme d’études secondaires ou équivalent
• Minimum de 1 ou 2 ans d’expérience en tant que standardiste

Compétences

• Fortes aptitudes interpersonnelles avec la capacité de développer rapidement des relations d’affaires
• Forte motivation personnelle pour favoriser les résultats
• Fortes aptitudes en communication verbale et écrite
• Utilisation efficace de Microsoft Office
• Capacité de soulever et de pousser régulièrement des objets pesant jusqu’à 30-50 livres

Autre

• Doit conserver une apparence professionnelle

Ricoh est une entreprise de gestion de l’information et de services numériques alliant la technologie, les procédures et les gens pour conduire des affaires progressistes à travers le monde. Ricoh est un chef de file reconnu dans les domaines du flux de document, de l’automatisation des procédures, de la transformation numérique et de la sécurité. Chaque jour, notre personnel, comptant plus de 90 000 employés à l’échelle du globe, travaille avec des entreprises, petites et grandes, à l’optimisation de leurs solutions d’affaires dans leur entièreté.