Thales DIS Canada Inc. Looking for Bilingual HR Shared Services Specialist at Montréal, QC Full Time

Le spécialiste bilingue des services partagés en RH fournit un soutien de premier niveau aux employés, aux RH, aux gestionnaires et aux fournisseurs pour les besoins en matière de ressources humaines, y compris, mais sans s’y limiter, les avantages sociaux, la paie, la politique de l’entreprise, les congés et les procédures, les systèmes de RH et l’accueil des employés.

Gestion des cas :

• Répondre à une grande variété de demandes de renseignements des employés par téléphone et par courriel.
• Documenter minutieusement les demandes de renseignements à l’aide de l’outil de gestion des cas afin de s’assurer que les informations requises sont enregistrées avec précision, conformément aux politiques et aux pratiques.
• Suivre les questions relatives aux employés et en assurer le suivi.
• S’assurer que les accords de niveau de service sont suivis et respectés.

Embarquement :

• Initier toute tâche spécifique à l’entreprise requise au cours du processus d’intégration.
• Coordonner les processus d’immigration et de réinstallation et interagir avec les consultants en immigration et les fournisseurs pour établir la documentation, les procédures et les exigences correctes pour les recrutements externes.
• Soutenir l’équipe d’acquisition de talents en apportant des corrections aux demandes ou en résolvant les difficultés.
• Assurer le suivi et le contrôle de l’achèvement de la période de probation.

SIRH :

• Assurer l’intégrité et la qualité des données dans les bases de données du SIRH ainsi que dans le système de gestion des cas.
• Soutenir les enregistrements de données et le flux de travail du SIRH concernant les employés et s’assurer que les entrées sont opportunes, précises et cohérentes en ce qui concerne les transferts de centres de coûts, la réinitialisation des mots de passe, etc.
• Contribuer à la production des rapports standard du SIRH, selon les besoins.
• Participer aux tests dans les instances pour les nouveaux déploiements du SIRH.

Paie :

• Agir sur les éléments liés à la paie pour soutenir l’ensemble de la paie.
• Soutenir et compléter les documents fiscaux.
• Effectuer les audits de paie assignés en respectant les délais de paie.

Autre :

• Tenir à jour les dossiers de données relatifs au suivi des dossiers des employés dans un classement papier ou électronique.
• Traiter les factures des RH.
• Effectuer les notifications aux employés selon les besoins.
• Préparer diverses lettres d’employés en temps opportun en dehors du flux de travail du SIRH (lettre d’emploi/vérification d’emploi, lettres d’invitation, etc.).
• Participer à des vérifications au besoin (probation, NAS, etc.).
• Télécharger les RE.
• Coordonner et déclencher les activités de post-licenciement volontaire telles que les lettres de post-licenciement et les listes de contrôle de départ.
• Contribuer à l’élaboration de documents sur les processus RH et de documents de référence pour les employés.
• Maintenir la connaissance des politiques et procédures de l’entreprise et du département.
• Soutenir le département RH de Thales dans le cadre de projets spéciaux, de communications de masse et d’autres tâches selon les besoins et les affectations.

• Le bilinguisme français et anglais est indispensable
• Soit deux ans d’expérience dans le domaine des RH ou dans un rôle de soutien administratif, soit un diplôme universitaire en ressources humaines ou dans un domaine connexe.
• Solides compétences en communication écrite et orale
• Capacité à bien travailler et à collaborer dans un environnement d’équipe.
• Fortes compétences organisationnelles
• Capacité à gérer les situations avec tact dans les relations avec les clients.
• Capacité à hiérarchiser les tâches pendant les périodes de forte activité et à respecter les délais dans un environnement où le rythme est soutenu.
• Solides compétences en gestion du temps (respect des accords sur le niveau de service).
• Discrétion pour traiter des informations personnelles et confidentielles avec sensibilité et tact.
• Capacité d’adaptation aux pratiques commerciales changeantes
• Maîtrise de Microsoft Outlook, Excel et Word
• Grand souci du détail
• Solides compétences en matière de pensée critique

