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Un de nos clients, une importante organisation municipale, est à la recherche d’un(e) Préposé(e) à l’accueil et aux activités de soutien.
Sous la supervision du directeur de l’unité administrative, le titulaire assure l’accueil des clients au comptoir, reçoit les appels téléphoniques en provenance de la clientèle et du public en général et répond à leurs questions ou transfert les appels aux personnes en mesure de répondre à leur besoin. Il effectue également le travail habituel de réceptionniste et effectue certaines activités de soutien afin d’assurer le support administratif et clérical du secteur.
Vos tâches seront les suivantes :
-Accueille et dirige, de façon courtoise et adaptée à leurs besoins individuels, les clients, visiteurs, fournisseurs, employés, etc., selon les procédures et règlements afin que les personnes aient accès aux endroits appropriés.
-Reçoit et transmet aux intervenants concernés les appels téléphoniques et messages qui lui parviennent tant de l’interne que de l’externe.
-Transmet au locataire qui fait un appel de service des informations pouvant l’aider à régler temporairement la situation ou, s’il s’agit d’une urgence, contacte l’employé apte à régler le problème. Au besoin, il agit à titre d’intermédiaire entre le locataire et cet employé.
-Procède au traitement du courrier (courriels, lettres et colis) reçu, expédié ou à livrer soit: tri, assemblage, fermeture/ouverture des enveloppes, oblitération, livraison/cueillette, tenue des registres de courrier certifié afin d’assurer une communication efficace entre l’organisation et les intervenants internes et externes.
-Effectue la reproduction et l’assemblage des commandes reçues à partir de fichiers électroniques ou autres en s’assurant que la qualité et les spécifications requises sont respectées.
-Assure le ravitaillement et l’entretien des équipements et outils de travail (imprimante, photocopieur, télécopieur, téléphone cellulaire ou conventionnel, oblitérateur, etc.), en tient à jour l’inventaire et s’assure d’avoir en stock les produits nécessaires (papier, enveloppes, consommables, etc.) pour l’impression des documents.
-Manutentionne les colis destinés au secteur, en assure la réception, vérification et classement adéquat dans leurs dépôts.
-Procède à la commande des fournitures de bureau et autre matériel, accomplit des tâches de classement, de copie, d’ordonnancement, etc.
-Procède à la remise des clés et coupons de peinture aux locataires et effectue la saisie informatique du retour de l’avis de détermination de loyer pour la reconduction du bail.
-Assure lorsque requis de le faire, l’exécution de toute autre activité connexe qu’il est raisonnablement en mesure d’accomplir.
Mandat temporaire à durée indéterminée
Horaire de jour, du lundi au vendredi (35 heures/semaine)
Lieu de travail à proximité du Métro L’Assomption
Compétences recherchées :
-DES ou DEP complété, en toute discipline
-2 années d’expérience pertinentes en relation avec la clientèle (téléphoniste, réceptionniste, vente, service à la clientèle, etc.)
-Bonne connaissance du français et de l’anglais parlé
-Connaissance des mathématiques simple
-Très bon service à la clientèle
-Organisation et coordination de plusieurs dossiers simultanément
-Autonomie et débrouillardise
-Maîtrise de la Suite Office et être à l’aise à travailler avec les nouvelles technologies
