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Vue d’ensemble
Qui sommes-nous ? Nous sommes des partenaires de la transformation. Nous aidons nos clients à activer des idées et des solutions pour tirer parti d’un nouveau monde d’opportunités. Nous sommes une équipe de 80 000 personnes, travaillant avec plus de 6 000 clients, dont 80 % des 500 plus grandes entreprises du monde, en Amérique du Nord, en Europe et en Asie. En tant que leader du secteur en matière de services technologiques complets, de services aux talents et d’applications concrètes, nous travaillons avec des dirigeants progressistes pour favoriser le changement. C’est le pouvoir d’un véritable partenariat. TEKsystems est une société du groupe Allegis.
Pourquoi nous
Nous croyons qu’il faut cultiver un environnement qui favorise les opportunités et encourage les gens à être la meilleure version d’eux-mêmes. Pour les membres de notre équipe, le travail est plus qu’un simple emploi : c’est une carrière fondée sur la passion, le courage et l’ambition. De la réussite personnelle à l’encouragement des autres à faire de même, nous nous élevons tous ensemble. Nous aidons les gens à atteindre leurs objectifs, et même plus. Notre culture est axée sur la création d’un impact. Nous croyons qu’il faut faire ce que nous aimons et encourager les autres à faire de même. Quelle que soit la direction vers laquelle vous vous dirigez, vous trouverez des membres talentueux, motivés et passionnés de la famille TEKsystems en train de créer un travail significatif.
Résumé du poste :
L’Associé(e) de soutien aux opérations (intérimaire-congé de maternité) est chargé(e) de veiller à ce que nos clients – y compris, mais sans s’y limiter, les employés contractuels/interne, les clients, les équipes de livraison – bénéficient d’un soutien supérieur en matière de sélection après l’offre, ainsi que d’un soutien à l’embarquement et au débarquement. En outre, le traitement et la gestion de la saisie du temps et des activités de dépenses avec un accent général sur la collecte de données, l’intégrité des données et le service à la clientèle tout en représentant le professionnalisme dans toutes les relations.
Qualifications
Compétences :
-Capacité à établir des priorités, à organiser, à résoudre des problèmes et à respecter les délais et les objectifs.
– Capacité à communiquer efficacement et à assurer le suivi
– Capacité de travailler dans un environnement axé sur le travail d’équipe, qui est juste, ouvert et honnête.
– Connaissance approfondie des politiques commerciales et des pratiques en matière de ressources humaines.
– Excellente communication écrite/orale et compétences interpersonnelles
– Forte capacité de prise de décision
– Intégrité et capacité à préserver la confidentialité et la crédibilité personnelle.
– Capacité à s’attaquer à des problèmes complexes et à élaborer des solutions novatrices et pratiques.
– Compréhension de l’organisation d’Allegis : contexte, complexité, dynamique, questions clés et moteurs.
– Compréhension de l’impact de l’information sur la société d’exploitation et de la manière dont les données seront utilisées pour soutenir les décisions de la société d’exploitation.
– Sens de l’action et du détail ; capacité à établir des priorités tout en gérant plusieurs tâches.
Qualifications :
– 2 ans et + d’expérience dans un poste lié au service à la clientèle
– Diplôme d’associé ou deux ans d’expérience applicable dans le service à la clientèle
– Un diplôme BA/BS en ressources humaines, en affaires ou en comptabilité est préférable.
Attributs personnels :
– Esprit d’équipe naturel
– Confidentiel et diplomatique
– Autonome/initiateur
– Esprit critique
– Recherche la croissance et l’amélioration de soi
– Flexible
– Résistant/composé
– Conscience de soi
– Capacité à établir des priorités, à organiser, à résoudre des problèmes et à respecter les délais et les objectifs.
– Capacité à communiquer efficacement et à assurer le suivi
– Capacité à établir des partenariats solides avec tous les clients internes, tant dans leur propre bureau qu’à distance.
– Compréhension de l’impact de l’information sur la société d’exploitation et de la manière dont les données seront utilisées pour soutenir les décisions de la société d’exploitation.
– Sens de l’action et du détail ; capacité à établir des priorités tout en gérant plusieurs tâches.
Responsabilités
Principales responsabilités :
Processus pour les candidats et documents de pré-démarrage
– Fournir un service client de classe mondiale dans chaque interaction afin d’assurer une expérience de qualité aux candidats
– Recevoir et examiner le déclencheur d’onboarding (ESF, SIF, ou autres formulaires)
– Communiquer à l’ASC toutes les exigences relatives à la sélection préalable à l’embauche et coordonner les orientations des contractants et les autres exigences locales en matière d’intégration avec le bureau local.
– S’assurer que tous les employés contractuels potentiels respectent les directives relatives aux vérifications préalables à l’embauche et qu’ils sont retirés du processus s’ils ne s’y conforment pas.
– Saisir et gérer le processus de vérification des antécédents, de dépistage des drogues et de dépistage médical pour les contractants.
– Gérer le processus de dossier RH pour s’assurer que les documents d’accueil sont complets en temps voulu.