• Expérience préalable de la gestion de cas
• Expérience préalable de Microsoft OneNote
• Expérience préalable avec Workday ou des systèmes SIRH similaires
• Connaissance des pratiques RH grâce à des études postsecondaires, à un titre professionnel en RH et/ou à une expérience professionnelle en RH.
• Certificat en RH terminé ou en cours
• Expérience dans un environnement de service à la clientèle ou de services partagés

Soulèvement léger occasionnel ou déplacement de boîtes de dossiers d’employés

Schedule: The team has to provide employee support Monday through Friday 8:30am to 7:00pm EST. All members of the team rotate through early and late coverage to meet this requirement.

The Bilingual HR Shared Services Specialist role provides first level support to employees, HR, managers and vendors with Human Resources needs, including but not limited to, benefits, payroll, company policy, leave of absence and procedures, HR systems and employee onboarding.

Case Management:

• Respond to a wide variety of employee queries via phone and email.
• Thoroughly document inquiries via the case management tool to ensure required information is recorded accurately in accordance with policies and practices.
• Track and follow up on employee related matters.
• Ensure SLA’s are followed and met.

Onboarding:

• Initiate any business specific tasks required during the onboarding process.
• Coordinate immigration and relocation processes and interact with immigration consultants and vendors to establish correct documentation, procedures and requirements for external hires.
• Support the Talent Acquisition Team with any requisition corrections or troubleshoot any difficulties.
• Tracks and monitors probation completion.

HRIS:

• Ensure integrity and quality of data in the HRIS databases as well as in the Case Management System.
• Support HRIS data records and workflow pertaining to employees and ensures entries are timely, accurate and consistent in relation to cost centre transfers, password reset, etc.
• Support generation of standard HRIS reports as requested.
• Participate with testing in instances for new HRIS rollouts.

Payroll:

• Action payroll related items to support with overall payroll.
• Support and complete tax documents.
• Complete assigned payroll audits with respect to payroll deadlines.

Other:

• Maintain data records pertaining to employee record tracking in paper or electronic filing.
• Process HR invoices.
• Initiate employee notifications as required.
• Prepare various employee letters in a timely manner outside of the HRIS workflow (letter of employment/employment verification, invitation letters, etc.).
• Participate in audits as needed (probation, SIN, etc.).
• Upload ROE’s.
• Coordinate and triggers voluntary post-termination activities such as post-termination letters and departure checklists.
• Contribute to the development of HR process documents and employee reference materials.
• Maintain knowledge of company and departmental policies and procedures.
• Support Thales’ HR department with special projects, mass communications, and other duties as needed and assigned.

• Bilingual French and English is a must
• Either 2-years of experience in of experience working in HR or an administrative support role or a University Degree or Diploma in Human Resources or a related field
• Strong written and oral communication skills
• Ability to work well and collaborate in team environment
• Strong organizational skills
• Ability to handle situations tactfully when dealing with customers
• Ability to prioritize duties during periods of high volume and meet deadlines in a fast-paced environment.
• Strong time management skills (meeting SLAs)
• Discretion to deal with personal and confidential information with sensitivity and tact
• Adaptable to changing business practices
• Proficient with Microsoft Outlook, Excel and Word
• Strong attention to detail
• Solid critical thinking skills

• Prior case management experience
• Prior experience with Microsoft OneNote
• Prior experience with Workday or similar HRIS systems
• Knowledge of HR practices either through post-secondary education, an HR professional designation, and/or work experience in HR
• HR Certificate completed or in progress
• Experience in a customer service or shared services environment

• Occasional light lifting or moving of boxes of employee files

Schedule: The team has to provide employee support Monday through Friday 8:30am to 7:00pm EST. All members of the team rotate through early and late coverage to meet this requirement.