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French (Scroll for English):
E INC est la société mère d’EBlock et d’EDealer, qui partagent la même vision stratégique et la même mission : créer la meilleure plateforme numérique d’enchères et de commerce au détail dans le secteur de l’automobile. Nous répondons, à la fois, aux besoins des concessionnaires en matière de vente en gros et de vente au détail. Nos marques et notre technologie facilitent le transfert d’un véhicule entre les vendeurs et les acheteurs, tout au long de son cycle de vie. https://e.inc
E INC est la société mère d’EBlock et d’EDealer, qui partagent la même vision stratégique et la même mission : créer la meilleure plateforme numérique d’enchères et de commerce au détail dans le secteur de l’automobile. Nous répondons, à la fois, aux besoins des concessionnaires en matière de vente en gros et de vente au détail. Nos marques et notre technologie facilitent le transfert d’un véhicule entre les vendeurs et les acheteurs, tout au long de son cycle de vie. https://e.inc
Description du poste
Le coordonnateur(trice) œuvre au sein de l’équipe des RH et de la culture d’entreprise. Il travaille en collaboration avec des employés de tous les services de l’entreprise. Il offre un soutien centralisé, fiable et proactif aux spécialistes en recrutement et aux gestionnaires d’E INC. Il doit aussi s’assurer que le processus de recrutement est efficace et progresse bien en tout temps. Il informe les personnes concernées de l’état des démarches.
Principales responsabilités :
Planification des entrevues
Fixer les rendez-vous et préparer les entrevues en collaboration avec le responsable du recrutement, le gestionnaire concerné, la personne qui mènera l’entrevue et le candidat
S’assurer de la disponibilité des salles de réunion et de l’équipement nécessaire aux entrevues en présence ou par visioconférence
Reprogrammer les entrevues annulées ou reportées
Établir des priorités en fonction des demandes reçues et de la charge de travail
Communiquer avec professionnalisme et rapidement avec les personnes concernées pendant l’entièreté du processus de recrutement
Aider les candidats qui doivent se déplacer à obtenir un remboursement de leurs frais
Organiser les réunions ayant lieu avant et après les entrevues. Préparer les documents pertinents pour les candidats et l’équipe de recrutement
Accompagnement des candidats
Être l’interlocuteur principal des candidats pendant tout le processus de recrutement
Accueillir et accompagner les candidats avant les entrevues en présence, s’il y a lieu Présenter les participants lors des entrevues en visioconférence, s’il y a lieu
Régler les problèmes comme les conflits d’horaire, les retards ou l’absence de la personne devant mener l’entrevue
Assister et participer au bilan d’après-entrevue, s’il y a lieu
Intégrité des données et gestion du processus
Veiller au respect des procédures et des processus établis
Aider l’équipe à gérer les descriptions de postes
Participation à d’autres projets avec l’équipe d’acquisition des talents
Élaboration d’un système centralisé pour fixer la date et l’heure des entrevues
Conception de divers documents utilisés avant et après l’entrevue
Amélioration de divers processus, comme l’évaluation de l’expérience des candidats et l’analyse des rétroactions
Participer à la mise en place de l’outil de suivi des candidatures
Produire des rapports, des comptes-rendus et des indicateurs
Le candidat idéal pour ce poste devra :
Établir des priorités et accomplir un grand nombre de tâches en même temps, avec peu de supervision ou de façon autonome
Posséder d’excellentes compétences en communication écrite et orale ainsi qu’une aptitude à faire face aux imprévus
Faire preuve d’un excellent jugement, de discrétion et de délicatesse lors du traitement de renseignements confidentiels et lors des interactions avec les candidats et les gestionnaires responsables de l’embauche
Faire preuve d’un grand professionnalisme dans les rapports avec les membres de la direction de l’entreprise et ceux d’autres entreprises
Prendre les bonnes décisions en temps opportun. Savoir quand prendre une décision seul et quand consulter les autres parties
Réagir avec le degré d’urgence approprié aux situations et aux événements qui demandent une action ou une réponse rapide
Anticiper les problèmes ou les régler avant qu’ils ne prennent de plus grandes proportions
Un souci du détail exceptionnel
Compétences et aptitudes nécessaires :
Un diplôme universitaire, de préférence en administration avec une spécialisation en ressources humaines ou l’équivalent
Expérience dans un poste d’adjoint(e), de coordonnateur(trice) ou dans un poste semblable
Expérience avec les bases de donnés de CV et les outils de suivi des candidatures
Bonnes connaissances des plateformes professionnelles et des réseaux sociaux, en particulier LinkedIn
Excellentes aptitudes en communication, à l’écrit ou à l’oral
Grand sens de l’organisation et capacité à gérer son temps avec efficacité
Excellentes aptitudes relationnelles
Grande intégrité personnelle
Capacité démontrée à préserver la confidentialité des renseignements personnels
Capacité à travailler dans un environnement en constante évolution
Maîtrise du français et de l’anglais, un atout
Sens de l’initiative
E INC est une entreprise en croissance qui évalue continuellement la façon dont elle investit dans les membres de son équipe. Nous offrons à nos employés:
Salaire concurrentiel
Assurance pour soins de santé, soins dentaires et soins de la vue
Cotisation de l’employeur au REER
Assurance collective en cas de décès ou de mutilation accidentelle
Congés payés
Environnement de travail flexible
Formation continue
Et surtout une culture d’entreprise fantastique!
