L’équipe juridique interne de Pharmascience fournit des services liés entre autres aux contrats, à la conformité d’entreprise, aux litiges, à la propriété intellectuelle, aux investissements et aux partenariats commerciaux aux trois unités d’affaires de Pharmascience qui vendent des produits pharmaceutiques génériques et innovateurs, avec ou sans ordonnance, au Canada et à l’étranger. Nous offrons également des services-conseils de nature juridique à tous les domaines fonctionnels de l’entreprise, notamment la Recherche et le développement, les Affaires réglementaires, la Fabrication, la Chaine d’approvisionnement, le Marketing, les Ventes, les Finances et les Ressources humaines.
Nous sommes à la recherche d’un(e) Adjoint(e) exécutif(ve) afin d ’assister les membres du Service des affaires juridiques et de veiller à l’efficacité des activités courantes, notamment par l’administration et la coordination du service et par la création et le suivi de processus et de dispositifs visant à améliorer ses activités.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS:
Administration de bureau
– Commander les fournitures
– Gérer la correspondance, la boîte aux lettres de l’avocat général et celle des Affaires juridiques.
– Faire la tenue des dossiers et documents au moyen de systèmes de classement efficaces.
– Aider les membres de l’équipe des Affaires juridiques à préparer et à gérer les budgets du service, y
compris la procédure de facturation.
– Rédaction/correction des lettres, des présentations et des rapports.
– Tenir une liste d’envoi pour nos fournisseurs et une liste d’envoi interne pour le service.
– Assurer la liaison avec les clients, les fournisseurs et les cabinets d’avocats.
– Gérer les sondages auprès de la clientèle et les rapports de nos clients.
Gestion des systèmes
– Mettre en œuvre et maintenir les procédures liées à l’utilisation des systèmes de TI de l’entreprise.
– Organiser et tenir à jour les systèmes de gestion informatiques des Affaires juridiques
– Voir à la disponibilité des logiciels et des licences dont ont besoin les membres des Affaires
juridiques.
– Générer des rapports de gestion à partir des systèmes d’information.
– Tenir à jour l’intranet des Affaires juridiques et l’intranet sur la conformité.
Soutien aux membres de l’équipe
– Offrir un soutien administratif aux membres de l’équipe des Affaires juridiques (renouvellement des
adhésions aux ordres professionnels et des permis, crédits de formation continue, échanges avec les
associations professionnelles)
– Gérer les horaires du VP des Affaires juridiques et des membres de l’quipe
– Préparer des notes de frais.
– Coordonner les rendez-vous, réunions et voyages d’affaires
– Organiser les réunions d’équipe des Affaires juridiques (préparer les ordres du jour et les procès-
verbaux, réserver les salles de conférence ou créer les réunions virtuelles, et s’assurer que tout le
matériel nécessaire est fourni).
Collaboration et coordination entre les services
– Établir des relations professionnelles et collaborer avec d’autres adjoints de direction et les
partenaires d’affaires du service (RH, Finances, TI, etc.) ainsi qu’avec le personnel d’autres secteurs
dans le but de rendre les procédures plus efficaces et cohérentes et, le cas échéant, assurer une
communication claire et la transmission fluide de renseignements.
– Collaborer avec les autres secteurs lors de nouvelles embauches
QUALIFICATIONS:
Diplôme d’études collégiales ou équivalent en administration, bureautique ou autre
Minimum 10 ans d’expérience d’expérience dans un rôle d’adjoint(e) dont 5 ans à un niveau exécutif
Minutie et souci d’exactitude
Excellentes compétences en communication orale et écrite (anglais et français) compte tenu des interactions avec clients internes et externes
Capacité à anticiper les besoins et à évaluer les recommandations pour améliorer l’intégration des opérations et des services, et à formuler des recommandations à cet égard.
Capacité à gérer plusieurs projets qui nécessitent la communication avec plusieurs services et la collecte de renseignements divers
Capacité à déceler et à résoudre les problèmes et à analyser l’information
Tact , discrétion et désir d’exceller
Bon jugement, et capacité à résoudre des problèmes et à prendre des décisions de façon proactive et indépendante
Excellentes compétences de gestion du temps permettant d’établir les priorités de façon autonome
Excellentes habiletés interpersonnelles et organisationnelles. et habileté à travailler en équipe
Connaissances avancées de Microsoft Word, Outlook, Excel et PowerPoint
Expérience de travail au sein d’un département juridique est un atout important
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