Ministère de la sécurité publique Looking for Adjointe administrative ou adjoint administratif at Quebec, Canada Full Time

Tu souhaites relever un nouveau défi et tu te démarques par ton sens de l’organisation, ta rigueur, ton professionnalisme et ta proactivité?

Nous avons une place pour toi dans notre équipe!

Adjointe administrative ou adjoint administratif

Un emploi régulier est à pourvoir au 2525, boul. Laurier à Québec

ou dans un port d’attache du ministère près du lieu de résidence de la personne retenue

Ministère de la Sécurité publique : Sous-ministériat des services à la gestion (SMSG) — Direction générale des ressources informationnelles et de la transformation numérique (DGRITN) — Direction générale adjointe du soutien à la gestion (DGASG).

L’employé pourrait être autorisé à travailler en mode hybride (télétravail/présentiel).

Notre grande mission : Assurer la sécurité du Québec par la prévention, l’intervention et le partenariat.

Mission de la direction : La mission de la direction générale adjointe du soutien à la gestion est d’assurer la mise en place, la coordination et le soutien en matière de gestion contractuelle en ressources informationnelles. Elle assure également la coordination des acquisitions et du suivi budgétaire pour la direction générale. Le volet de la valorisation de la donnée relève également de la DGASG. Finalement, elle a un rôle de soutien pour l’ensemble de la DGRITN en matière de ressources humaines par l’accompagnement, la dotation des postes et le suivi des effectifs.

Les défis que nous te proposons : Sous l’autorité de la directrice adjointe du soutien à la gestion (DGASG), la personne titulaire de l’emploi assure la responsabilité de diverses tâches administratives pour appuyer l’équipe de gestion dans la réalisation de ses différents mandats. Plus précisément, le titulaire de l’emploi doit notamment :

• Assurer le soutien technique au niveau de la gestion contractuelle (appels d’offres, contrats, facturation, etc.);
• Assurer le suivi budgétaire des contrats de service professionnels et des dépenses encourues;
• Assurer la gestion documentaire des documents relatifs à la gestion des contrats et des fournisseurs;
• Effectuer le traitement pour le paiement des factures dans SAGIR notamment le suivi et la validation de la facturation et des paiements aux fournisseurs;
• Élaborer, préparer, mettre à jour divers tableaux de suivi des budgets et dépenses, de même que d’information de gestion à partir de diverses données disponibles et d’autres unités administratives de la DGRITN;
• Collaborer à la confection et la mise à jour de tableaux des besoins (demandes) en main-d’œuvre, de postes à combler, de suivi des étapes de dotation et comblement des postes;
• Effectuer le suivi des documents relatifs à l’assiduité du personnel de la direction générale adjointe (feuille de temps, permis d’absence, consolidation entre les systèmes, etc.);
• Effectuer le suivi des aspects logistiques et administratifs lors de l’arrivée et du départ des ressources notamment en effectuant les demandes d’accès et en préparant l’emplacement physique de l’employé incluant le suivi correspondant pour l’installation du matériel informatique;
• Assurer la logistique des déplacements à l’externe (réservation d’hébergement et de train, location de véhicule, etc.);
• Compléter et mettre à jour les calendriers des vacances (été et période des fêtes);
• Répondre aux questions du personnel et, au besoin, effectuer des recherches afin de lui fournir l’information adéquate.
• Travailler étroitement avec l’adjointe exécutive sur différents mandats.

Échelle de traitement : De 41 055 $ à 57 638 $*

• Les montants associés aux différents échelons peuvent être consultés sur le site Web du Secrétariat du Conseil du trésor .

Le nombre d’heures hebdomadaires de travail pour cet emploi est de 35 heures.