Ce poste est ouvert aux femmes et aux hommes. E INC est un employeur qui croit en l’égalité des chances et nous cherchons activement à diversifier notre personnel. E INC recrute des candidats qualifiés et offre des possibilités d’avancement à ses employés indépendamment de leur race, couleur de peau, religion, sexe, orientation sexuelle, identité ou expression de genre, âge, handicap, information génétique, origine ethnique, pays d’origine, état matrimonial, statut d’ancien combattant ou indépendamment de toute considération qui aurait un effet défavorable sur un groupe de personnes protégé par la loi.
English:
E INC is the parent company of EBlock and EDealer unifying our approach to products, services, and strategies under one Vision and one Mission: to create the best digital auction and retailing platform in the world by connecting the automotive wholesale and retail experiences. Our brands and their technologies make it easy for a vehicle to move between buyers and sellers throughout its entire ownership lifecycle. https://e.inc
Role Summary:
The TA Coordinator is a valued member of the People & Culture team partnering with employees across E INC. The TA Coordinator will focus in providing a consistent, proactive and centralized support to recruiters and hiring managers across E INC. Talent Acquisition Coordinators are responsible for ensuring that all activities related to the recruitment process are progressing effectively and efficiently at all times and updating key stakeholders as appropriate.
What you will do:
Interview Scheduling
Partner with the recruiter, hiring manager, interviewers and candidate on setting up interviews
Coordinate availability, including room, video, phone and MS Teams details
Reschedule interviews as needed
Prioritize incoming requests against current workload
Ensure prompt and professional communication with all stakeholders throughout the process
Facilitate the T&E request and reimbursement process for candidate interviews
Coordinating the pre-interview and post-interview meetings and providing materials for both candidate and interview teams
Candidate Concierge
Be a primary point of contact for candidates throughout the entire recruitment process
Welcome and escort candidates for onsite interviews, when applicable. Conduct Introductions of candidate to interview via zoom, when applicable
Manage ad-hoc issues such as scheduling conflicts, delays and interviewer no shows
Attend and participate in the debrief call, when applicable
Ensuring Data Integrity and Process Stewardship
Ensure compliance with all established processes and procedures
Assist with formatting and maintaining job descriptions
Partner with broader TA team on other initiatives and projects:
Developing a centralized process for scheduling interviews
Developing pre & post interview materials
Designing surveys for evaluating candidate experience and analyzing feedback
ATS set up
Reporting and metrics
The Ideal Candidate Will:
Possess the ability to multitask, prioritize and complete a high volume of tasks and projects with little to no guidance.
Have exceptional verbal and written communications skills and the ability to switch gears at a moment’s notice.
Demonstrate excellent judgment, discretion and sensitivity when dealing with candidate, hiring managers and confidential information.
Maintain a high degree of professionalism in dealing with senior professionals inside and outside the company.
Make smart and timely decisions; understand when to take ownership of a decision and when to involve other parties.
React with appropriate levels of urgency to situations and events that require quick response or turnaround.
Think ahead and troubleshoot; remove obstacles before they become problems
Have impeccable attention to detail.
What You Will Need:
A College Diploma, preferably in business specializing in Human Resources, or equivalent.
Prior experience as an HR Assistant, Talent Acquisition Coordinator or a similar role
Experience with resume databases and Applicant Tracking Systems
Experience with professional platforms and social channels, especially LinkedIn
Excellent communications skills, verbal and written.
Highly organized with effective time management skills.
Excellent relationship building skills.
High level of personal integrity.
Demonstrated ability to maintain confidentiality.
Ability to work in a fast-paced environment.
Fluent in French/English preferred
Self-starter.
E INC is a growing company that is continuing to evaluate our ongoing commitment and investment in our team members with:
Competitive pay
Medical, Dental & Vision
401k/RSP with Match
Company paid Group Life/AD&D insurance
Paid time off
Flexible working environment
Continuous Learning
And an amazing culture to top it all off!
E INC is committed to providing employment accommodation in accordance with the Ontario Human Rights Code and the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act. If contacted for an employment opportunity, please advise Human Resources if you require accommodation.
Location
Montreal, Quebec
Department
People & Culture
Employment Type
Full-Time
Minimum Experience
Entry-level
