Ville de Saint-Hyacinthe Looking for Secrétaire au Service de sécurité incendie (2e affichage) at Saint-Hyacinthe, Quebec Full Time

Sous l’autorité du directeur du Service de sécurité incendie, le titulaire du poste est responsable des fonctions de secrétariat, de l’organisation, de l’exécution et du suivi des activités cléricales rattachées à la direction du Service et aux différents comités en lien avec sa mission.

PRINCIPALES FONCTIONS

• Reçoit et répond aux appels téléphoniques du Service, donne des informations, prend les messages et les achemine aux personnes concernées ;

• Compile, vérifie et complète divers formulaires requis pour une saine gestion du service (feuille de temps des pompiers, heures et coûts des interventions, entraînements et formation des pompiers, liste de pompiers, tableau des « médailles des services distingués », etc..) ;

• Effectue la saisie des données relatives à la paie du personnel cadre, col blanc et pompier dans le logiciel de paie pour l’ensemble du service ;

• A partir de notes manuscrites, électroniques, ou par le biais du dictaphone, met sur traitement de texte ou différents logiciels, des lettres, mémos, rapports, présentations, devis techniques, convention de services professionnels, les relit, les corrige et s’assure de la qualité générale de la présentation et du contenu du produit fini ;

• Assure le suivi des échéanciers pour le directeur et effectue au besoin les rappels auprès des personnes concernées ;

• Assure le suivi administratif suite aux rapports de l’Assemblée plénière et des résolutions du Conseil et d’autres comités en lien avec la mission du Service ;

• Agit comme responsable du suivi des dépenses budgétaires du Service (registre, transferts budgétaires, transmission de paiements, réquisitions, facturation, lotissement, etc.) ;

• Tient à jour l’agenda de son supérieur (version électronique et/ou papier), fixe les rendez-vous, réserve les locaux et les équipements nécessaires aux rencontres. Tient à jour l’agenda de la salle de réunion. Sur demande, assiste aux réunions pour en dresser les procès-verbaux ;

• Rédige la correspondance courante, compose des mémos et des textes simples et en assure le suivi ;

• Assiste le Directeur ou le personnel cadre concerné dans la préparation de l’ordre du jour des différentes rencontres ou comités en lien avec la mission du Service, convoque les personnes concernées et s’assure de fournir tous les documents nécessaires relatifs aux séances des comités ;

• Ouvre, classe et tient à jour les divers dossiers et registres du Service, tout en agissant à titre de responsable de l’application des procédures de gestion documentaire pour l’ensemble du Service, en conformité avec le plan de classement et le calendrier de conservation (support papier et électronique) ;

• Effectue sur demande ou au besoin des recherches aux archives du Service ;

• Assure la gestion des besoins en papeterie pour le Service et voit aux commandes des effets manquants ;

• Procède à la photocopie, à la numérisation et à la télécopie de documents ;

• Remplace l’agent de bureau au poste d’accueil lors d’absence, de surcroît de travail ou au besoin ;

• Effectue la remise de la mise à jour des rapports budgétaires (dépenses et revenus) et assure la vérification des postes budgétaires du service par l’analyse de compte ;

• Assure l’élaboration de divers tableaux ou bases de données, avec les logiciels appropriés, pour des fins d’analyses statistiques et de contrôle (ex : contrôles des heures octroyées, statistiques budgétaires variées, formation professionnelle – Loi 90, etc.) ;

• Effectue la saisie des rapports d’interventions à partir du logiciel de gestion des incendies, en assure la vérification et effectue la facturation requise suite à la vérification ;

• Effectue la facturation des rapports d’entraide, de désincarcérations (municipalité et SAAQ), les feux de véhicules ainsi que toutes les autres interventions particulières ou survenues à l’extérieur des limites de notre territoire ;

• Prépare les attestations d’intervention pour les sinistrés et les acheminent par télécopieur au « Centre local d’emploi » lorsque nécessaire ;

• Accomplit toute autre tâche à la demande de son supérieur.

EXIGENCES DU POSTE

• Diplôme d’études collégiales (D.E.C.) en technique de bureautique ou l’équivalent reconnu par le Ministère de l’éducation du Québec. Toute autre combinaison de formation et d’expérience jugée équivalente sera considérée;

• Un minimum de deux (2) années d’expérience pertinente en travail de bureau;

• Excellente connaissance du français écrit et parlé ;

• Posséder un niveau de connaissances intermédiaire des logiciels Windows, Excel et Powerpoint;

• Posséder un niveau de connaissances avancé du logiciel Word ;

• Posséder des aptitudes et habilités à l’égard de standards élevés en matière de service à la clientèle ;

• Posséder les autres qualités et aptitudes suivantes : autonomie et initiative, minutie et précision, capacité de travailler sous pression avec plusieurs dossiers simulta