Estruxture Data Centers Looking for Coordinator, People & Pay / Coordinateur.trice, Employés & Paie at Montréal, QC Full Time

*** La version française suit la version anglaise ***

We host the data. We provide the connections. We protect the information.

eStruxture is more than a data center: it’s THE largest Canadian data center platform. It’s 15 locations across the country, over 760,000 square feet of space, over 130MW of power and access to over 1,400 network and cloud service providers.

As a growing company, we provide our customers with the capacity, performance and flexibility to meet the demanding expectations of the marketplace and enable them to scale quickly. And that’s what we want to offer our employees.

Become a connected People & Pay Coordinator

The Coordinator, People & Pay will provide a support role by touching on several aspects of people and payroll management. The position will contribute, among other things, to the integrity of HR data, recruitment process, new employee onboarding, data analysis & reporting, training and development and will be responsible for the payroll of all our 140 employees. In addition, the incumbent will be called upon to advise managers on certain personnel management issues and will be the contact person to answer all employee’s questions. Finally, the Coordinator, People & Pay will participate in various projects that fall under the responsibility of the Director, People & Talent.

This is included in the package!

• Renewable energy used exclusively by the company: because we care about the environment just like you do;
• The Good Neighbors Squad: a team that works on initiatives to give back to society (e.g. fundraising for Ukraine);
• The Feedback Forum: a forum that meets every 6 to 8 weeks to discuss areas for improvement;
• The opportunity to work in hybrid mode from different locations: in Montreal on Kirkland, Downtown or on St-Jacques Boulevard, or in one of our 5 sites located in Ontario;
• Telemedicine and reimbursement of your professional expenses;
• Annual social events and festivities so you can spend time with your dynamic colleagues outside of work;
• And the opportunity to contribute to the rapid growth of a Canadian company headquartered in Montreal.

Your contribution

The duties and responsibilities include but are not limited to:

Human Resources

• Carry out the processes of opening and updating employee files (physical and electronic), overseeing the data entry processes, and ensuring the protection and integrity of employee databases.
• Lead the hiring process (background and reference checks, offers, information on employees, benefits, onboarding session)
• Maintain and enhance current reporting deliverables while exploring new and innovative ways to report and examine HR data.
• Be the point of contact for employees (benefits, vacation, payroll, etc.)
• Participate in the management of disabilities, attendance and return to work.
• Manage employee’s absences (follow-ups, disciplinary measures, etc.).
• Participate in the organization of events.
• Draft correspondence such as offer letters, letters for confirmation of employment, and various emails.
• Ensure compliance with the company’s HR policies and relevant regulations

Payroll

• Processing the bi-weekly payroll for close to 140 employees
• Check the accuracy of payroll information and that all relevant documents are in order
• Process other compensations or deductions (bonuses, severance pay, taxes, workers’ health and safety requirements, VRSP, CCQ)

Working Conditions

The role has standard working conditions in an office environment with a regular workweek from Monday to Friday. Due to the nature of the role, the incumbent must be able to meet tight deadlines, handle pressure and manage stress.

Our contribution

• Team: We are one family.
• Inclusion: Everyone is welcome at our company.
• Responsibilities: We take responsibility and ownership.
• Customer centricity: They are at the heart of everything we do.
• Neighborliness: We care about the well-being of those around us.

The profile we are looking for

Experience

Specialty

• 1-2 years experience in Human Resources.
• Experience with HR databases and HRIS systems, strong ability with MS Office, Excel and PowerPoint
• Experience with Ceridian/Bamboo HR other HRIS/Payroll systems is preferred
• Experience in a unionized environment*

Education/Certification/Designation

• Bachelor’s Degree in human resources or Industrial relations
• Payroll certification*

Competencies

• Ability to prioritize and work on multiple projects.
• Comfortable with a changing, fast-paced, startup environment.
• Familiar with payroll regulations
• Analytical mind with good data analysis skills
• Strong communication skills, both verbal and written
• Demonstrate professionalism and discretion
• Demonstrate rigor and attention to detail
• Bilingual, spoken and written (French and English)

Technical Skills/Knowledge

• Knowledge of HR databases and HRIS systems
• Strong ability with MS Office, Excel and PowerPoint

• Any experience for these above would be considered as an asset

Security for our team

All offers are contingent upon the successful completion and satisfactory results of a background investigation.

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Nous hébergeons les données. Nous assurons les connexions. Nous protégeons les informations.

eStruxture, c’est bien plus qu’un centre de données : c’est LA plus grande plateforme canadienne de centre de données. Ce sont 15 emplacements à travers le pays, plus de 760 000 pieds carrés d’espace, plus de 130 MV de puissance et un accès à quelque 1 400 fournisseurs de service réseau et infonuagique.

Notre compagnie, en pleine croissance, procure à ses clients la capacité, les performances et la flexibilité nécessaires pour répondre aux attentes exigeantes du marché et pour leur permettre d’évoluer rapidement. Et c’est aussi ce que nous souhaitons offrir à nos employé.e.s.

