AMVQ Looking for Adjoint(e) à la direction générale at Laval, Quebec Full Time

Relevant de la Direction générale, le titulaire du poste soutient la Direction générale, les administrateurs et les membres des comités. Il effectue diverses fonctions administratives et de secrétariat telles que : création, révision, traduction, mise en page, relecture, assurance de qualité des documents produits pour l’Association, en accord avec les procédures et les standards en vigueur. Il planifie les réunions, en coordonne tous les aspects administratifs et logistiques et y assiste pour la prise de notes. De plus, il collabore et participe à la planification des réunions, à la gestion de la documentation et à toutes communications, tant à l’interne qu’à l’externe. Il participe et collabore aux événements destinés aux membres et assure le service quotidien à ces derniers. Aussi, il participe au développement et au suivi des tâches/activités et mène à bien des projets spécifiques à la demande de la Direction générale.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Soutenir la Direction générale, les administrateurs et les membres des comités. (40 %)

• Fournir le support requis pour assurer la bonne marche de l’Association.
• Créer, réviser, traduire, faire la mise en page, relire et assurer la qualité de la correspondance courante et les divers documents tels que lettres, les correspondances, contrats, rapports, comptes rendus, présentations, ententes, contrats, etc.
• Collaborer avec la Direction générale et les membres de comités afin d’assurer l’avancement des travaux.
• Préparer et orchestrer le calendrier des réunions du Conseil et des comités et le transmettre aux administrateurs et aux membres concernés.
• Préparer l’avis de convocation, l’ordre du jour, les documents, assister, prendre des notes, rédiger les procès-verbaux, les Affaires découlant pour chacun des Conseils d’administration et de l’Assemblée générale Annuelle.
• Préparer tous les documents de présentation et le matériel nécessaire à la tenue des réunions et les transmettre aux administrateurs et aux membres, dans les délais prescrits.
• Faire approuver les procès-verbaux et les faire signer par la Présidence et la Direction générale pour les Conseils d’administration et par la Présidence et la Trésorerie pour l’Assemblée générale annuelle.
• Mettre à jour le registre des procès-verbaux et le registre des procédures du CA.
• Tenir à jour les informations et les coordonnées des divers membres des comités.
• Soutenir la Direction générale, les administrateurs et les membres de comité tout en faisant preuve de rigueur et de discrétion.
• Participer à la conception des communications bilingues, en collaboration avec les traducteurs externes, avec un grand souci de qualité.
• Prendre en charge certaines correspondances, tant confidentielles que non confidentielles, et en assurer le traitement selon la sensibilité et la priorité appropriée.
• Prendre en charge la création du Rapport d’activités annuel.
• Fournir tout support requis, lorsque nécessaire.

Actualiser et réviser les documents AMVQ produits, en accord avec les procédures en vigueur. (30 %)

• Actualiser et réviser toutes les communications étant destinées aux membres et tous les documents crées par l’équipe administrative; documents économiques, Sondage VET, etc.

Planifier des réunions et en coordonner tous les aspects administratifs et logistiques. (10 %)

• Planifier les réunions annuelles, réserver les salles et réserver un service de traiteur au besoin.
• Effectuer la gestion et le classement de toutes les ententes inter-associations, des licences informatiques et des dossiers contractuels.
• Rédiger les procédures administratives et mettre à jour les outils de travail et les politiques.

Accomplir toutes autres tâches connexes. (10 %)

• Agir à titre d’assistant de projet en distribuant des tâches, en effectuant le suivi régulier sur les tâches déterminantes pour sa réalisation (échéancier, suivi de la communication lors de changements imprévus, etc.) jusqu’à l’obtention des résultats.
• Mobiliser les équipes vers les objectifs et les résultats souhaités par un suivi rigoureux.
• Identifier et mettre en application des stratégies pour supporter les opérations.
• Accomplir toutes autres tâches connexes demandées par la Direction générale.

Collaborer et participer aux événements destinés aux membres dont le congrès annuel. (5 %)

Assurer le service aux membres. (5 %)

• Gérer les appels des membres.
• Gérer les commandes de dépliants et d’autres documents.
• Gérer les divers prix. Mise à jour du fichier des prix.

PROFIL RECHERCHÉ

QUALIFICATIONS :

• Diplôme d’études collégiales en secrétariat et bureautique ou autre formation jugée pertinente.
• Minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente, dont trois (3) années en collaboration avec des administrateurs, spécifiquement pour la planification des séances du Conseil et la rédaction de procès-verbaux.
• Expérie