Trinet Looking for Accounts Payable/Receivable at Dollard-des-Ormeaux, Quebec, Canada Full Time

About us

Trinet Global Logistics is a fun and dynamic place to work. Fast-paced environment, we are a big family. We like to make the peoples day easier by delivering WOW through Services. We embrace and drive change. All together, we create a fun place to work. If you are curious what working at Trinet is like, come and meet us! Be humble, be passionate and be determined, that is what we like at Trinet!

Summary

Under the coordination of the VP of Corporate Services, the incumbent of this position provides financial, clerical and administrative support to the organisation. Ensure efficient, timely, and accurate day-to-day management of all payment cycle activities and receivable transactions in a timely and efficient manner.

Knowledge and expertise

• Have a minimum of two (2) year of relevant experience or a similar position.
• Efficient spoken and written French and English.
• Ability to grow within a computerized work environment and quickly adapt to in-house software.
• Asset-based experience

Personal Skills

• Very detail-oriented skills.
• Organized and structured mind with good analytical and priority management skills.
• Natural propensity for interpersonal relationships and the ability to work in a team.
• Analytical and synthesis skills.
• Customer service skills.
• Independent and resourceful and have a good sense of initiative.
• Outgoing and ability to develop good interpersonal communication with clients, co- workers and subordinates.
• Problem analysis and problem solving skills
• Ability to combine with pressing operations.

Collection

• Ensuring regular monitoring of the collection with customers, by email or phone.
• Writing and sending reminders as needed based on the timelines and procedures suggested by Trinet’s policies.
• Understanding and applying the different stages and level of monitoring of the credit policy.
• Responding to correspondence, writing reports and maintaining records and records related to collection.

Accounts Payable

• Preparing bank deposits and performs cash receipts and data entry in the accounting system.
• Posting customer payments by recording cash, checks, and credit card transactions.
• Securing revenue by verifying and posting receipts, resoling discrepancies.
• Verifying validity of account discrepancies by obtaining and investigating information from sales, operations and customers.
• Receiving and applying Credit Cards payment.
• Applying and manage all Credit in Customer’s account
• Providing customer support for the entire company regarding accounts receivable.
• Checking bank deposits online (EFT, Transfer, etc.) and applying them in the accounting system.
• Preparing and sending invoices to customers, as well as statements of account.

Account Receivable

• Ensuring that proofs of deliveries and invoices are entered and saved in client files.
• Paying vendors by scheduling checks run and ensuring payment is received for outstanding credit.
• Keeping track of all payments and expenditures, including purchase, invoices, statement, etc.
• Responding to all vendors enquiries and requests regarding finance.
• In charge of claims procedures.
• Printing the accounts payable reports.
• Performing all necessary checks to ensure the accuracy of the previous information.
• Ensuring records are complete and up to date with operations staff.

Other

• Administrative support for Trinet in general.
• Performs any related tasks required by your supervisor.

What we offer

• Casual Dress
• Professional development
• Paid vacation
• Paid personal/sick day off
• Paid day off on your birthday
• Extended Health care
• On-site parking
• 9/76 Program: Work 76/80 hours and have 1 day off every second week.
• Pension Plan: Put money aside for your retirement and the company will match a certain percentage as per seniority.

As an equal opportunity employer, we respect and seek to empower each individual and support the diverse cultures, perspectives, skills, and experiences within our workforce.

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À propos de nous

Trinet Global Logistics est un lieu de travail agréable et dynamique. Nous sommes une grande famille avec un environnement au rythme rapide. Nous aimons faciliter la vie des gens en leur offrant des services remarquables. Nous apprécions et encourageons le changement. Tous ensemble, nous créons un lieu de travail agréable. Si vous êtes curieux de savoir à quoi ressemble le travail chez Trinet, venez nous rencontrer ! Soyez passionné et déterminé, c’est ce que nous aimons chez Trinet!

Description

Sous la coordination du responsable de la comptabilité, le titulaire de ce poste fournit un soutien clérical et administratif à l’organisation. Assurer une gestion quotidienne efficace, exacte et précise de toutes les activités du cycle de paiement et des transactions à recevoir en temps opportun et de manière efficace.

Connaissances et expertise

• Avoir un minimum de deux (2) ans d’expérience pertinente ou un poste similaire.
• Maîtrise du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit.
• Capacité à évoluer dans un environnement de travail informatisé et à s’adapter rapidement aux logiciels internes.
• Connaissance de Dynamic Business Central un atout.

Compétences personnelles

• Minutieux.
• Esprit organisé et structuré avec de bonnes capacités d’analyse et de gestion des priorités.
• Propension naturelle aux relations interpersonnelles avec les clients et collègues, capacité à travailler en équipe.
• Esprit d’analyse et de synthèse.
• Sens du service à la clientèle.
• Autonomie et débrouillardise et bon sens de l’initiative.
• Ouverture d’esprit et capacité à développer une bonne communication interpersonnelle avec les clients, les collègues et les subordonnés.
• Aptitudes à l’analyse et à la résolution de problèmes.
• Capacité à combiner plusieurs taches en même temps.

Collection

Assurer un suivi régulier du recouvrement auprès des clients, par mail ou par téléphone.

Rédiger et envoyer des rappels au besoin en fonction des délais et des procédures suggérés par les politiques de Trinet.

Comprendre et appliquer les différentes étapes et le niveau de suivi de la politique de crédit.

Répondre à la correspondance, rédiger des rapports et tenir à jour les dossiers et les registres relatifs au recouvrement.

Compte à payer

• S’assurer que les preuves de livraisons et les factures sont saisies et sauvegardées dans les dossiers des clients.
• Payer les fournisseurs en programmant l’exécution des chèques, les TEF, les virements, les réseaux internationaux de paiements.
• Assurer le suivi de tous les paiements et dépenses, y compris les achats, les factures, les relevés, etc.
• Transfert de données de notre TMS au système comptable et s’assurer de leur exactitude.
• Répondre à toutes les questions et demandes des fournisseurs concernant les finances.
• Exécuter différents rapports.
• Effectuer tous les contrôles nécessaires pour garantir l’exactitude des informations précédentes.
• Répondre a toutes les demandes de renseignements de nos équipes opérationnelles.
• S’assurer que les dossiers sont complets et à jour avec le personnel des opérations.
• Clôturer la fin du mois.

Autres

• Soutien administratif pour Trinet en général.
• Effectuer toute tâche connexe requise par son superviseur.

Ce que nous offrons

• Tenue décontractée
• Développement professionnel
• Vacances payées
• Journée de congé personnel/de maladie payée
• Jour de congé payé le jour de votre anniversaire
• Soins de santé étendus
• Parking sur site
• Programme 9/76 : Travailler 76/80 heures et bénéficier d’un jour de congé toutes les deux semaines.
• Régime de retraite : Mettez de l’argent de côté pour votre retraite et l’entreprise vous versera un certain pourcentage en fonction de votre ancienneté.

En tant qu’employeur qui garantit l’égalité, nous respectons et cherchons à responsabiliser chaque individu et soutenons les diverses cultures, perspectives, compétences et expériences au sein de notre main-d’œuvre.