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La ou le stagiaire effectue des tâches techniques reliées à l’application et au maintien des programmes et des systèmes en gestion des documents (papiers et/ou électroniques) conformément à des règles, normes, procédures et procédés établis. Plus particulièrement, la ou le stagiaire sera amené à réaliser en partie les fonctions suivantes :
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réalise les activités nécessaires à la gestion intégrée des documents (classification, classement, indexation, suivi, traçabilité, enregistrement, contrôle de la qualité, transfert, archivage, destruction, etc.);
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effectue les activités nécessaires à la mise à jour et au maintien de l’inventaire des documents relevant de la responsabilité de son secteur;
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assure le maintien et l’application du système de classement selon les normes en vigueur et participe à son amélioration;
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assure le maintien et la mise à jour des instruments et outils de recherche afin de faciliter la recherche et le repérage des documents;
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assiste les utilisateurs dans l’utilisation des outils de gestion documentaire mis à leur disposition et dans l’application des normes et procédures préétablies;
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effectue des recherches et du repérage afin de répondre aux demandes qui lui sont adressées;
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effectue les tâches administratives requises par ses fonctions;
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effectue toutes autres tâches connexes.
Avoir un statut d’étudiant à la session d’automne 2022 en techniques de documentation ou tout autre domaine pertinent.
PARTICULARITÉS DU POSTE :
Mandats et environnement de travail
La ou le stagiaire sera appelé, à collaborer avec la technicienne ou le technicien – gestion des documents , à participer au projet d’organisation de la documentation technique du Réseau des autobus. Ce projet comporte, en autres, la migration de la documentation vers Nuxéo ainsi que la dématérialisation des voûtes documentaires. Elle ou il sera également appelé à publier des documents et à numériser des plans et autres documents relevant de la responsabilité de son secteur d’activités.
Connaissances et formations d’appoint
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Bonne connaissance de la suite MS Office (Excel, Word et Powerpoint).
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Connaissance de MS Access (atout)
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Connaissance du programme Nuxeo (atout)
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Expérience en numérisation de documents (atout)
COMPÉTENCES-CLÉS:
Lieu de travail : 8845, Boulevard Saint-Laurent
Ce stage est admissible au télétravail selon les modalités prévues
Horaire : 35 heures/semaine
Salaire : Stage non rémunéré
Début: Automne 2022
Durée : Selon les conditions en vigueur des établissements scolaires
*** Prêt à postuler? Voici comment s’y prendre : http://www.stm.info/fr/emploi/comment-postuler ***
* Comme la prestation de travail sera exécutée en partie en télétravail à partir d’un lieu de résidence, la candidate ou le candidat retenu devra explicitement renoncer à certains attributs de sa vie privée.
