Syndicat de professionnelles et professionnels du gouvernement du Québec (SPGQ) Looking for ADJOINTE ADMINISTRATIVE OU ADJOINT ADMINISTRATIF À LA PRÉSIDENCE at Québec, Quebec, Canada Full Time

Sous l’autorité de la présidence, la personne adjointe à la présidence assure un soutien administratif des différents mandats et activités de la présidence.

Par ailleurs, cette personne peut avoir à se déplacer à Québec, à Montréal ou en région à l’occasion.

Description Sommaire Des Fonctions

• Assister la présidence dans la gestion de ses dossiers.
• Accompagner la présidence aux différentes réunions de comités politiques et administratifs.
• Tenir l’agenda de la présidence : fixer et confirmer les rendez-vous, les rencontres et les déplacements, s’assurer de sa présence aux divers événements, comités et instances.
• Gérer la boîte courriel de la présidence : assurer un suivi et un classement des différents messages.
• Organiser des rencontres politiques avec les ministres et sous-ministres.
• Rédiger et transmettre la correspondance officielle de la présidence aux ministres et sous-ministres.
• Assurer le suivi de la correspondance et des dossiers reçus au bureau de la présidence, les transférer aux personnes désignées, assurer un suivi approprié et effectuer des rappels sur une base régulière afin de respecter les délais fixés.
• Effectuer des recherches afin de rassembler les informations et données pertinentes sur des sujets politiques ou administratifs en lien avec le bureau de la présidence.
• Soutenir dans la production des rapports et autres documents du bureau de la présidence pour le comité exécutif, les instances ainsi que certains comités de direction.
• Assurer les communications du bureau de la présidence, effectuer le suivi de la rédaction des lettres, des notes internes ainsi que de l’ordre du jour et des suivis des réunions des différents comités en lien avec le bureau de la présidence.
• Assister aux réunions du comité exécutif, consigner, rédiger et réviser les procès-verbaux.
• Soutenir les activités des instances syndicales en lien avec les mandats de la présidence.
• Prendre les appels de la présidence, déterminer la nature, établir les priorités, fournir l’aide appropriée et en assurer un suivi.
• Organiser les déplacements de la présidence en respectant les politiques et règles en vigueur
• Développer des outils de gestion et des méthodes de travail (procédures, échéanciers, etc.) visant l’amélioration et l’efficacité de la gestion du bureau de la présidence.
• Assurer un suivi des décisions du comité exécutif et des différentes instances syndicales en lien avec les mandats de la présidence.
• Assurer le classement et l’archivage de la correspondance officielle et des dossiers du bureau de la présidence.

Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

CONDITIONS DE TRAVAIL

Salaire : selon l’expérience, en référence à la classe d’emploi 6 de l’échelle salariale de la convention collective (taux horaire de 36,45 $ à 45,03 $)

Localité de travail: Québec ou Montréal

Horaire de travail : 35 heures par semaine

PROCÉDURE POUR POSTULER

Veuillez transmettre votre candidature à [email protected] au plus tard le 17 janvier 2024 avant 16 h 30.

Note importante : Les candidatures reçues à ce concours font l’objet d’une présélection de la part d’un comité de sélection. Cette présélection s’effectue sur la base des documents soumis seulement. Les candidates et candidats doivent s’assurer de transmettre un dossier complet, ainsi que l’adresse courriel où il sera possible de les joindre en toute discrétion. Seuls les candidates et candidats présélectionnés seront joints pour une entrevue.

Autres renseignements

Une mesure d’accès à l’égalité pour les femmes prévoit, qu’à compétence égale et lorsqu’il n’y a pas atteinte de la représentation proportionnelle des femmes, il y aura le choix d’une candidature féminine au moment du processus de sélection.

EXIGENCES

• Diplôme d’études collégiales en administration ou détenir une formation jugée équivalente
• 7 ans d’expérience pertinente à titre d’adjointe de direction ou l’équivalent

CONNAISSANCES

• Excellente connaissance des règles d’usage de la grammaire et de la rédaction française
• Maîtrise des logiciels de la Suite Office
• Connaissance de la fonction publique et parapublique (atout)
• Bonne connaissance du milieu syndical (atout)
• Bonne capacité à interagir avec les différents paliers gouvernementaux (atout)

COMPÉTENCES REQUISES

• Diplomatie, rigueur, initiative et jugement
• Esprit de synthèse
• Discrétion et confidentialité
• Capacité à travailler sous pression
• Excellent sens de l’organisation