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Ultra est une entreprise spécialisée offrant des solutions sur mesure et fondées sur l’ingénierie d’applications. Nous sommes experts en systèmes intelligents, indispensables à la mission de nos clients dans les secteurs de la défense, de la sécurité, de la détection et le contrôle critiques.
Ultra gère un portefeuille spécialisé de capacités lui permettant de proposer des solutions et des produits hautement différenciés et ce, grâce à des technologies électroniques, mécaniques et logicielles de pointe pouvant être déployées dans des environnements exigeants et critiques pour répondre aux besoins des clients des secteurs de la défense, de l’aérospatiale, de la cybersécurité, de l’énergie et des transports.
Le coordonnateur en acquisition de talents est responsable des activités quotidiennes qui soutiennent l’administration de l’équipe d’acquisition de talents (recrutement). Ce poste à temps plein relève du responsable des activités d’acquisition de talents. Outre les tâches administratives, le/la titulaire du poste devra interagir chaque jour avec des intervenants internes et externes.
The Talent Acquisition Coordinator is responsible for day-to-day operations, supporting Talent Acquisition (recruiting) team administration. This full-time position reports to the Manager of Talent Acquisition Operations and in addition to administrative tasks will require daily interaction with internal and external stakeholders.
- Les tâches comprennent entre autres :
- Prendre les dispositions nécessaires pour des entrevues téléphoniques, virtuelles ou sur place dans des bureaux du monde entier, mais principalement au Canada
- Se coordonner avec les partenaires des RH et les responsables de l’embauche en cas de changements à l’horaire
- Afficher les offres d’emploi sur des sites Web externes, dans des associations professionnelles, etc.
- Exécuter des rapports (comprend l’affichage des postes, l’activité poste/candidats, les offres, les candidats retenus)
- Vérifier la conformité des pratiques internes avec les processus de recrutement
- Tenir à jour le lecteur partagé de l’équipe pour y mettre à jour les modèles, archiver des documents, etc.
- Préparer les lettres d’offre destinées aux candidats
- Surveiller l’état d’avancement des vérifications des antécédents et des références
- Assurer la liaison entre les partenaires des RH des différents bureaux d’Ultra
- Envoyer des courriels de confirmation/rappel d’entrevues aux candidats et aux intervenants internes
- Faire le suivi des dates de début des nouveaux employés et orchestrer les sondages de vérification
- Agent de liaison pour le recrutement auprès d’agences
- Téléverser le profil de candidats et mettre à jour leur statut dans le système de suivi des candidats
- Prendre part à l’appel (admission) initial de recrutement et aux appels hebdomadaires de mise à jour avec le responsable de l’embauche et le représentant de l’agence
- Prendre les dispositions nécessaires pour des entrevues téléphoniques, virtuelles ou sur place dans des bureaux du monde entier, mais principalement en Amérique du Nord
- Recrutement universitaire
- Chercher des salons universitaires de l’emploi et des activités de commandite et s’y inscrire
- Mettre sur pied une équipe de salon de l’emploi, munie de tout le matériel nécessaire pour l’événement
- Respecter les procédures opérationnelles en matière d’acquisition de talents dans tous les emplacements et au sein de l’équipe d’acquisition de talents
- Aider à la mise en place de processus liés aux techniques d’embauche et les soutenir
- Rechercher des candidats passifs pour les postes à pourvoir sur les tableaux d’offres d’emploi et les médias sociaux, selon les besoins
- Mener des études de marché ayant trait au recrutement
- Autres tâches qui lui sont confiées
Compétences requises
- Diplôme d’études secondaires ou expérience et capacité équivalentes
- Au moins 5 ans d’expérience
- Maîtrise du français et de l’anglais écrits et parlés
- Capacité à travailler avec des marchandises soumises à un contrôle canadien et des articles régis par les ITAR des États-Unis
Compétences souhaitées
- Grade connexe et plus de 3 ans d’expérience pertinente
- Diplôme universitaire et plus de 1 an d’expérience pertinente
- Grandes aptitudes en matière d’organisation, de résolution de problèmes et de gestion du temps
- Minutie et attention portée aux détails
- Aisance avec l’utilisation de la technologie et l’adaptation aux nouveautés technologiques antécédents de travail avec un système de suivi des candidats, un atout
- Grandes aptitudes en communication écrite et orale
- Aisance pour les interactions avec des leaders de divers niveaux, à l’échelle mondiale
- Volonté de travailler sous un minimum de supervision
- Maîtrise de MS Office, plus particulièrement de MS Excel et de MS PowerPoint
- Antécédents de travail dans le recrutement, un atout
- Volonté de respecter le niveau le plus strict de confidentialité
- Proactivité
- Tasks include, but are not limited to:
- Scheduling telephone, virtual, and onsite interviews for locations globally; primarily in Canada
- Coordinate with HR partners and hiring managers if rescheduling is required
- Post jobs on external web sites, trade associations, etc.