– Insister sur l’utilisation du dépôt direct ou du dépôt électronique et de CashPay pour tous les entrepreneurs et les clients.
– Fournir les documents de pré-embauche et les exigences de sélection au candidat pour examen et signature.
– Collecter les fiches de présence et enregistrer les données de temps dans le système de paie.
– Contrôler le temps (heures normales, heures supplémentaires et autres) et la présence par rapport aux données de la feuille de temps et au système de saisie du temps afin de s’assurer que les données sont correctement transmises au système de paie.
– Exécuter des rapports pour identifier les informations manquantes sur les fiches de présence et/ou les écarts ; travailler avec le contractant pour valider et corriger les fiches de présence.
– Confirmer que toutes les exigences de conformité sont respectées pour traiter le paiement ; demander les exigences manquantes afin de traiter le paiement par le système de paie.
– Communiquer avec les clients et les entrepreneurs pour obtenir les cartes de pointage et les documents de dépenses approuvés.
– Gérer le processus d’ajustement du temps (en cas d’erreurs de temps), y compris l’achèvement de la documentation requise, les mises à jour dans le système et les communications avec les parties prenantes concernées.
– Gérer et suivre les congés personnels (PTO), les absences, etc. ; gérer la documentation connexe et les mises à jour du système.
Gestion des exigences des clients
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– Veillez à ce que les exigences préalables à l’embauche des clients, les formulaires, les politiques et les documents relatifs à l’embarquement soient tenus à jour et validés par les services de conformité.
– Gérer les exigences du client pour le dossier d’accueil (par exemple, les formulaires d’autorisation, les tests de dépistage de drogues, les vérifications des antécédents, etc.) et mettre à jour le suivi des candidats avec les données du contractant jusqu’à ce que le candidat soit autorisé à commencer.
Gestion des données et du cycle de vie des candidats
– S’assurer que les informations relatives aux candidats sont configurées dans le système et que le provisionnement approprié est terminé (sécurité, comptes de messagerie, réaffectation des ressources en cas de changement de poste).
– Assurer la saisie précise et opportune des données des candidats, des mises à jour du processus d’accueil et de tous les autres documents requis dans le cadre du processus d’accueil et de conformité.
– Documenter tous les points de contact entre les candidats et les contractants et communiquer les mises à jour en temps voulu.
Conformité et résolution des problèmes
– Soutenir la résolution des problèmes liés au processus d’intégration, notamment en travaillant en étroite collaboration avec le bureau local pour communiquer les activités requises sur le terrain et en interagissant avec le contractant pour les suivis nécessaires, dans le but de garantir la satisfaction du client et la rapidité d’exécution.
– Soutenir la résolution des problèmes liés au processus dans le but d’assurer la satisfaction du client et la résolution en temps voulu, notamment en travaillant en étroite collaboration avec le bureau local pour communiquer les activités requises qui doivent avoir lieu sur le terrain, et en interagissant avec le contractant pour les suivis nécessaires.
– Valider le temps et les présences par rapport aux données des feuilles de temps et des factures, le cas échéant.
– Transmettre rapidement les questions et problèmes complexes liés au temps et aux dépenses au superviseur pour qu’il les résolve.
– Gérer la vérification et le recouvrement des cartes de temps et des factures (y compris contacter les entrepreneurs et/ou les clients pour les cartes de temps manquantes) dans PeopleSoft et Time Central.
– Entrée des départs, des arrivées et des données
– Saisir tous les départs (nouvelles embauches et réembauches) pour les bureaux extérieurs assignés dans les 24 heures suivant la date de départ ou d’arrivée confirmée.
– Vérifier le rapport sur les nouveaux départs et collaborer avec le bureau local pour confirmer l’exactitude.
– Traiter les finitions selon les exigences spécifiques de l’Etat pour assurer la conformité.
– Aider à la saisie des mises à jour des données personnelles, du dépôt direct, des changements de poste, y compris les taux et les dates de fin.
Embarquement des candidats
– Gérer et communiquer les exigences en matière de désintéressement
– Gérer le désintéressement des candidats, y compris la notification de fin de contrat, le remplissage des données sur le chômage, les réunions et les audiences.
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Who are we? We’re partners in transformation. We help clients activate ideas and solutions to take advantage of a new world of opportunity. We are a team of 80,000 strong, working with over 6,000 clients, including 80% of the Fortune 500, across North America, Europe and Asia. As an industry leader in Full-Stack Technology Services, Talent Services and real-world application, we work with progressive leaders to drive change. That’s the power of true partnership. TEKsystems is an Allegis Group company.
Why Us
We believe in cultivating an environment that breeds opportunity and encourages people to be the best version of themselves. Our team members see work as more than just a job—it’s a career built on passion, grit and ambition. From achieving personal success to lifting others up to do the same, we all rise together. We help people achieve their goals—and then some. Our culture is centered around making an impact. We believe in doing what we love and encouraging others to do the same. Whatever direction you’re headed, you’ll find talented, driven and passionate members of the TEKsystems family creating meaningful work.
