Rossignol Group Looking for Assistant aux Achats et à la Logistique I Purchasing & Traffic Assistant at Bromont, Quebec, Canada Full Time

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RÉSUMÉ DE L’OFFRE: 

L’Assistant aux Achats et à la Logistique relèvera du Directeur Général et Opérations. Ce rôle, basé dans la division nord-américaine du Groupe Rossignol à Bromont, consistera à assister dans la création et la tenue à jour des dossiers logistiques et d’achats pour l’organisation, à coordonner tous les aspects du cycle d’achats afin d’avoir un inventaire disponible en temps voulu pour répondre à notre demande de ventes, ainsi qu’à saisir des informations d’achats précises dans M3. Ils joueront également un rôle complémentaire dans la préparation de rapports internes et externes. Le candidat idéal possédera une solide expérience en achats, douane et logistique.

FONCTIONS et RESPONSABILITÉS:

• Travailler avec le courtier en douane et effectuer le dédouanement.
• Maintenir à jour la base de données des produits.
• Vérifier la facturation douanière et garantir l’exactitude des informations.
• Assister le responsable d’entrepôt dans la logistique des expéditions.
• Passer commande de fournitures de bureau.
• Rassembler des statistiques et tenir à jour le fichier d’achats.
• Passer les commandes de production selon les prévisions d’achat et le planning, incluant la répartition par taille, vérifier la répartition des tailles des produits avec les responsables de produits, saisir les commandes sur les formulaires de commande appropriés et les envoyer aux usines. Assurer le suivi de la réception des commandes par les usines et confirmer les dates de livraison demandées. Saisir les commandes d’achat dans M3.
• Surveiller et analyser les ventes actuelles par rapport aux stocks et aux achats, et apporter les ajustements nécessaires tels que les annulations ou la passation de nouvelles commandes. La même procédure est répétée après la révision des prévisions d’achat.
• Communiquer les informations sur les retards de livraison des produits, les annulations et les modifications.
• Passer les commandes d’échantillons/démos/pré-emballées pour les produits de l’année suivante (mi-été).
• Suivre les livraisons de produits, de septembre à fin novembre, en collaborant avec les usines, via e-mail/TEAMS.
• Effectuer des échanges de stocks avec notre opération aux États-Unis.
• Participe à la préparation du catalogue en ce qui concerne l’exactitude de la liste de prix par rapport au fichier des produits.
• Collaborer avec le service marketing pour relire tous les catalogues et listes de prix par rapport aux informations disponibles dans le fichier des produits.
• Examiner les stocks disponibles en Europe pour déterminer la meilleure méthode d’expédition par avion et/ou par bateau en collaboration avec le Directeur de la Logistique. Transmettre les informations au Service Client, à l’équipe de vente et aux Responsables Produits.

Qualifications:

• Diplôme en Administration de Bureau ou équivalent d’un collège de deux ans ou d’une école technique ; trois à cinq ans d’expérience connexe et/ou de formation ; ou combinaison équivalente d’éducation et d’expérience.
• Solides compétences en informatique, notamment dans la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
• Doit être bilingue : anglais et français.
• Posséder de solides compétences en organisation.
• Posséder d’excellentes compétences en communication interpersonnelle.
• Capacités analytiques, interprétatives et organisationnelles, avec la capacité de communiquer efficacement à la fois verbalement et par écrit.
• Doit être capable de travailler dans un environnement rapide, avec une capacité démontrée à jongler entre plusieurs tâches et exigences concurrentes.
• Capacité à travailler de manière indépendante sur les tâches assignées, ainsi qu’à accepter des directives pour les missions données.

Exigences Physique:

Capacité à rester assis pendant de longues périodes, à utiliser un ordinateur personnel et d’autres équipements de bureau standard tels qu’un téléphone, un fax et une photocopieuse. 

Expérience:

2-3 ans dans un poste similaire.

Environnement de Travail:

Environnement de bureau général

Exigences de voyage:

Aucune.

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General Purpose: 

The Purchasing & Traffic Assistant will report to the Operations Manager. This role, based in the Group Rossignol North American division in Bromont, will assist with the creation and maintenance of the logistics/purchasing records for the organization, coordinate all aspects of the purchasing cycle in order to have available inventory in a timely manner to meet our sales demand as well as having accurate purchasing information entered into M3. They will also perform a supplementary role in the preparation of internal and external reporting. The ideal candidate will possess strong purchasing, custom and logistic experience.

Key Responsibilities:

• Work with the customs broker and clear customs clearance. 
• Keep product database up to date.
• Verify the customs invoice and ensure accuracy of information.
• Assist warehouse manager with logistics of shipment.
• Order office supplies.
• Gather statistic and maintains purchasing file.
• Place production orders according to purchase forecast and schedule including sizing out orders, reviewing the product sizing with Product Managers, entering orders on appropriate order forms, and sending to factories. Then, following-up with factories receipt of orders, and confirming requested delivery dates. Entering purchase orders in M3.
• Monitor and analyze current sales vs. inventory and purchases and make necessary adjustments such as cancellations or placing new orders. Same procedure is repeated after the purchase forecast is revised.
• Communicate information on product delivery delays, cancelation, and modification.
• Place sample/demo/pre-pack orders for the following year’s product (mid-summer).
• Tracking of product deliveries, from September to end-November, by working with factories, via e-mail/TEAMS. 
• Exchange inventory with our US operation.
• Participate in catalog preparation re: price list accuracy vs. the product master.
• Work with the Marketing Dept. to proofread all catalogs and price lists against available information from the product master.
• Review available inventory in Europe to determine best method of shipment air and/or boat with Logistics Director. Relay information back to Customer Service, Sales team, and Product Managers.

Qualifications:

• Degree in Office Administration or equivalent from two-year college or technical school; three-five years related experience and/or training; or equivalent combination of education and experience.
• Strong computer skills especially in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook).
• Must be Bilingual: English and French.
• Possess strong organizational skills.
• Possess exceptional interpersonal communication skills.
• Analytical, interpretive, and organized with the ability to communicate effectively both verbally and written forms.
• Must be able to work in a fast-paced environment with demonstrated ability to juggle multiple competing tasks and demands.
• Ability to work independently on assigned tasks as well as to accept direction on given assignments.

Physical Demands:

Ability to sit for extended periods of time, to operate a personal computer and other standard office equipment such as a phone, fax, and photocopier. 

Experience:

2-3 years in a similar position.

Work Environment:

General office setting.

Travel Requirements:

None.