Profil recherché

Tes obligations pour atteindre cet objectif :

• Détenir un diplôme d’études collégiales techniques dans le domaine de l’administration ou tout autre diplôme d’études collégiales techniques pertinent ou une attestation d’études pertinentes dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
• La candidature d’une personne qui est en voie de terminer la dernière année de scolarité exigée pour l’obtention du diplôme requis pourrait être considérée.
• Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par une année de scolarité pertinente de niveau égal ou supérieur à celle exigée. La personne qui détient un diplôme d’études collégiales non pertinent combiné à une année d’études postsecondaires pertinente peut également être admise.
• Pour être considérée, toute scolarité effectuée hors du Canada doit faire l’objet d’une évaluation comparative (attestation d’équivalence) délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration. Les candidats qui ne détiennent pas l’évaluation comparative liée à la scolarité exigée ne peuvent pas être embauchés.
• Posséder la citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail émis par l’autorité fédérale compétente pour occuper un emploi dans la fonction publique du Québec.
• Une personne en attente de la preuve de son statut de résident permanent ou d’un permis de travail peut soumettre sa candidature au présent processus de sélection. Toutefois, elle devra être autorisée à travailler légalement au Canada au moment de sa nomination.
• Avoir une connaissance du français appropriée aux fonctions.
• La personne retenue pourrait devoir satisfaire aux exigences d’une enquête de sécurité.

Autres éléments du profil recherché :

La personne recherchée est organisée, structurée et à un sens des responsabilités très développé. Son esprit d’équipe, son engagement et sa collaboration la démarquent. Elle démontre de l’initiative, de la créativité, de l’ouverture, de la polyvalence et de l’autonomie. Elle compose bien avec les urgences en traitant simultanément plusieurs dossiers tout en faisant preuve de beaucoup de rigueur. Ses communications, tant orales qu’écrites, sont excellentes. Étant impliquée dans des dossiers nécessitant discrétion et diplomatie, elle sait user de tact dans ses interactions. Par son dynamisme et sa personnalité, elle favorise la collaboration entre les divers intervenants. Sa gestion des mandats est adaptée aux priorités, aux imprévus et aux échéanciers souvent serrés. Elle possède une excellente connaissance de la langue française parlée et écrite et doit avoir une bonne connaissance et maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel). Elle est ouverte aux changements. Elle est enthousiaste à l’utilisation de nouvelles technologies dans le cadre de son emploi. Elle est habilitée à travailler en équipe.

Modalités d’inscription

Prêt à te joindre à nous?

Période d’inscription : Du 12 au 25 janvier 2024, à 23 h 59.

Au terme du traitement de votre candidature, il est possible que cette offre ne soit plus accessible dans votre dossier en ligne. Par conséquent, nous vous suggérons de conserver une copie de cette offre pour consultation ultérieure.

Inscription : Pour soumettre votre candidature, vous devez cliquer sur « Poser ma candidature ». Prenez note que l’inscription doit obligatoirement s’effectuer à l’aide du formulaire d’inscription en ligne. Seuls les renseignements contenus dans votre formulaire d’inscription seront considérés.

Important: Afin de valider votre admissibilité à l’emploi, nous vous demandons de déposer à votre dossier de candidature, une copie de vos diplômes ainsi qu’une copie de votre évaluation comparative (attestation d’équivalence) délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration (MIFI).

Veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de fournir un dossier complet et détaillé. Il est important de bien détailler vos expériences de travail et d’indiquer, à l’aide du menu déroulant de la section « Exigences et atouts », si vous détenez les exigences de l’emploi et atouts spécifiques indiqués à la section « Profil recherché ». C’est notamment avec cette information que les candidatures répondant le mieux au profil recherché seront repérées. Lorsque vous aurez soumis votre candidature, les informations contenues dans le formulaire ne pourront plus être modifiées.

Aucune candidature transmise par courrier, courriel ou télécopieur ne sera acceptée.

Seules les personnes retenues seront contactées.

Ce ou ces postes sont à pourvoir dans la ou les villes suivantes : Toutes les régions du Québec

Informations sur le processus de sélection : [email protected]

Informations sur les attributions de l’emploi : Mme Kathy Turcotte-Genest, directrice générale adjointe (par intérim) [email protected]

Informations sur les modalités d’inscription en ligne :

Si vous éprouvez des difficultés à postuler en ligne ou si vous croyez nécessaire d’apporter des modifications à votre formulaire pendant la période d’inscription, vous pouvez communiquer avec le Centre d’assistance en dotation pour la région de Québec, au 418 528-7157, ou ailleurs au Québec, au numéro sans frais au 1 866 672-3460.

La fonction publique du Québec applique des mesures d’ accès à l’égalité en emploi à l’intention des femmes (pour certaines classes d’emplois particulières), des membres des minorités visibles et ethniques, des personnes handicapées, des anglophones et des Autochtones.