Deviens un.e Coordonateur.trice , Employés.es et Paie branché.e

Le coordonnateur.trice, Employé(es) et paie, jouera un rôle de soutien en touchant à plusieurs aspects de la gestion des employés et de la paie. Le titulaire du poste contribuera, entre autres, à l’intégrité des données RH, au processus de recrutement, à l’accueil des nouveaux employés, à l’analyse des données et à la production de rapports, à la formation et au développement, et sera responsable de la paie de l’ensemble de nos 140 employés. De plus, le titulaire sera appelé à conseiller les gestionnaires sur certaines questions de gestion des employés et sera la personne-ressource pour répondre à toutes les questions des employés. Enfin, coordonnateur.trice, Employé(es) et paie participera à divers projets qui sont sous la responsabilité du directeur, personnel et talents.

C’est inclus dans le forfait!

• L’énergie renouvelable exclusivement utilisée par la compagnie : parce que l’environnement nous préoccupe tout comme toi;
• Le Good Neighbors Squad: une équipe qui travaille sur des initiatives pour redonner à la société (ex. collecte de fonds pour l’Ukraine);
• Le Feedback Forum: un forum réunit aux 6 à 8 semaines pour discuter de points d’amélioration;
• La télémédecine et le remboursement de tes frais professionnels;
• Des activités sociales et festivités annuelles pour que tu puisses côtoyer tes collègues dynamiques en dehors du travail;
• Et l’offre de contribuer à la croissance fulgurante d’une entreprise canadienne dont le siège social est à Montréal.

Ta contribution

Les tâches et responsabilités comprennent, sans se limiter aux tâches suivantes :

Ressources humaines

• Exécuter les processus d’ouverture et de mise à jour des dossiers des employés (physiques et électroniques), superviser les processus de saisie des données et assurer la protection et l’intégrité des bases de données des employés.
• Diriger le processus d’embauche (vérification des antécédents et des références, offres, informations sur les employés, avantages, séance d’accueil).
• Maintenir et améliorer les livrables actuels en matière de rapports tout en explorant des moyens nouveaux et novateurs pour rendre compte et examiner les données RH.
• Être le point de contact pour les employés (avantages sociaux, vacances, paie, etc.)
• Participer à la gestion des invalidités, de la présence et du retour au travail.
• Gérer les absences des employés (suivis, mesures disciplinaires, etc.).
• Participer à l’organisation d’événements.
• Rédiger des courriers tels que des lettres d’offre, des lettres de confirmation d’embauche, des courriels divers.
• Veiller au respect des politiques RH de l’entreprise et des réglementations en vigueur.

Paie

• Traiter la paie bihebdomadaire de près de 140 employés.
• Vérifier l’exactitude des informations relatives à la paie et que tous les documents pertinents sont en ordre
• Traiter les autres compensations ou déductions (primes, indemnités de départ, impôts, exigences en matière de santé et de sécurité des travailleurs, VRSP, CCQ).

Conditions de travail

Le poste offre des conditions de travail standard dans un environnement de bureau avec un horaire de travail régulier du lundi au vendredi. Le rôle exige d’être disponible pour aider l’équipe périodiquement lors des rotations de postes (vacances, maladie). En raison de la nature du rôle, le titulaire doit être capable de respecter des délais serrés, de gérer la pression et le stress.

Notre contribution

• Équipe : Nous formons une seule et même famille.
• Inclusion : Chez nous, tout le monde est bienvenu.
• Responsabilités: Nous les assumons et prenons les choses en main.
• Centrée sur le client : Ils sont au cœur de tout ce que nous accomplissons
• Bon voisinage : Nous veillons au bien-être de ceux qui nous entourent.

Le profil recherché

Expérience

Spécialité

• 1 à 2 ans d’expérience dans le domaine des ressources humaines.
• Expérience avec les bases de données RH et les systèmes SIRH, forte capacité avec MS Office, Excel et PowerPoint.
• Une expérience avec Ceridian/Bamboo HR ou d’autres systèmes SIRH/paie est préférable.
• Expérience dans un environnement syndiqué*.

Formation/Certification/Désignation

• Baccalauréat en ressources humaines ou en relations industrielles
• Certification en paie*

Compétences

• Capacité à établir des priorités et à travailler sur plusieurs projets.
• À l’aise dans un environnement changeant, rapide et en démarrage.
• Familiarisé avec la réglementation sur la paie
• Esprit analytique avec de bonnes compétences en analyse de données
• Solides compétences en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit
• Faire preuve de professionnalisme et de discrétion
• Faire preuve de rigueur et d’attention aux détails
• Bilingue, parlé et écrit (français et anglais)

Compétences/connaissances techniques

• Connaissance des bases de données RH et des systèmes SIRH
  Excellente connaissance de MS Office, Excel et PowerPoint.

• Toute expérience dans ces domaines serait considérée comme un atout.

La sécurité pour notre équipe

Toutes les offres sont conditionnelles à la réussite et aux résultats satisfaisants d’une enquête sur les antécédents.