La rue des Femmes Looking for Coordonnatrice ou coordonnateur des ressources matérielles et des achats at Montréal, Quebec Full Time

Sous la supervision de la directrice des services administratifs et de soutien, le ou la titulaire du poste est responsable de planifier, d’organiser, de diriger et de coordonner les activités nécessaires à la mise en œuvre du maintien, de l’entretien préventif des équipements physiques, mécaniques et des biens meubles et des immeubles de La rue des Femmes.

Ses responsabilités en gestion, l’amènent à :

•Planifier, organiser, diriger, contrôler et évaluer les activités relatives aux services techniques (entretien et maintenance des bâtiments, équipements, terrains, sécurité et mesures d’urgence) et à l’hygiène et salubrité des maisons Olga, Jacqueline et Dalhia.
•Superviser et coordonner le personnel et s’assurer d’une saine gestion.
•Gérer les ressources matérielles, financières, informationnelles, les contrats de service, les assurances et les approvisionnements.

Principales tâches

1. Gestion des immeubles, des équipements, des espaces extérieurs et du bon fonctionnement des trois (3) maisons de La rue des Femmes

•Collabore à l’identification et à l’analyse des besoins en ressources techniques de l’organisme et identifie les besoins spécifiques à son service;
•Identifie les priorités, planifie et contrôle les travaux d’entretien et les réparations effectué·e·s sur les trois (3) maisons et sur les équipements;
•S’assure du fonctionnement optimal, de l’entretien préventif et de la mise à niveau de tous les systèmes;
•Évalue la santé des immeubles, anticipe les fonds de prévoyance et gère la réalisation des projets d’amélioration, de rénovation et de construction;

2. Gestion des ressources matérielles (hygiène et salubrité et sécurité) et informationnelles

•Élabore, implante et veille au déploiement et au respect des procédures de la gestion parasitaire et sanitaire en collaboration avec la direction clinique;
•Gère les travaux de l’équipe en hygiène et salubrité;
•Voit au processus d’inspection, en assure le suivi et fait les recommandations requises;
•Assure la mise en place des protocoles d’hygiène et salubrité visant la propreté optimale des lieux, du mobilier et de l’équipement;
•Assure la mise en place et le suivi de moyens garantissant la surveillance et la protection des biens et la sécurité des personnes dans les trois (3) maisons de La rue des Femmes;
•Voit à l’entreposage sécuritaire des fournitures et équipements et veille à l’utilisation adéquate et optimale des locaux, espaces fournitures et équipements mis à la disposition des services techniques;
•Avec l’intervention, coordonne l’élaboration, la diffusion et la mise à jour des plans des mesures d’urgence et d’évacuation et s’assure du bon déroulement des exercices d’évacuation annuels;
•Collabore à l’identification et à l’analyse des besoins en ressources et actifs informationnels;
•Assure l’acquisition des ressources et des actifs informationnels nécessaires au déroulement des activités de son service;
•Voit à l’utilisation adéquate des ressources et des actifs informationnels dans les trois (3) maisons et applique les mécanismes de contrôle prévus à cet effet.

3. Gestion des ressources humaines

•Supervise deux (2) adjointes, deux (2) responsables à l’entretien et à la maintenance, un (1) journalier, quatre (4) préposées à l’entretien ménager et une (1) travailleuse à la friperie;
•Détermine et tient à jour les descriptions de fonctions et les feuilles de route du personnel sous sa responsabilité;
•Assure le processus complet en ressources humaines (recrutement, évaluation, feuilles de temps, formation…)
•Participe à la définition et à l’atteinte des objectifs de son service et s’assure que ses employé·e·s agissent en accord avec ceux-ci;
•Motive et valorise son équipe et assure une veille de son bien-être;
•Étudie la possibilité que le service reçoive des stagiaires et encadre les étudiants en stage dans son service, selon les modalités prévues;
 

4. Gestion administrative (achats, contrats, finances, politiques et procédures, assurances)

•Assure l’approvisionnement des biens et des services de son secteur et fait le suivi des commandes, de la sous-traitance en entretien et en maintenance;
•Fait les achats des meubles et appareils spécifiques : congélateurs, ordinateurs, mobilier de bureau et de chambres, lits, linges de lit, matelas, gros équipements, etc.
•Au besoin, achète des articles et des vêtements pour les femmes en état d’itinérance en lit d’urgence;
•Vérifie et approuve les factures;
•Contracte des ententes pour l’entretien et la maintenance des trois (3) maisons de La rue des Femmes et gère les contrats;
•Élabore les prévisions budgétaires annuelles par priorités de son service, en collaboration avec sa supérieure immédiate;
•Voit à l’utilisation efficace de la partie du budget attribuée à son service;
•Participe à l’identification et à l’élaboration des politiques et procédures de son secteur et s’assure de leur respect et de