- Running reports (includes job postings, job/candidate activity, offers, pending candidates)
- Audit internal practices for compliance with recruiting processes
- Maintain team shared drive to include updating templates, archiving documents, etc.
- Prepare offer letters for candidates
- Monitor status of background checks and reference checks
- Liaise with HR partners across Ultra locations
- Interview confirmation/reminder emails for candidates and internal stakeholders
- Tracking new hire start dates and scheduling check-in surveys
- Liaison for Agency Recruitment
- Upload candidate profile and update candidate statuses in applicant tracking system
- Participate in recruiting kickoff (intake) call and weekly update calls with hiring manager and agency representative
- Schedule telephone, virtual, and onsite interviews for locations globally; primarily in North America
- University Recruiting
- Research and register for university career fairs and sponsorship events
- Prepare career fair team with all applicable materials for event
- Uphold Talent Acquisition operational processes across all locations and within the Talent Acquisition team
- Aid in implementation and support processes related to recruitment technology
- Source passive candidates for open jobs utilizing job boards and social media as needed
- Conduct market research as it relates to recruitment
- Other tasks as assigned
Required Skills:
- Grade 12 or equivalent experience and capability
- 5+ years of experience
- Fluent in both English and French
- Ability to work on Canadian Controlled Goods and US ITAR controlled articles
Desired Skills:
- Associate’s degree and 3+ years of relative experience
- Bachelor’s Degree and 1+ years relative experience
- Strong organizational, problem-solving and time management skills
- Keen eye for accuracy and detail
- Comfort with using and adapting to changing technology; background working with an applicant tracking system is a plus
- Strong written and verbal communication skills
- Comfort interacting with varying levels of leaders, globally
- Willing to work with little direction
- Proficient with MS Office, specifically MS Excel and MS PowerPoint
- Background working in recruitment is a plus
- Willing to maintain the highest level of confidentiality
- Proactive
En tant qu’employeur, nous souscrivons au principe d’égalité à l’accès et d’équité en matière d’emploi et encourageons la candidature de personnes provenant de divers milieux, dont les femmes, les autochtones, les personnes handicapées et les membres de minorités visibles.
L’utilisation du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n’a aucune intention discriminatoire.
Déclaration relative aux accommodements raisonnables : Si vous avez besoin qu’une partie de la procédure de candidature soit adaptée, veuillez l’indiquer par courriel à
[email protected]
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L’utilisation du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n’a aucune intention discriminatoire.
En tant qu’employeur, nous souscrivons au principe d’égalité à l’accès et d’équité en matière d’emploi et encourageons la candidature de personnes provenant de divers milieux, dont les femmes, les peuples autochtones, les personnes handicapées et les membres de minorités visibles.
As an employer, we promote equal opportunity and we are committed to promoting fair and equitable representation of women, Aboriginal people, persons with disabilities and visible minorities.