Job Summary:
The Operations Support Associate is responsible for ensuring our customers – including but not limited to contract/internal employees, clients, delivery teams – receive superior post-offer screening support as well as on-boarding and off-boarding support. In addition to, processing and management of the Time Capture and Expense activities with an overall focus on data collection, data integrity and customer service while representing professionalism within all relationships.
Responsibilities
Key Responsibilities:
Candidate process and pre-start documents
• Provide world class customer service in every interaction to ensure a quality candidate experience
• Receive and review onboarding trigger (ESF, SIF, or other forms)
• Communicate all pre-employment screen requirements to the CSA, and coordinate contractor orientations, I9s, and other local onboarding requirements with the local field office
• Ensure all potential contract employees adhere to pre-employment screen guidelines and are removed from the process if they are not compliant
• Enter and manage background, drug testing and medical screening process for contractors
• Manage the HR folder process to ensure onboarding paperwork is completely in a timely manner
• Emphasize usage of Direct Deposit or electronic deposit and CashPay to all contractors and clients
• Provide pre-employment documents and screen requirements to the candidate for review and signature
• Perform collection of timecards and record of time data in the payroll system
• Monitor time (regular, overtime & other hours) and attendance against timesheet data and time entry system to ensure correct submissions for the payroll system
• Run reports to identify missing timecard information and/or variances; work with contractor to validate and correct timecards
• Confirm all compliance requirements are met to process payment; request missing requirements in order to process payment through payroll system
• Communicate with clients and contractors to obtain approved timecards and expense documents.
• Manage time adjustment process (in case of time errors), including completion of required documentation, updates in the system and communications with impacted stakeholders
• Manage and track personal time off (PTO), absence etc.; manage related documentation and system updates
Client requirements management
• Ensure client p
re-employment requirements, forms, policies, and documents with regard to onboarding are kept current and validated with Compliance departments.
• Manage client requirements for the onboarding packet (e.g. authorization forms, drug tests, background checks etc.) and update the Candidate Tracker with contractor data until candidate is cleared to start
• Collect expense forms and record expense information into payroll system
• Track contractor expense reports and ensure accurate matching with claimable receipts
• Execute expense report adjustments in payroll system
Candidate data and lifecycle management
• Ensure that candidate information is set up in the system and appropriate provisioning is complete (security, email accounts, asset re-allocation for job/position changes)
• Ensure accurate and timely entry of candidate data, onboarding process updates, and all other required documentation within the onboarding and compliance process
• Document all candidate/contractor touchpoints and communicate updates in a timely manner
Compliance and issue resolution
• Support issue resolution with regards to the Onboarding process, including working closely with the field office to communicate required activities that need to happen in the field, and interacting with contractor for the required follow-ups with a goal of ensuring customer satisfaction and timeliness
• Support issue resolution with regards to the TCE process with a goal of ensuring customer satisfaction and timely resolution, including working closely with the field office to communicate required activities that need to happen in the field, and interacting with contractor for the required follow-ups
• Validate time & attendance against timesheet data and invoice where required
• Promptly escalate complex time and expense related inquires and issues to TCE Supervisor for resolution
• Validate payment against expense forms, receipt back up and client & regulatory requirements.
• Manage timecard and billing audit and collection (including contacting contractors and/or clients for missing timecards) in PeopleSoft and Time Central
• Start , Finish entry and Data entry
• Enter all starts (new hire and rehire) for assigned field offices within 24 hours of confirmed start date or finish.
• Audit New Starts report and partner with field office to confirm accuracy
• Process finishes according to state specific requirements to ensure compliance
• Assist with data entry of personal data updates, direct deposit, position changes including rates and end dates.
Candidate off-boarding
• Manage and communicate off-boarding requirements
• Manage candidate off boarding, including termination notification, completion of unemployment data, meetings and hearings
Qualifications
Competencies:
•Ability to prioritize, organize, problem solve and meet deadlines and goals
• Ability to communicate effectively and provide follow up
• Capability of working in a team oriented environment that is fair, open and honest
• Thorough knowledge of business policies and human resource practices
• Excellent written/oral communication and interpersonal skills
• Strong decision making ability
• Integrity and ability to maintain confidentiality and personal credibility
• Ability to tackle complex issues and develop innovative, practical solutions
• Understanding of the Allegis organization; context, complexity, dynamics, key issues and drivers
• Understanding how information impacts the operating company and how data will be used to support operating company decisions
• Action and detail oriented; able to prioritize while handling multiple tasks
Qualifications:
• 2 + years’ experience in a customer service related position
• Associates degree or two years of applicable experience in customer service
Personal Attributes:
• Natural team player
• Confidential and diplomatic
• Self-starter/initiator
• Critical thinker
• Seeks growth and self-improvement
• Flexible
• Resilient/composed
• Self-aware
• Ability to prioritize, organize, problem solve and meet deadlines and goals
• Ability to communicate effectively and provide follow up
• Ability to build strong partnerships with all internal customers, both in their own office and from a distance
• Understanding how information impacts the operating company and how data will be used to support operating company decisions
• Action and detail oriented; able to prioritize while handling multiple tasks
