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MANDAT Sous la supervision du greffier adjoint, le technicien en gestion des documents et archives exécute diverses tâches reliées à sa fonction. Il applique les politiques, les directives, les normes et les procédures relatives aux différentes fonctions archivistiques et effectue des tâches variées relatives à la gestion des documents actifs, semi-actifs et historiques.
Principales tâches
- Participe à l’implantation et à la mise à jour d’un système de classification;
- Applique le cadre de classification et le calendrier de conservation et en assure le suivi;
- Cueille, saisie et indexe des données et/ou des documents selon les politiques et procédures définies;
- Effectue des opérations relatives au transfert des documents reçus des unités administratives, voit aux opérations de prêt et de rappel des dossiers et des documents demandés; compile des statistiques sur les opérations et assure la confidentialité des documents déposés;
- Sélectionne, trie et décrit les documents de façon à les rendre facilement accessibles;
- Effectue toute recherche d’informations ou de documents soumis par des requérants internes ou externes;
- Participe à l’implantation et au maintien dans les unités administratives de toutes politiques et procédures développées par la Direction du greffe ;
- Supporte le greffier adjoint et l’analyste en gestion des documents et archives dans l’implantation et le développement d’un système de Gestion Électronique de Documents;
- Réalise des instruments de recherche pour les documents constituant les fonds d’archives de la Ville;
- Numérise les dossiers ou les documents de la Ville le nécessitant, et voit à la mise à jour du processus de transfert de support;
- Participe au développement et à la réalisation de projets archivistiques tels que la préservation des archives ou la tenue d’activités de mise en valeur des archives de la Ville;
- Cette description n’est pas limitative; elle contient les éléments principaux à accomplir. L’employé peut être appelé à s’acquitter de toute autre tâche connexe demandée par son supérieur; les tâches demandées n’ont pas d’effet sur l’évaluation.
- Diplôme d’études collégiales (DEC) en technique de la documentation ou en techniques juridiques. Le certificat en archivistique ou en gestion des documents et des archives est un atout.
- Minimum d’un (1) an à moins de deux (2) ans d’expérience dans des fonctions similaires au sein d’une organisation municipale;
- Bonne connaissance des techniques et outils administratifs généralement utilisés en gestion des documents et archives dont la méthode de classification à facettes;
- Maîtrise de la langue française orale et écrite;
- Connaissances des procédures sur la Loi d’accès à l’information;
- Faire preuve de minutie, de discrétion et de précision;
- Créativité et débrouillardise;
- Rigueur.
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DATE LIMITE : 30 juin 2023
Seules les personnes retenues seront contactées.
